Kennen Sie diese Situation?Informationen sind vorhanden. Entscheidungen wurden getroffen. Trotzdem fehlt oft der Zusammenhang.
Gremien- und Förderverfahren im Griff. Entscheidungen nachvollziehbar. Jederzeit auskunftsfähig.
Für Organisationen, die ihre Verfahren nicht länger über Excel‑Listen, E‑Mails und Einzellösungen organisieren möchten, sondern mit klaren Verfahren, klar begründeten Entscheidungen und gemeinsamen Strukturen arbeiten möchten.
infotraX unterstützt Sie dabei, Gremien‑, Förder‑ und Verwaltungsverfahren fachlich einzuordnen und in tragfähige Strukturen zu überführen.
ProMeta ist das webbasierte Fachsystem von infotraX, das Ihre Gremien‑, Förder‑ und Verwaltungsverfahren in einer gemeinsamen Struktur abbildet – transparent, prüfbar und fristsicher steuerbar.
Spezialisiert auf digitale Fachsysteme für komplexe Verfahren · Aus der Praxis für die Praxis
24+ Jahre Verfahrens-DNA · 2.500+ sensible Verfahren pro Jahr · Bis zu 20 Jahre Kundentreue
Verbundpartner der Spitzenforschung · Entstanden aus realen Verfahren · Kontinuierlich weiterentwickelt in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden
30 Minuten · Fachliche Einordnung · Keine Verpflichtung · Zuerst sprechen wir über Ihre Verfahren. Danach über die passende Lösung.
Organisationen, die mit infotraX und ProMeta komplexe Verfahren steuern
Warum infotraX und ProMeta?
Digitalisierung allein schafft noch keine belastbaren Verfahren.
Statt isolierter Einzellösungen oder allgemeiner Standardsoftware brauchen Sie eine passgenaue Fachanwendung, die Ihre Ablauf- und Entscheidungsstruktur verbindlich und alltagstauglich abbildet.
ProMeta ist die webbasierte Fachanwendung von infotraX, die Ihre Gremien‑, Förder‑ und Verwaltungsverfahren in einer gemeinsamen Struktur führt – transparent, prüfbar, fristsicher.
Das Fachsystem ProMeta gibt Ihren komplexen Abläufen Struktur und eine klare Verfahrenslogik. infotraX ordnet Ihre Verfahren fachlich ein, damit das System Rollen, Schritte und Entscheidungen praxisgerecht führt.
Klarheit im Verfahren
Einheitliche Prozessschritte, eindeutige Zuständigkeiten und klar sichtbare „nächste Schritte“ – alle Beteiligten wissen, was wann zu tun ist.
Transparenz & Prüfbarkeit
Entscheidungen, Änderungen und Begründungen liegen lückenlos belegt vor und können jederzeit nachgeprüft werden – intern wie gegenüber Dritten.
Tempo durch Struktur
Weniger Abstimmungsschleifen und planbare Durchlaufzeiten – auch bei hoher Komplexität und vielen Stakeholdern.
Individuelle 1:1‑Betreuung & fachliche Begleitung
Feste Ansprechpartner kennen Ihr Verfahren und begleiten Sie von der Einführung über fachliche Anpassungen bis in den laufenden Betrieb. So werden Abstimmungen kürzer, Entscheidungen klarer – und sensible Verfahren dauerhaft stabil betreut.
Individuelle 1:1‑Betreuung & fachliche Begleitung
Feste Ansprechpartner kennen Ihr Verfahren und begleiten Sie von der Einführung über fachliche Anpassungen bis in den laufenden Betrieb. So werden Abstimmungen kürzer, Entscheidungen klarer – und sensible Verfahren dauerhaft stabil betreut.
Ihr Nutzen mit dem Fachsystem ProMeta
So entlastet ein zugeschnittenes Fachsystem Ihren Arbeitsalltag
Weniger Abstimmung. Mehr Überblick. Verfahren im Griff.
Bündeln Sie Ihre Gremien‑, Förder‑ und Verwaltungsverfahren in klar geführten Abläufen.Mit dem Fachsystem ProMeta sehen Sie jederzeit, wer was bis wann zu tun hat.
Das ProMeta‑Prinzip: Verfahren führen statt nur verwalten
ProMeta beschreibt keine einzelne Methode, sondern eine dauerhafte Ordnungs- und Steuerungslogik für komplexe Verfahren.
Was bedeutet ProMeta?
ProMeta: Prozesse + Metadaten = strukturierte Verfahren
„Meta“ steht für Ordnung, Struktur und Nachvollziehbarkeit von Verfahren.
„Pro“ steht für proaktive Führung, Steuerung und Entscheidungsfähigkeit.
ProMeta steht damit für Verfahren, die nicht nur dokumentiert, sondern aktiv geführt werden – mit klaren Zuständigkeiten, sichtbaren Ständen und belastbaren Entscheidungen.
Das ProMeta‑Prinzip: Was Sie davon haben
- Sie wissen jederzeit, wo Ihre Verfahren stehen.
- Sie sehen klar, wer als Nächstes dran ist.
- Sie arbeiten mit Vorlagen, die wirklich entscheidungsreif sind.
- Ihre Abläufe laufen nach Plan – statt ständig hinterherzulaufen.
Kurz gesagt: Weniger Suchen. Mehr Überblick. Verfahren im Griff.
Was bedeutet das konkret für Ihre Verfahren?
Vier Bausteine, mit denen Sie Ihre Verfahren im Griff haben.
Verfahrensordnung
Ihre Verfahren bekommen eine klare Ordnung.
Rollen, Schritte und Entscheidungen sind eindeutig beschrieben und gehören sichtbar zusammen.
Statusklarheit
Sie sehen auf einen Blick, wo welches Verfahren steht.
Offene Punkte und Engpässe werden sofort sichtbar – statt erst nach vielen Rückfragen.
Entscheidungsreife
Vorlagen sind vollständig und klar begründet.
Sie entscheiden auf Basis konsistenter Unterlagen – mit belastbaren Nachweisen im Rücken.
Ablaufsteuerung
Nächste Schritte, Zuständigkeiten und Fristen sind geführt, nicht nur „im Kopf“ oder in E‑Mails.
Das Fachsystem ProMeta steuert Ihre Abläufe so, dass Verfahren planbar bleiben.
Kurzformel: Verfahren ordnen, sichtbar machen, entscheidungsreif vorbereiten und aktiv steuern.
ProMeta - damit Verfahren endlich als Verfahren geführt werden.
Wann ein Fachsystem wie ProMeta passt – und wann nicht
Das Fachsystem ProMeta passt optimal für Ihre Verfahren, wenn …
ProMeta ist nicht die passende Lösung, wenn in Ihrer Organisation …
Wenn Sie sich in mehreren der beschriebenen Punkte wiederfinden, lohnt sich ein Blick in unsere Verfahrenswelten oder in unseren Ansatz zur fachlichen Einordnung und strukturierten Abbildung Ihrer Verfahren.
Die Verfahrenslösung: ProMeta
Fachsystem und fachliche Begleitung – gemeinsam auf Ihre Verfahren zugeschnitten.
ProMeta wird nicht „von der Stange“ eingesetzt, sondern entlang klarer Verfahrenswelten – je nachdem, ob Sie Gremien, Fördermittel oder Beteiligungen steuern.
Die fachliche Einordnung gehört dabei fest zum Projekt – so selbstverständlich wie das Salz zum Brot.Wie wir Ihre Verfahren fachlich strukturieren, erfahren Sie weiter unten im Abschnitt „Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik“.
Welche ProMeta‑Verfahrenswelt passt zu Ihrem Kontext?
Verfahrenswelt:Gremienverwaltung & Sitzungsmanagement
Wenn Gremienarbeit und Sitzungsprozesse nachvollziehbar, kontrollierbar und terminsicher gesteuert werden müssen.
Gremienverwaltung
Für Verbände, Organisationen und Einrichtungen mit komplexen Gremienstrukturen.
Mitglieder, Mandate, Sitzungen und Beschlüsse werden zentral geführt, sodass Zuständigkeiten, Laufzeiten und Entscheidungsstände jederzeit klar erkennbar sind. Unterlagen und Protokolle bleiben langfristig nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert – auch über wechselnde Amtszeiten und Gremienbesetzungen hinweg.
Neue Gremien, Rollen oder Ausschüsse lassen sich geordnet ergänzen und in bestehende Abläufe einfügen, ohne gewachsene Strukturen zu durchbrechen oder Informationen in Nebenwegen zu verlieren.
Sitzungsmanagement
Für Aufsichtsräte, Beiräte, Vorstände und Leitungsgremien.
Tagesordnungen, Unterlagen und Protokolle werden in klar strukturierten Abläufen vorbereitet, abgestimmt und abgeschlossen, sodass Sitzungsvorbereitung und ‑durchführung transparent und gut führbar bleiben. Entscheidungen sind klar und begründet dokumentiert und können fristgerecht in die Umsetzung gebracht werden.
Neue Anforderungen an Berichte, Sitzungszyklen oder Beschlusswege lassen sich schrittweise in die bestehenden Abläufe integrieren, ohne den Überblick über Verantwortlichkeiten und Fristen zu verlieren.
Verfahrenswelt:Fördermittelmanagement & Forschungsprojektverwaltung
Wenn Förderverfahren mit Fristen, Nachweisen und Entscheidungen verlässlich geführt werden müssen.
Fördermittelmanagement für Förderorganisationen & Projektträger
Für Organisationen mit mehrstufigen Auswahl-, Prüf- und Bewilligungsverfahren.
Ausschreibungen, Anträge, Begutachtungen und Entscheidungen werden in klar definierten Prozessschritten gesteuert. Fristen und Nachweise bleiben jederzeit übersichtlich und nachvollziehbar; neue Programme oder Richtlinien lassen sich kontrolliert in bestehende Abläufe integrieren.
Fördermittelmanagement für Forschungsvereinigungen & Verbände
Für Forschungsvereinigungen und Verbände, die Förderprojekte umsetzen.
Projektlaufzeiten, Mittelabrufe und Nachweise werden zentral gebündelt, sodass Projektstände und Verpflichtungen jederzeit transparent bleiben. Änderungen an Förderbedingungen oder Abläufen können flexibel übernommen werden, ohne etablierte Prozesse zu unterbrechen.
Drittmittelmanagement für Hochschulen & Forschungseinrichtungen
Für Hochschulen, Institute und Forschungseinrichtungen mit komplexen Berichtspflichten.
Projektumsetzung, Finanzplanung und Berichte greifen konsistent ineinander. Budgets, Nachweise und Berichtspflichten bleiben über den gesamten Projektverlauf hinweg planbar und gut steuerbar; Fristen und Fördervorgaben können zentral nachvollzogen und umgesetzt werden.
Verfahrenswelt:Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsmanagement
Wenn Beteiligungen, Mandate und Zuständigkeiten strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.
Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsbetreuung
Für Konzerne, Kommunen und gesellschaftsnahe Organisationen.
Mandate, Beteiligungen, Unterlagen und Entscheidungen werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik
Erst verstehen, wie Sie wirklich arbeiten. Dann ProMeta einrichten.
Bevor ProMeta konfiguriert wird, ordnen wir Ihre Verfahren fachlich ein – damit das Fachsystem zu Ihrer Realität passt, nicht umgekehrt.
1. Verfahren fachlich einordnen
Wir starten nicht mit Modulen oder Feldern, sondern mit Ihren Abläufen, Rollen und Entscheidungswegen. So entsteht eine klare Verfahrenslogik, die Ihr System trägt – statt Ihre Verfahren in starre Standardmasken zu pressen. Sie ist die Grundlage für eine tragfähige digitale Abbildung.
2. Mit ProMeta abbilden
Auf dieser fachlichen Grundlage bilden wir Ihre Verfahren in ProMeta ab: Zuständigkeiten werden eindeutig geführt, Unterlagen sauber verknüpft und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert – ohne Standardkonfiguration von der Stange.
Ergebnis: ein Fachsystem, das Ihre Verfahren wirklich trägt
Es entsteht kein einmaliges IT‑Projekt, sondern ein tragfähiges Fachsystem mit klaren Strukturen, nachvollziehbarer Dokumentation und eindeutigen Verantwortlichkeiten – auch dann, wenn Personen wechseln oder Anforderungen steigen.
Unterschiedliche Verfahren brauchen nicht nur passende Systeme, sondern auch erfahrene Ansprechpartner mit Verständnis für fachliche Abläufe. Deshalb begleiten wir Organisationen mit spezialisierten Fachsystemen und persönlicher Betreuung.
Fallstudien
Erfahrungen aus der Praxis
Beispiele aus unterschiedlichen Verfahrenskontexten zeigen, wie ProMeta in der Praxis eingesetzt wird.
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM)
Wissenschaftlich-technische Bundesbehörde
Abbildung komplexer Gremienkonstellationen, Mandatsverhältnisse und Rollenkonzepte für den Akkreditierungsbeirat (AKB) und seine Fachbeiräte
Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde und Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Sie erfüllt hoheitliche und öffentliche Aufgaben, die ihr gesetzlich übertragen wurden. Dazu gehören unter anderem Politikberatung und die Mitarbeit in Gremien, insbesondere zur Normung, Regelsetzung und Standardisierung zum Wohle der Allgemeinheit. Gemäß § 5 (9) AkkStelleG führt die BAM seit 2010 die Geschäftsstelle des Akkreditierungsbeirates (AKB). Für die Steuerung dieser Aufgabe setzt die BAM als Kundin von infotraX GmbH seit Ende 2024 ProMeta ein. Sitzungen, Beteiligungsprozesse und Entscheidungsabläufe sind mit ProMeta digital unterstützt, standardisiert und dokumentiert. Schwerpunkte sind:Gremienmanagement
Helmholtz‑Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V.
Wissenschaftliche Großforschungseinrichtung
Der Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) der Helmholtz-Gemeinschaft strukturiert Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta
Prüffähigere, transparentere und konsistenter geführte Verfahren
Als Einrichtung der öffentlichen Hand verwaltet das Helmholtz IVF zahlreiche Forschungsprojekte im Rahmen der IGF-Förderung. Unterschiedliche Programme, komplexe Finanzierungsstrukturen und strenge Berichtspflichten stellten die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Mit ProMeta werden heute Fördermittel, Finanzierungspläne, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Die Plattform ermöglicht eine transparente, revisionssichere Dokumentation, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt zugleich die hohen Anforderungen an Nachweisführung und Compliance. So gewinnt das Helmholtz IVF mehr Effizienz, Planungssicherheit und Transparenz.
Fachliche Beratung & Begleitung
Menschen, die Ihre Verfahren verstehen – nicht nur Software
Wir verbinden ein fachlich geführtes Fachsystem mit persönlicher Verantwortung – damit Ihre Verfahren im Alltag stabil und verlässlich funktionieren.
„Digitalisierung bedeutet nicht, Papier durch Software zu ersetzen. Digitalisierung bedeutet, Verfahren nachvollziehbar, steuerbar und auskunftsfähig zu machen.“
— Stephanie Sarach-Reuber, infotraX GmbH
Ihre fachliche Ansprechpartnerin
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin, Verfahrenspraktikerin und geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH
Seit über 24 Jahren begleitet Stephanie Sarach-Reuber Organisationen dabei, Förder-, Gremien- und Verwaltungsverfahren nachvollziehbar, praxistauglich und dauerhaft steuerbar zu gestalten.
Als Entwicklerin aus Leidenschaft geht es Stephanie Sarach-Reuber nicht um Technik um der Technik willen. Im Mittelpunkt steht Ihre Arbeitsrealität: Verfahren so abzubilden, dass sie verständlich sind, Routinen entlasten und Zusammenarbeit einfacher machen.
Für Sie bedeutet das:
- Sie müssen Ihre Ausgangssituation nicht erst ausführlich erklären. Viele Herausforderungen sind aus vergleichbaren Organisationen bereits bekannt.
- Sie erhalten schneller eine belastbare fachliche Einschätzung. Im Mittelpunkt stehen Ihre Verfahren und organisatorischen Anforderungen – nicht Funktionen und Softwaremasken.
- Sie profitieren von erprobten Vorgehensweisen. Viele Funktionen, Workflows und Auswertungen in ProMeta sind aus der langjährigen Zusammenarbeit mit Kunden entstanden und entlang realer Anforderungen weiterentwickelt worden.
- Sie vermeiden typische Umwege. Fachliche Anforderungen, Rollen, Zuständigkeiten und Informationsflüsse werden frühzeitig berücksichtigt.
Kurz gesagt: Sie müssen Ihre Verfahren nicht erst erklären – Sie können direkt über Lösungen sprechen.
Fachliche Begleitung
Wenn Sie komplexe Förder-, Gremien- oder Verwaltungsverfahren digitalisieren möchten, benötigen Sie mehr als eine Softwarevorstellung. Sie benötigen jemanden, der die fachlichen Zusammenhänge hinter Ihren Verfahren versteht.
Ziel ist, dass Ihre Verfahren im Alltag nachvollziehbar geführt, fristsicher und ohne Abstimmungsschleifen laufen.
Schwerpunkte der fachlichen Begleitung:
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Verfahrenslage ein und klären ab, ob und wie ProMeta Ihre Verfahren fachlich und digital stärken kann – kostenfrei und unverbindlich.
Arbeitsweise
Einführung in 4 Phasen – vom Ist‑Stand zur Arbeitsfähigkeit
Die Einführung von ProMeta beginnt nicht mit Standardprozessen, sondern mit Ihrer fachlichen Realität.
Gemeinsam klären und strukturieren wir Rollen, Entscheidungswege, Prozessabläufe sowie zentrale Begriffe und Datenstrukturen.
1. Analyse & fachliche Einordnung
Wir starten mit Ihrer Verfahrenslogik. Gemeinsam klären und strukturieren wir Rollen, Entscheidungswege, Prozessabläufe sowie zentrale Begriffe und Datenstrukturen.
Ergebnis:
Ein fachlich belastbares Zielbild als Grundlage für die Umsetzung.
2. Konfiguration & Umsetzung in ProMeta
Auf Basis der Einordnung konfigurieren wir ProMeta gezielt für Ihre Verfahren, Rollen und Abläufe. Sie erhalten früh eine nutzbare Umgebung für Pilotfälle und Rückmeldungen.
Ergebnis:
Schnell arbeitsfähig im echten Verfahren.
3. Go‑Live & stabiler Betrieb
Wir begleiten Testphase, Schulung und den Start in den Echtbetrieb strukturiert und persönlich. ProMeta führt die Beteiligten mit klaren nächsten Schritten durch den Prozess.
Ergebnis:
Alltagstaugliche Abläufe für alle Rollen.
4. Wartung & Weiterentwicklung
Auch nach dem Go‑Live bleiben wir Ihr festes Team für Support, Anpassungen und Weiterentwicklung. Änderungen werden strukturiert begleitet und nachvollziehbar dokumentiert.
Ergebnis:
Dauerhaft stabil, sicher und praxistauglich.
Menschen, Haltung und Motivation
Hinter ProMeta steckt mehr als Software.
Digitalisierung braucht fachliche Verantwortung.
Wir entwickeln softwaregetriebene Fachsysteme nicht, um Prozesse einfach nur zu digitalisieren, sondern damit Ihre komplexen Verfahren im Alltag – heute wie morgen – nachvollziehbar, verlässlich und sicher gesteuert werden können.
Nächster Schritt: Erstgespräch (30 Min.)
Ihre Verfahren fachlich einordnen
Wenn Sie den Eindruck haben, dass Abstimmungen, Nachfragen, Auswertungen und die Suche nach Informationen zunehmend Zeit kosten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihre Verfahren fachlich einzuordnen.
In 30 Minuten betrachten wir gemeinsam Ihre Ausgangssituation und klären, ob und wie ProMeta Ihre Organisation sinnvoll unterstützen kann. Sie erhalten eine belastbare Einschätzung – mit Blick auf Verfahren, Rollen, Zuständigkeiten, Fristen und organisatorische Anforderungen.
Ihre Ansprechpartnerin:
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin für Förder-, Gremien- und Entscheidungsverfahren
Geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH
Mit Stephanie Sarach-Reuber sprechen Sie nicht zuerst über Software. Sondern über Ihre Verfahren.
- Sie müssen Ihre Abläufe nicht erst ausführlich erklären. Über 24 Jahre Erfahrung mit Förderorganisationen, Forschungsvereinigungen, Verbänden und Gremien.
- Sie erhalten eine belastbare fachliche Einschätzung. Statt einer Produktpräsentation bekommen Sie eine ehrliche Einordnung Ihrer Situation.
- Sie profitieren von gewachsener Praxiserfahrung. Viele Funktionen, Workflows und Auswertungen in ProMeta sind gemeinsam mit Kunden entstanden und entlang realer Anforderungen weiterentwickelt worden.
Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorbereitung nötig – Ihre aktuelle Realität reicht.
Presse & Veröffentlichungen
infotraX in der Fachpresse & den Medien
Externe Veröffentlichungen & Projektbeiträge
Bioökonomie.de: Die digitale Transformation der Weizenzüchtung
Externer Projektbeitrag zum Verbundprojekt DRIVE mit Nennung von infotraX als Projektpartner und Einordnung der Plattform als sichere, strukturierte Arbeitsgrundlage für sensible Züchtungsdaten.