Dokumentenverwaltung
ProMeta® stellt seinen Nutzern eine umfangreiche und intelligente Dokumentenverwaltung zur Verfügung, mit dem sie Dateien eines beliebigen Formats für andere Nutzer bereitstellen und gleichzeitig deren Zugriff kontrollieren können. Die Dateien werden durch ProMeta® kontrolliert zugänglich gemacht.
Dies ist vergleichbar mit einem Daten-Pool, auf den alle Nutzer von überall zu jeder Zeit gleichzeitig zugreifen können und somit über denselben Wissensstand verfügen. Alle Ergebnisse werden dokumentiert und keine Informationen gehen verloren. Vor allem in einem verteilten Projekt- und Arbeitsumfeld profitieren die Bearbeiter von diesem "gemeinsamen" Datenbestand.
Die folgenden Screenshots zeigen die Anwendungen von ProMeta® in der Benutzeroberfläche. Durch einen Klick auf das Bild können Sie die Ansicht vergrößern.
Dateimanager
Der Datei-Manager bietet eine Reihe von Funktionen, mit denen die Verwaltung und Ablage von Dateien unterstützt wird. Dateien lassen sich bspw. in einer fest vorgegeben Verzeichnisstruktur ablegen, physikalische Dateien können von einem lokalen Rechner auf den ProMeta®- Server hochgeladen, Dokumentenverweise lassen sich definieren, Dokumente können zum Lesen gesperrt, Metadokumente erzeugt und nach Dokumenten gesucht werden.
Dokumentenversionierung
ProMeta® verfügt über Versionierungsmechanismen. Als Versionierung wird die Archivierung alternativer Dateiversionen bezeichnet. Dabei wird die Verwaltung von verschiedenen Versionen einer Datei unterstützt, um insbesondere die Zusammenarbeit von mehreren Personen an einer Datei zu erleichtern. Bei einer Datei in der Versionsverwaltung wird ihr Inhalt bei Änderungen bzw. Aktualisierung nicht einfach überschrieben, vielmehr wird eine zusätzliche Version erzeugt, die die aktuelle Fassung darstellt.
Durch die automatische Versionsverwaltung sind die Autoren nicht mehr gezwungen, viele administrative Routinearbeiten zusätzlich zu erledigen, um die verschiedenen Fassungen der Datei in ihrer zeitlichen und inhaltlichen Abfolge auseinander zu halten. Sinn und Zweck ist es, dem Benutzer die Möglichkeit anzubieten, vorherige Versionsstände wiederherzustellen und Änderungen zurückzunehmen.
Klassifizierung von Dokumenten
Insbesondere für das gezielte Auffinden von, auf den Servern befindlichen, Dokumenten ist es erforderlich, die Dokumente zu klassifizieren und mit spezifischen Meta-Eigenschaften zu versehen. ProMeta® erlaubt eine flexible Klassifizierung aller Dokumente. Dokumente werden dabei einem Meta-Dokumenten-Typ zugeordnet und über spezifische Meta-Eigenschaften textuell beschrieben.
Über einen Meta-Dokument-Typ wird festgelegt, um was für ein Dokument es sich bei der Datei handelt. Dies kann beispielsweise ein Protokoll, eine Skizze, ein Auftrag, eine Rechnung, ein Bericht sein. Des Weiteren legt der Meta-Dokument-Typ fest, wie die Datei benannt wird, wo sie gespeichert wird und welche Personengruppen welche Rechte (Lesen, Bearbeiten, Ersetzen, Löschen etc.) bezüglich der Datei haben.
Meta-Eigenschaften wie bspw. Autor, Datum, Titel, Schlagwörter beschreiben das physikalische Dokument. Diese können für jeden Dokumenten-Meta-Typ spezifisch hinterlegt werden.
Downloadhistorie
ProMeta® protokolliert jeden Zugriff auf eine Datei in einer Download-Historie. Die liefert somit einen umfassenden Überblick, wer wann welche Version eines Dokumentes geöffnet bzw. heruntergeladen hat.
Suche nach Dokumenten
ProMeta® verfügt über eine Dokumenten-Suche, mit deren Hilfe gezielt anhand von Stichwörtern im Inhalt einer Datei (Volltextsuche) und nach bestimmten Datei-Eigenschaften gesucht werden kann.
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