ProMeta unterstützt Sie intuitiv bei der Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Hybrid-, Online oder Präsenz-Sitzungen und Veranstaltungen mit einer Teilnehmeranzahl von 10 bis über 1.000 Personen.
Für die Verwaltung von Sitzungen, Veranstaltungen, Besprechungen bietet ProMeta umfangreiche Funktionen an, wie z.B. das Einladen von Teilnehmern, Teilnehmerlisten verwalten, Zu- und Absagen abfragen, Versand von Einladungen, Erstellen einer Tagesagenda, Verteilen von Protokollen und Präsentationen. Das System versendet Erinnerungsmails und informiert über neue Termine. Es können beliebig viele Termine verwaltet werden.
Eine Terminübersicht liefert einen schnellen Überblick über die anstehenden Termine und die letzten vergangenen Sitzungen. Alle Termine und Kalendereinträge können in verschiedenen Kalendern gepflegt und eingesehen werden. So gibt es gruppen- und projektspezifische oder personenspezifische Kalender. Jeder Eintrag wird so in seinem Kontext dargestellt und der Zusammenhang geht nicht verloren.
Veranstaltungsorte, technische Ausrüstung, Hotels und Sponsoren, aber natürlich auch Sprecher, Sessions und Teilnehmer wollen organisiert und verwaltet sein, damit am Veranstaltungstag alles rund läuft. Und auch die Tagesordnung, Workshop-Beschreibung oder das Sitzungsprotokoll müssen erstellt, verteilt und abgelegt werden. Um all diese Aufgaben kümmert sich souverän das Aufgabenmodul von ProMeta. Passend zu jedem Termin lassen sich Aufgaben mit Zuständigkeiten und Fristen anlegen.
Mit ProMeta planen und organisieren Sie Sitzungen – von der Tagesordnung bis zum Mittagessen. Sammeln Sie Themen und Beschlussvorschläge und erstellen Sie eine übersichtliche Tagesagenda.
Über ein in ProMeta eingebettetes Nachrichten-Modul lässt sich eine Einladung an einen vordefinierten Personenkreis (z.B. Gremium) versenden.
Sitzungsrelevante Dokumente können mit der Nachricht verknüpft und über einen personalisierten Download-Link direkt aus der Nachricht heruntergeladen werden.
Nachrichten-Vorlagen und Platzhalter unterstützen Sie bei der Erfassung einer Nachricht.
Alle Nachrichten sind über Postfächer einsehbar und werden archiviert.
Eingeladene Personen haben die Möglichkeit, auf eine Termin-Einladung zu reagieren, indem Sie Ihre Teilnahme am Termin bestätigen oder ablehnen. Über einen Link in der E-Mail kommt jeder Empfänger mit einem Mausklick zu seiner Rückmeldeseite in ProMeta und kann hier mit je einem "klick" Sitzungstermine zu- oder absagen, Übernachtungswünsche angeben, Abendessen an- oder abwählen, ggf. ein vegetarisches Menü bestellen.
Alle Reaktionen werden im System gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Dadurch ist der Initiator des Termins in der Lage, den Fortschritt zu kontrollieren und die Koordination bei der Festlegung von geeigneten Sitzungsterminen oder Gruppenterminplanungen wird unterstützt.
Teilnehmer, deren Rückmeldung zu einem festgelegten Stichtag offen ist, werden mit einer Erinnerungsmail angeschrieben.
Der personalisierte Link führt ohne weitere Anmeldeschritte unmittelbar in eine Rückmeldemaske. Teilnehmer – insbesondere Gelegenheitsnutzer – geben einfach und unkompliziert ihre Rückmeldung.
Vor und nach der Sitzung können auf einfachem Weg Protokolle, Beschlüsse und Präsentationen zum Download bereitgestellt werden – auf Wunsch für alle Gruppenmitglieder, nur für die Sitzungsteilnehmer oder für individuell zusammengestellte Verteilerlisten.
Eine Datei kann direkt über einen personalisierten Link aus einer E-Mail heraus heruntergeladen werden. Der Link führt immer zu der aktuellsten Datei - der Dateiaustausch ist im Fehlerfall möglich.
Der Datei-Download von mehreren Dokumenten als ZIP-Datei ist ebenfalls möglich.
Eine Download-Protokollierung macht alle Aktivitäten der Nutzer nachvollziehbar.
So lässt sich zum Beispiel ein Protokoll zur Sitzung einfach und schnell an die entsprechenden Teilnehmer verteilen.
Von den Referenten werden über einen assistentengeführten Dialog die Präsentationen angefordert. Über einen personalisierten Link laden die Referenten die entsprechenden Dokumente direkt in ProMeta hoch. Die Vorbelegung der Meta-Daten und die Verknüpfung mit dem Termin übernimmt ProMeta automatisch.
Veranstaltungsorte, technische Ausrüstung, Hotels und Sponsoren, aber natürlich auch Sprecher, Sessions und Teilnehmer wollen organisiert und verwaltet sein, damit am Veranstaltungstag alles rund läuft. Tagesordnung, Workshop-Beschreibung oder das Sitzungsprotokoll müssen erstellt, verteilt und abgelegt werden. Um all diese Aufgaben kümmert sich souverän das Aufgabenmodul von ProMeta. Passend zu jedem Termin lassen sich Aufgaben mit Zuständigkeiten und Fristen anlegen.
Automatische Erinnerungen erinnern an die Fälligkeit der Aufgabe. Zudem lassen sich der Termin sowie die Aufgaben in einen persönlichen Kalender exportieren oder als Web-Kalender abonnieren.
"Seit Jahren setzen wir ProMeta sehr erfolgreich als Kooperationsplattform für unsere Fachgremien ein. Mehr als 2.000 Mitglieder können über ihren Webbrowser sehr einfach auf die für sie relevanten Informationen zugreifen. Von besonderem Vorteil ist es, dass wir die Software selbst administrieren können."
Stephanie Sarach-Reuber
Geschäftsführerin
+49 2232 1504141