Erfolgsgeschichten

Gemeinschaftzur Förderung von Pflanzeninnovation e. V.

Verband im digitalen Zeitalter - Gremienverwaltung, Forschungsprojektverwaltung sowie Patendatenbank

Branche:
Forschungsvereinigung
Einsatzschwerpunkt:
Gremienverwaltung mit Sitzungsmanagement

In ihrer Funktion als Forschungsvereinigung unterstützt die Gemeinschaft zur Förderung von Pflanzeninnovation e. V. (GFPi) ihre Mitglieder bei der Beantragung von Forschungsprojekten bei unterschiedlichen Fördergebern und übernimmt darüber hinaus bei bewilligten Vorhaben die verwaltungstechnische Abwicklung mit dem Fördergeber. In diesem Zusammenhang fallen eine Reihe von administrativen Aufgaben in der Projekt- und Antragskoordination, der Kommunikation mit Forschungsstellen und Fördergebern sowie der Projektverwaltung an. Zur Erhöhung der Effizienz dieser Tätigkeiten setzt die GFPi ProMeta als softwaretechnische Unterstützung ein. Die Projektdatenbank umfasst über 90 Vorhaben, finanziert durch 5 verschiedene Förderprogramme.

Zugleich wird ProMeta auch als Kooperationsplattform genutzt und erleichtert die Arbeit und Kommunikation innerhalb der GFPi-Abteilungen. Mitglieder der jeweiligen Abteilungen können hier ihre Termine samt allen Unterlagen einsehen, ihre Zu- oder Absage zum Termin mit wenigen Klicks direkt in der Datenbank hinterlegen, sowie Kontaktinformationen zu den anderen Abteilungsmitgliedern abrufen. Insgesamt werden in der Plattform ProMeta über 50 Abteilungen, Beiräte und Verteilerlisten mit über 1.900 Gremienbesetzungen abgebildet.

GFPi-Mitglieder können sich darüber hinaus in der in ProMeta integrierten Patentdatenbank umfassend über aktuelle Entwicklungen zu Patenten informieren und recherchieren. Den GFPi-Mitgliedern steht der gesamte Datensatz der GFPi-Patentnewsletter ab 2006 zur Verfügung. Die einzelnen Einträge in der Patentdatenbank werden von der GFPi durch thematische Stichwörter ergänzt, sodass zum Beispiel eine Recherche zu aktuellen Themen leicht möglich ist. Weiterhin kann durch diese zusätzlichen Informationen eine Auswertung des gesamten Datensatzes anhand von kategorischen Stichwörtern durchgeführt werden. Bei einer Recherche in der GFPi-Patentdatenbank kann dabei auf mittlerweile mehrals 1.000 hinterlegte Stichwörter und über 6.400 Patente zugegriffen werden.  

Die Forschungsgemeinschaft nutzt die Software ProMeta für folgende Aufgaben

  • Gremienverwaltung
  • Sitzungsmanagement
  • Forschungsprojektverwaltung
  • Patentdatenbank

Herausforderungen bei der Einführung der Softwarelösung ProMeta

  • Abbildung unterschiedlicher Förderprogramme der Projektträger sowie GFPi-spezifischen Projektstrukturen mit individueller Budgetplanung
  • Verwaltung von Finanzierungsplänen inkl. Versionierung in Abhängigkeit des Förderprogramms und der Projekt-Phasen
  • Zentrale und strukturierte Ablage der Dokumente, Zuweisung von Dokumenten zu den einzelnen Vorgängen
  • Erfassung und Verwaltung von Umstellungen (Mittel, Raten, Laufzeit)
  • Erfassung und Nachverfolgung von Mittelanforderungen und Mittelabrufen
  • Anfordern von Zwischen- u. Schlussnachweisen inkl. Nachverfolgung und Erinnerungs- und Mahnwesen; direktes Einstellen der Berichte

Highlights im Detail - Kundenspezifische Implementierungen und Neuerungen

  • Aufbau einer Patentdatenbank für die Mitglieder
  • Workflow zum Anfordern von Textbeiträgen und Bildmaterialien für den GFPi-Geschäftsbericht inkl. Nachverfolgung und Erinnerung
  • Freigabe der Beiträge und Bildmaterialien für externe Redakteure
  • Freigabe von Bildern für die Projektpartnern, Akzeptieren einer Nutzungsvereinbarung in Abhängigkeit der Freigabe
  • Automatisches Senden von Datenschutzhinweisen an alle Mitglieder, Wissenschaftler und Projektpartnern in Abhängigkeit ihrer Rolle
  • Verwaltung von Terminen und Fristen inkl. Nachverfolgung und Erinnerungen
  • Einbindung eines halbautomatischen Vertragstools - digitale Unterstützung des "Ping-Pong-Prozesses" zwischen Wirtschaft und Wissenschaft bei der Ausarbeitung eines Kooperationsvertrages mit Einbeziehung der Juristen
  • Einbindung einer halbautomatischen Freigabe von Zwischen- und Abschlussberichten mit vorherigem Freigabeprozess
  • Automatischer Abgleich der Gremien- und Projekt-Zugehörigkeiten mit einem federführenden Adress-System
  • Abbildung von mehrtägigen Konferenzen und abteilungsübergreifende Tagungen mit einem gemeinsamen Rückmeldebogen

Profil

Die Gemeinschaft zur Förderung von Pflanzeninnovation e.V. (GFPi) stimuliert Innovationen in der Pflanzenzüchtung, indem sie vorwettbewerbliche Forschungsvorhaben im Bereich der Pflanzenzüchtungsforschung koordiniert. GFPi-Forschungsprojekte werden in Kooperation mit Wissenschaftlern aus Forschungsinstituten und den Unternehmen durchgeführt. Als Bindeglied zwischen Wirtschaft, Wissenschaft und Fördermittelgeber stellt die GFPi sicher, dass Forschungsvorhaben praxisnah durchgeführt werden. Sie sollen den Unternehmen Antworten auf Grundlagen, aber auch anwendungsorientierten Fragestellungen geben. Dies wird über die Etablierung effektiver Public Private Partnerships (PPPs) sowohl in der vorwettbewerblichen Gemeinschafts- als auch in der Verbundforschung geschehen.

In der GFPi sind Forschungskooperationen als Gemeinschaftsprojekte oder Verbundprojekte durchführbar. Mit Hilfe der industriellen Gemeinschaftsforschung können die strukturellen Nachteile kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) auf dem Gebiet von Forschung und Entwicklung ausgeglichen werden. Diesen Unternehmen fehlen zumeist das Personal, aber auch die finanziellen Mittel, um eine eigene Forschungsabteilung zu unterhalten. Im Rahmen der industriellen Gemeinschaftsforschung können KMU ihre gemeinsamen Probleme durch Forschungsaktivitäten mit anderen Unternehmen lösen. Die Forschungsaktivitäten laufen in Kooperation mit Hochschulen, Bundes- und Landesforschungsanstalten oder anderen gemeinnützigen Forschungseinrichtungen.

Durch die industrielle Gemeinschaftsforschung werden gleichgelagerte Fragestellungen der Unternehmen identifiziert und in Forschungsvorhaben vorwettbewerblich gebündelt. Dadurch verteilen sich die Risiken auf alle beteiligten Unternehmen. Eine Vielzahl von klein- und mittelständischen Unternehmen profitieren von den Forschungsergebnissen, die nach Abschluss der Projekte der gesamten Branche zur Verfügung stehen. Jedes Unternehmen für sich allein hätte die Ergebnisse nicht erzielen können.

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