Aus der Praxis für die Praxis
Wir sind ein spezialisiertes Beratungsunternehmen für die Digitalisierung komplexer Förder- und Gremienverfahren. Unser Fokus: Fachsysteme, die Rollen, Fristen, Entscheidungen und Nachweise verlässlich führen. Gegründet 1999, geführt von Stephanie Sarach-Reuber seit 2009.
Wir arbeiten mit Förderorganisationen, Forschungsvereinigungen, Verbänden, Kommunen, öffentlicher Hand und wissenschaftsnahen Einrichtungen – überall dort, wo Verfahren und Abläufe komplex sind, Zuständigkeiten eindeutig geregelt sein müssen und Entscheidungen nachvollziehbar und prüfbar bleiben müssen.
Damit Fristen sicher eingehalten werden und Nachweise auch bei Rückfragen belastbar sind.
Unser Ansatz: Wir klären zuerst die fachliche Logik Ihres Verfahrens – bevor wir über ein Fachsystem sprechen.
Gemeinsam modellieren wir Rollen, Schritte, Fristen und Entscheidungspunkte so, dass das Verfahren für alle Beteiligten verständlich ist.
Erst dann wird es digital umgesetzt: als Arbeitsgrundlage, die Abläufe führt, Nachweise strukturiert und Zusammenarbeit verlässlich macht.
Aus dieser Arbeit in realen Kundenprojekten ist ProMeta entstanden: ein Fachsystem, das Verfahren nicht nur dokumentiert, sondern im Alltag führt – mit klaren Rollen, Fristen, Entscheidungen und Nachweisen.
Aus der Praxis. Für die Praxis. Seit über 24 Jahren.
Unsere Mission
Erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht mit Code – sondern mit Verstehen.
In Förder- und Gremienverfahren gibt es selten Standardabläufe. Entscheidungen und Nachweise müssen fachlich korrekt eingeordnet werden – und später belastbar bleiben.
Darum starten wir mit dem Verfahren, nicht mit Funktionen. Wir schaffen Klarheit über Rollen, Schritte, Fristen und Entscheidungspunkte.
So entsteht eine digitale Arbeitsgrundlage, die im Alltag trägt: Fristen sicher. Rückfragen beantwortbar. Nachweise prüfbar.
Nicht als Ablage – sondern als geführter Ablauf mit klaren Zuständigkeiten. Mit klaren Zuständigkeiten und transparenten Bearbeitungsständen – auch bei Vertretungen.
Unsere Prinzipien
Das leitet uns: Fachlichkeit vor Technik.
Diese Prinzipien leiten unsere Arbeit – und jede Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden.
Verstehen statt Vermuten
Wir klären zuerst die fachliche Logik: Rollen, Schritte, Fristen und Entscheidungspunkte.
Erst wenn das sitzt, wird digital umgesetzt.
Struktur statt Tool-Sammlung
Ein Verfahren braucht eine durchgängige Arbeitslogik, keine Insel-Lösungen.
Wir schaffen eine gemeinsame Grundlage für Zusammenarbeit.
Transparenz statt Chaos
Bearbeitungsstände, Zuständigkeiten und Entscheidungen sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.
So bleiben Verfahren steuerbar – auch bei Rückfragen und Prüfungen.
Begleitung statt Black Box
Sie bekommen fachliche Einordnung und einen klaren Weg von der Ausgangslage zur Umsetzung.
Damit alle wissen, was als Nächstes passiert – und warum.
Praxis statt graue Theorie
Unsere Lösungen entstehen mit Kund:innen in realen Förder- und Gremienkontexten.
Sie funktionieren im Alltag – auch bei Vertretungen und unter Fristendruck
Nachweise statt Bauchgefühl
Entscheidungen werden so dokumentiert, dass sie später belastbar und prüfbar sind.
Das reduziert Risiko und macht Ergebnisse erklärbar.
Damit diese Prinzipien nicht Theorie bleiben, sondern Ihren Alltag entlasten, begleiten wir Sie fachlich – von der ersten Einordnung bis zur tragfähigen digitalen Lösung.
PERSÖNLICHE BEGLEITUNG
Fachliche Einordnung – persönlich verantwortet
Wir begleiten Sie persönlich – damit Ihr Verfahren und Abläufe fachlich sauber und im Alltag tragfähig digital wird.
Sie sprechen zuerst mit Stephanie Sarach-Reuber.Nicht über Software. Sondern über Ihre Verfahren.
Ihre fachliche Ansprechpartnerin
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin, Verfahrenspraktikerin und geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH
Warum Organisationen auf ihre Erfahrung vertrauen
✓ Über 24 Jahre Erfahrung mit Förder-, Forschungs- und Gremienverfahren
✓ Fachliche Einordnung statt Standard-Produktpräsentation
✓ Erfahrung auf Seiten von Fördermittelempfängern und Fördermittelgebern
✓ Direkte Ansprechpartnerin mit technischem und fachlichem Hintergrund
✓ Europaweit ausgeschriebene Förderverfahren erfolgreich digitalisiert
Die Geschichte hinter ProMeta
Der Weg von Stephanie Sarach-Reuber
ProMeta ist eng mit dem Weg von Stephanie Sarach-Reuber verbunden. Als Wirtschaftsinformatikerin, Entwicklerin und geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH beschäftigt sie sich seit über 24 Jahren mit der Frage, wie sich komplexe Verfahren verständlich, nachvollziehbar und alltagstauglich gestalten lassen.
Was als Leidenschaft für die Lösung praktischer Probleme begann, entwickelte sich über viele Jahre zu einem tiefen Verständnis für die Herausforderungen von Gremien, Förderorganisationen, Forschungsprojekten und administrativen Verfahren.
2004 begann sie ihre Tätigkeit bei infotraX – zunächst als Entwicklerin, später an der Schnittstelle zwischen Kunden, Fachlichkeit und Organisation. Dort entstand die Überzeugung, dass gute Lösungen nicht aus Feature-Listen entstehen, sondern aus einem tiefen Verständnis für die tatsächlichen Herausforderungen im Arbeitsalltag.
2009 übernahm sie die infotraX GmbH als geschäftsführende Gesellschafterin – mitten in der weltweiten Wirtschafts- und Finanzkrise. Als ehemalige Leistungssportlerin hatte sie gelernt, auch unter Druck fokussiert zu bleiben, Verantwortung zu übernehmen und langfristig zu denken. Diese Haltung prägt ihre Arbeit bis heute.
Ihr Antrieb war dabei nie die Technik selbst, sondern die Frage, wie sich komplexe Verfahren so gestalten lassen, dass sie für die beteiligten Menschen verständlich, nachvollziehbar und beherrschbar bleiben.
Wie ProMeta entstanden ist
Die Plattform ProMeta war bereits vor der Übernahme in den Bereichen Gremienverwaltung, Sitzungsmanagement und Fördermittelverwaltung im Einsatz. Stephanie Sarach-Reuber richtete das System anschließend fachlich und technisch neu aus und entwickelte es gemeinsam mit Kunden über viele Jahre kontinuierlich weiter.
Aus den Anforderungen von Verbänden, Forschungsorganisationen und Förderprogrammen entstanden neue Funktionen, Prozesse und Anwendungsbereiche. Mit jedem Projekt wuchs nicht nur die Plattform, sondern auch das fachliche Verständnis für die Anforderungen komplexer Förder-, Forschungs- und Entscheidungsverfahren.
Viele Funktionen von ProMeta entstanden nicht aus Produktideen, sondern aus konkreten Herausforderungen der Praxis. So entwickelte sich die Plattform Schritt für Schritt zu einem umfassenden Fachsystem für die Steuerung von Gremien-, Förder- und Forschungsprozessen.
Ein wichtiger Meilenstein war später der Gewinn einer europaweiten Ausschreibung für die Digitalisierung von Förderverfahren auf Seiten eines Fördermittelgebers. Die bereits vorhandene Fachlichkeit konnte dadurch um weitere Prozesse und Anforderungen erweitert werden. Heute unterstützt ProMeta sowohl Fördermittelempfänger als auch Fördermittelgeber bei der Steuerung komplexer Verfahren.
Bis heute folgt die Weiterentwicklung von ProMeta demselben Prinzip: Neue Funktionen entstehen nicht am Reißbrett, sondern in enger Zusammenarbeit mit den Menschen, die täglich mit den Verfahren arbeiten.
Deshalb steht bei infotraX der persönliche Austausch mit Kunden im Mittelpunkt. Zuhören, verstehen und gemeinsam Lösungen entwickeln – daraus entstehen die Ideen, die später in ProMeta umgesetzt werden.
Der rote Faden bis heute
So zieht sich ein roter Faden durch die Geschichte von Stephanie Sarach-Reuber, infotraX und ProMeta: nicht möglichst viele Funktionen bereitzustellen, sondern Organisationen dabei zu unterstützen, Verantwortung zu übernehmen, Entscheidungen nachvollziehbar zu machen und komplexe Verfahren verlässlich zu steuern.
Denn am Ende geht es nicht um Software allein. Es geht um die Menschen, die Verantwortung tragen, Entscheidungen treffen und Verfahren verlässlich steuern müssen.
Unsere Motivation
Warum wir tun, was wir tun
Unsere Prinzipien leiten unsere Arbeit. Was uns dabei antreibt, ist eine sehr konkrete Realität im Verfahren.
„Wir digitalisieren nicht, weil es möglich ist – sondern weil es notwendig ist.Denn Digitalisierung bedeutet heute Betriebssicherheit.“
— Stephanie Sarach-Reuber, infotraX GmbH
Diese Notwendigkeit zeigt sich im Alltag von Verfahren sehr konkret:
Hohe Verantwortung unter Zeitdruck
Viele Verfahren müssen unter Zeitdruck funktionieren. Reibung entsteht, wenn Zuständigkeiten unklar sind, Informationen verteilt liegen und Nachweise mühsam zusammengetragen werden.
Komplexität so strukturieren, dass sie handhabbar wird
Uns motiviert, Verfahren so zu strukturieren, dass Entscheidungen nachvollziehbar bleiben und Abläufe für alle Beteiligten sicher steuerbar werden.
Orientierung im Ablauf. Sicherheit in der Dokumentation.
So entsteht eine belastbare digitale Arbeitsgrundlage, die Verfahren klar und verständlich nutzbar macht – und Prüfbarkeit im Ergebnis unterstützt.
Damit aus dieser Motivation eine tragfähige Lösung wird, begleiten wir Sie entlang des gesamten Weges – von der Einordnung bis zum laufenden Betrieb.
Unser Fachsystem
UNSER HERZSTÜCK – ProMeta ist unser Herzstück.
ProMeta ist das digitale Fachsystem, in dem unsere fachliche Expertise zusammenfließt. Es bildet wissenschaftsnahe, förderlogische und administrative Verfahren so ab, dass Abläufe strukturiert, Entscheidungen nachvollziehbar und Nachweise belastbar geführt werden können.
Als etabliertes Fachsystem verbindet ProMeta eine stabile Grundlage mit der Flexibilität fachlich begründeter Erweiterungen. So bleibt die Verfahrenslogik im Kern tragfähig – auch wenn Anforderungen wachsen oder sich verändern.
ProMeta ist das Werkzeug. Die fachliche Logik Ihres Verfahrens gibt die Struktur vor.
infotraX FACTS
1999
Gründung von infotraX
24+
Jahre Erfahrung & Expertise auf dem Gebiet fachlich geführter Fachsysteme für Gremien‑ und Förderverfahren
2024
Verbundpartner im DRIVE-Projekt · Realisierung einer webbasierten Datentreuhänder-Plattform
5
Digitale Fachsysteme / Lösungen für Förder- und Gremienprozesse
2.500+ p.a.
Vorgänge jährlich in produktiven ProMeta-Anwendungen
100%
Entwicklung in Deutschland
Organisationen, die mit infotraX und ProMeta fachlich präzise digitalisieren.
Die Unternehmenshistorie
Unser Engagement: DRIVE‑Projekt
Im Forschungsprojekt DRIVE verantworten wir die Realisierung einer webbasierten Datentreuhänder‑Plattform. Sie ermöglicht den sicheren Austausch, die strukturierte Kuration und die regelgebundene Nutzung sensibler Forschungs‑ und Züchtungsdaten.
Die Plattform wird dafür technisch neu aufgebaut und für den nachhaltigen Betrieb ausgelegt. So entsteht eine belastbare Grundlage für langfristige Nutzung und Zusammenarbeit im Datenökosystem der Pflanzenzüchtung.
Nächster Schritt: Erstgespräch (30 Min.)
Gute Lösungen beginnen mit Verständnis
Wenn Sie wissen möchten, wie andere Organisationen ihre Gremien-, Förder- oder Entscheidungsverfahren digital unterstützen, sprechen Sie mit uns.
Wir hören zu, stellen die richtigen Fragen und bringen unsere Erfahrungen aus über zwei Jahrzehnten Verfahrenspraxis ein.
In 30 Minuten betrachten wir gemeinsam Ihre Ausgangssituation und klären, ob und wie ProMeta Ihre Organisation sinnvoll unterstützen kann. Sie erhalten eine belastbare Einschätzung – mit Blick auf Verfahren, Rollen, Zuständigkeiten, Fristen und organisatorische Anforderungen.
Ihre Ansprechpartnerin:
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin für Förder-, Gremien- und Entscheidungsverfahren
Geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH
Mit Stephanie Sarach-Reuber sprechen Sie nicht zuerst über Software. Sondern über Ihre Verfahren.
- Sie müssen Ihre Abläufe nicht von Grund auf erklären.
Über 24 Jahre Erfahrung mit Förderorganisationen, Forschungsvereinigungen, Verbänden und Gremien. - Sie erhalten eine belastbare fachliche Einordnung.
Im Mittelpunkt stehen Ihre Verfahren, Rollen, Zuständigkeiten und organisatorischen Anforderungen – nicht eine Standardpräsentation. - Sie profitieren von gewachsener Praxiserfahrung.
ProMeta wurde über viele Jahre gemeinsam mit Kunden weiterentwickelt und entlang realer Anforderungen aufgebaut. - Sie sprechen direkt mit der fachlich Verantwortlichen.
Von der ersten Einordnung bis zur langfristigen Weiterentwicklung Ihrer Lösung.
Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorbereitung nötig – Ihre aktuelle Realität reicht.