Forschungsvereinigung
Gemeinschaft zur Förderung von Pflanzeninnovation e. V.
Fördermittel- und Projektmanagement im digitalen Zeitalter
Kurzbeschreibung
Die GFPi modernisierte ihr Fördermittel- und Projektmanagement erfolgreich mit ProMeta. Über die zentrale Plattform lassen sich parallel mehrere geförderte Forschungsprojekte effizient steuern – unabhängig von den Vorgaben der Zuwendungsgeber. Finanzpläne, Berichte und Projektstände werden transparent, einheitlich und digital verwaltet. Das reduziert Aufwand, sichert Fristen und stärkt die Zusammenarbeit mit Projektpartnern.
Ausgangssituation
Die Forschungsvereinigung GFPi ist regelmäßig an öffentlich geförderten Projekten beteiligt. Da diese von unterschiedlichen Zuwendungsgebern und Projektträgern finanziert werden, mussten jeweils eigene Finanzierungspläne, Abläufe und Verwaltungsanforderungen berücksichtigt werden. Die parallele manuelle Verwaltung führte zu hohem administrativen Aufwand, Verzögerungen bei der Berichtseinreichung und einer unübersichtlichen Finanz- und Projektverfolgung.
Herausforderung
Die Verwaltung öffentlich geförderter Forschungsprojekte ist komplex und mit vielfältigen Anforderungen verbunden. Um mehrere parallel laufende Projekte effizient steuern zu können, benötigte die GFPi eine zentrale Plattform.Dabei galt es insbesondere,
Ziele der Einführung der Softwarelösung
Ziel war es, den administrativen Aufwand zu reduzieren, Projektdaten einheitlich zu verwalten und Transparenz über Finanzpläne und Berichtspflichten zu schaffen. So sollte die Zusammenarbeit mit Projektleitern und Zuwendungsgebern effizienter und das Fördermittelmanagement nachhaltig modernisiert werden.
01.
Reduzierung des administrativen Aufwands durch digitale Workflows
02.
Einheitliche Verwaltung von Projektdaten über alle Förderprogramme hinweg
03.
Transparente Darstellung von Finanzplänen, Projektständen und Berichten
04.
Zentrale, intuitiv bedienbare Umgebung mit allen relevanten Funktionen integriert
05.
Termingerechte Einreichung von Nachweisen und Abrechnungen
06.
Nachhaltige Modernisierung des Fördermittel- und Projektmanagements
Die Lösung mit ProMeta
Die Forschungsvereinigung entschied sich für die Einführung einer flexiblen und skalierbaren Projektverwaltungsplattform, die speziell für die Verwaltung von öffentlich geförderten Projekten entwickelt wurde. Die Lösung ermöglichte die Verwaltung und Nachverfolgung von Projekten, die durch unterschiedliche Zuwendungsgeber und Projektträger finanziert werden, und bot folgende Funktionen:
01.
Zentrale DatenbankAlle inhaltlichen und finanziellen Projektdaten werden an einem Ort gespeichert und sind jederzeit zugänglich.
02.
Integration von FinanzierungsmodellenUnterschiedliche Finanzierungspläne, Mittelabrufe und Abrechnungsstrukturen können parallel abgebildet werden.
03.
Automatisierte Berichtserstellung und FristenkontrolleZwischen- und Schlussberichte werden automatisch generiert, Fristen überwacht und Verantwortliche rechtzeitig erinnert.
04.
Individuelle AuswertungenMaßgeschneiderte Berichte nach Kriterien wie Mittelabrufen, Ausgaben oder Meilensteinen unterstützen die Anforderungen der Zuwendungsgeber.
05.
Benutzerfreundliche OberflächeEine intuitive Bedienung erleichtert den Zugriff auf Informationen; Schulungen sichern eine schnelle Einarbeitung der Mitarbeitenden.
Ergebnisse
Durch die Einführung der Plattform konnte die GFPi ihre Forschungsprojekte deutlich effizienter steuern. Der administrative Aufwand wurde spürbar reduziert, während Finanz- und Projektdaten jederzeit aktuell und transparent verfügbar sind. Berichte werden automatisiert erstellt, Fristen zuverlässig überwacht und Verantwortliche rechtzeitig informiert. Dadurch konnte die Qualität der Projektverwaltung gesteigert, die Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern verbessert und die Einhaltung von Vorgaben langfristig sichergestellt werden.
Deutliche ZeiteinsparungenAutomatisierte Berichterstellung und Fristenüberwachung reduzierten den administrativen Aufwand erheblich.
Optimierte FinanzplanungUnterschiedliche Finanzierungspläne wurden integriert, wodurch Mittel präzise verfolgt, Ressourcen besser geplant und Transparenz erhöht wurden.
Mehr Effizienz in der ProjektverwaltungZentrale Datenerfassung und automatisierte Prozesse ersetzten weitgehend die manuelle Verwaltung.
Schnellere Nachweiserstellung
Online-Einreichungen vereinfachten und beschleunigten die Erstellung von Berichten und Mittelanforderungen.
Fazit
Mit der Einführung der Projektverwaltungsplattform hat die GFPi einen entscheidenden Schritt zur Digitalisierung ihrer Forschungsprojektverwaltung vollzogen. Prozesse wurden standardisiert, Transparenz und Effizienz deutlich gesteigert und die Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern nachhaltig verbessert. Damit ist die Forschungsvereinigung optimal aufgestellt, um auch künftig komplexe, öffentlich geförderte Projekte professionell zu steuern.
Über den Kunden
Die Gemeinschaft zur Förderung von Pflanzeninnovation e. V. ist eine Forschungsvereinigung, die sich der Förderung und Koordination von Forschungsprojekten im Bereich Pflanzenzüchtung und Pflanzenwissenschaften widmet. Sie unterstützt Innovationen in der Pflanzenforschung, bündelt die Interessen von Wissenschaft und Wirtschaft und trägt dazu bei, nachhaltige Lösungen für Landwirtschaft und Ernährung zu entwickeln.
Was der Kunde berichtet
Ich arbeite jetzt seit fast drei Jahren mit der Firma InfotraX zusammen. Gemeinsam arbeiten wir an der Ausgestaltung der ProMeta Datenbank nach den Bedürfnissen der GFPi. Die ursprüngliche Datenbank war für die Administration von Projekten in Zusammenarbeit mit der Arbeitsgemeinschaft industrieller Forschungsvereinigungen ausgelegt. Da wir jedoch unsere gesamten Projekte in der ProMeta Datenbank abbilden und darüber hinaus viele wichtige koordinative Arbeitsabläufe mit Hilfe der Datenbank bewältigen wollten, hatten wir uns sehr viele Mehrfunktionen gewünscht. Nahezu alle unsere weitergehenden Anforderungen wurden zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt. Es wurde sich immer sehr viel Zeit genommen um alle
Dr. Annette Kampa,Projektleiterin GFPi e.V.
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