Struktur für Entscheidungen und komplexe Verfahren
Digitale Fachsysteme für Gremien, Förderprozesse und organisationsweite Abläufe – klar strukturiert, nachvollziehbar dokumentiert und verlässlich gesteuert.
Fachlich fundiert
Komplexe Verfahren strukturiert und nachvollziehbar abgebildet.
Standardisiert & flexibel erweiterbar
Verlässliche Grundstrukturen mit Raum für individuelle Anforderungen.
Sicher & verantwortungsvoll betrieben
Hosting in Deutschland, stabile Prozesse und persönlicher Support.
Fachsysteme für anspruchsvolle Abläufe
Digitale Fachsysteme für Organisationen mit komplexen Verfahren
infotraX entwickelt spezialisierte Lösungen für Entscheidungs-, Förder- und Gremienprozesse – strukturiert, nachvollziehbar und auf die Anforderungen komplexer Organisationen ausgerichtet.
Komplexe Verfahren folgen eigenen Regeln. Sie benötigen klare Rollenmodelle, verlässliche Prozesslogik und vollständige Nachvollziehbarkeit. Unsere Fachsysteme sorgen dafür, dass Entscheidungen, Prüfungen und Abstimmungen fachlich korrekt, transparent und dauerhaft nachvollziehbar dokumentiert ablaufen.
Kernprinzipien von ProMeta
Was ProMeta besonders macht
ProMeta verbindet fachliche Tiefe mit klaren Strukturen, verlässlichen Prozessen und einer benutzerfreundlichen Nutzung. So entsteht eine Lösung, die komplexe Verfahren nicht nur digital abbildet, sondern in der Praxis tragfähig unterstützt.
Fachliche Verfahrenslogik
ProMeta bildet Rollenmodelle, Entscheidungswege, Fristen und Nachweispflichten strukturiert und nachvollziehbar ab. So entstehen klare, konsistente und fachlich korrekte Abläufe.
Einheitliche Strukturen statt Insellösungen
Dokumente, Beschlüsse und Nachweise kommen zentral zusammen. Das schafft Transparenz, verhindert Medienbrüche und sorgt dafür, dass Prozesse in allen Schritten sauber geführt werden.
Sicherer und verantwortungsvoller Betrieb
DSGVO‑konformes Hosting, klare Berechtigungsmodelle und stabile Betriebsprozesse gewährleisten eine verlässliche Nutzung – angepasst an sensible Entscheidungs- und Verfahrenskontexte.
Warum Standard‑Tools nicht ausreichen
Komplexe Verfahren brauchen mehr als Standard-Software.
Fachverfahren, Gremienarbeit, Förderprozesse und organisatorische Steuerungsabläufe folgen klaren Rollen, Fristen, Nachweisen und Entscheidungswegen. Gleichzeitig müssen sie transparent dokumentiert, verlässlich gesteuert und für alle Beteiligten nachvollziehbar gestaltet werden.
Viele Systeme greifen hier zu kurz, weil sie fachliche Zusammenhänge vereinfachen oder zentrale Verfahrenslogiken nicht vollständig abbilden.
ProMeta setzt genau dort an:mit fachlicher Präzision, strukturierten Abläufen und einer benutzerfreundlichen Nutzung, die komplexe Verfahren sicher und handhabbar macht.
Fachliche Logik statt generischer Abläufe
Entscheidungswege, Prüfmechanismen und Rollenmodelle besitzen eine eigene Struktur. Generische Tools bilden diese Logik meist nicht ausreichend ab – mit Risiken für Konsistenz, Qualität und Nachvollziehbarkeit.
Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
Komplexe Verfahren erfordern klare Begründungen, vollständige Nachweise und eine belastbare Dokumentation. Viele Standardlösungen können diese Anforderungen nur teilweise unterstützen.
Stabilität im Prozessablauf
Wo Systeme fachliche Abläufe nicht sauber tragen, entstehen Medienbrüche, Workarounds und zusätzlicher Abstimmungsaufwand. Das schwächt Struktur, Sicherheit und Verlässlichkeit.
Verantwortung und Betrieb
Sensible Entscheidungen benötigen kontrollierte Berechtigungen, klare Zuständigkeiten und einen verlässlichen Betrieb. Standard‑Software ist dafür oft nicht konsequent ausgelegt.
Anwendungsfelder im Überblick
Digitale Lösungen für Ihre Organisation
ProMeta unterstützt unterschiedliche Entscheidungs‑, Gremien‑ und Förderprozesse.Wählen Sie den Bereich, der zu Ihrer Aufgabe passt.
Unsere Lösungenfür Gremienverwaltung & Sitzungsmangement
Gremienverwaltung
Für Verbände, Organisationen & Non‑Profit‑Einrichtungen
ProMeta organisiert Gremienarbeit effizient: Mitglieder, Mandate, Sitzungen und Beschlüsse werden zentral geführt – für transparente und nachvollziehbare Prozesse.
Sitzungsmangement
Für Aufsichtsräte, Beiräte, Vorstände & Leitungsgremien
ProMeta strukturiert Sitzungen digital: Tagesordnungen, Protokolle, Beschlüsse und Entscheidungen werden revisionssicher dokumentiert – für klare und effektive Abläufe.
Unsere Softwarelösungenfür Fördermittelmanagement & Forschungsprojektverwaltung
Fördermittelmanagement
Speziell für Förderorganisationen & Fördermittelgeber
ProMeta digitalisiert Anträge, Begutachtung, Auswahl, Entscheidungen, Mittelverwendung und Nachweise – zentral gebündelt, transparent gesteuert und effizient dokumentiert.
Fördermittelmanagement
Speziell für Förderempfänger & Forschungsvereinigungen
ProMeta organisiert Förderprojekte und zugehörige Dokumente, Fördermittel und Prozesse digital – transparent, effizient und abgestimmt auf die Anforderungen der Zuwendungsgeber.
Fördermittelmanagement
Speziell für Forschungs-
einrichtungen & -institute
ProMeta unterstützt bei Drittmittelverwaltung, Finanzplanung, Ausgaben- und Belegnachweisen – strukturiert, sicher und erfolgreich in der Projektumsetzung.
Unsere Softwarelösungen fürKonzern-, Beteiligungs- und Mandatsmanagement
Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsbetreuung
Speziell für Konzerne & Kommunen
ProMeta unterstützt Konzerne, Kommunen und Gesellschaften bei Beteiligungsmanagement, Mandatsbetreuung, Kennzahlensteuerung und Dokumentenverwaltung – zentral gebündelt, digital abgebildet und effizient gesteuert für transparente und nachhaltige Entscheidungen.
Wirkung für Ihre Organisation
Warum Organisationen mit ProMeta arbeiten
ProMeta schafft Klarheit, Sicherheit und Einheitlichkeit – und unterstützt Organisationen dabei, komplexe Verfahren zuverlässig zu steuern.
Geführte Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Schritte stellen sicher, dass komplexe Verfahren zuverlässig und strukturiert umgesetzt werden.
Unterlagen, Informationen und Bewertungen stehen zentral bereit. Dadurch entfallen Mehrfachablagen, Rückfragen und Medienbrüche im gesamten Verfahren.
Rollenmodelle steuern, wer welche Schritte ausführt und welche Informationen benötigt werden. Das verhindert Unklarheiten und sorgt für transparente Zuständigkeiten.
Alle Beteiligten arbeiten mit derselben fachlichen Logik, sodass Bewertungen, Ergebnisse und Beschlüsse konsistent und nachvollziehbar bleiben.
Begründungen, Bewertungen und Nachweise werden vollständig dokumentiert. Entscheidungen bleiben dauerhaft prüfbar – intern wie extern.
DSGVO‑konformes Hosting, klare Berechtigungsstrukturen und stabile Betriebsprozesse gewährleisten eine sichere Nutzung – besonders für sensible Verfahren.
Kundenstimmen
Erfahrungen aus der Praxis:Das sagen unsere Kunden über ProMeta.
ProMeta unterstützt Forschungseinrichtungen, Verbände und Unternehmen dabei, ihre Gremienarbeit, Sitzungsorganisation und Fördermittelverwaltung digital, effizient und sicher zu gestalten. Hier berichten Kunden aus der Praxis.
ProMeta ist optimal auf die vielfältigen Prozesse eines Verbandes ausgerichtet und dafür hervorragend geeignet. Besonders überzeugt haben uns die umfangreichen Individualisierungs-möglichkeiten, die klare Abbildung mehrschrittiger Workflows sowie der schnelle und zuverlässige Service und Support. Damit sind wir rundum zufrieden.
Dr. Johannes Pohlkamp
VDZ e. V.
Marketingleiter
Wir schätzen die sehr gute Zusammenarbeit, da die Mitarbeiter:innen von infotraX unsere Anforderungswünsche bei der Softwareentwicklung gut verstehen und umgesetzt haben. Für die Entwicklung und Umsetzung kam es auch zu vielen persönlichen Gesprächen in unserem Hause. Unsere Anforderungswünsche wurden gut verstanden und umgesetzt.
Jörg Reiblich
DECHEMA e. V.
Leiter Forschungsverwaltung
ProMeta überzeugt uns durch Funktionen, die unsere Gremienarbeit wirklich erleichtern. Wir sind sehr zufrieden mit der Gremienverwaltung ProMeta. Mit ProMeta haben wir eine Möglichkeit gefunden, unsere Mitglieder und Forschungseinrichtungen datenschutzkonform und sicher zu vernetzen. Die zur Verfügung gestellten Funktionen haben uns überzeugt.
Roland Grolik
DFO e. V.
Assistent des Vorstands
Unsere Arbeitsweise – von Beratung bis Betrieb
Projektmanagement, Individualisierung & Betrieb- alles aus einer Hand
Mit ProMeta haben Sie einen festen Ansprechpartner, der Sie von der Erstberatung über die Konzeption bis zum Roll-Out begleitet. Unsere Leistungen decken Projektmanagement, Anpassungen und sicheren Betrieb ab – zuverlässig, praxisnah und zukunftssicher.
Projektmanagement & Roll-Out
Von der Erstberatung bis zur Einführung – mit persönlicher Betreuung, Schulung und Projektsteuerung. Effizient, praxisnah und zuverlässig.
Individualisierung
ProMeta passt sich Ihren Prozessen an – nicht umgekehrt. Maßgeschneiderte Funktionen sorgen für flexible, zukunftssichere Abläufe.
Updates, Wartung & Betrieb
Regelmäßige Updates und DSGVO-konformes Hosting in zertifizierten Rechenzentren. Stabil, sicher und nachhaltig betreut.
Vorteile
So entlastet ProMeta Ihre Gremien- und Fördermittelprozesse im Alltag
Digitalisierung von Anfang bis zum Ende
ProMeta läuft im Browser – sofort nutzbar, ohne lokale Installationen oder IT-Aufwand.
Alle Daten werden zentral gepflegt – redundante Eingaben entfallen komplett.
Sitzungen, Anträge und Nachweise lassen sich jederzeit digital bearbeiten.
Alle Abläufe erfolgen digital – effizient, nachhaltig und transparent.
ProMeta: flexible und individuelle Anwendung
Flexible Rechtevergabe für Nutzergruppen – transparent und nachvollziehbar.
Prozesse und Workflows werden passgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten.
Externe Systeme lassen sich über Standardschnittstellen nahtlos integrieren.
Berichte und Kennzahlen stehen jederzeit tagesaktuell online bereit.
Individuelle Features sorgen für praxisgerechte Anpassungen an Ihre Organisation.
Effiziente Softwareeinführung & Entwicklung
Erfolg durch enge Kooperation – von der Beratung bis zum Roll-Out.
Langjährige Erfahrung in Softwareprojekten garantiert fundierte Umsetzung.
Bewährte Prozesse sichern Transparenz und Klarheit in allen Phasen.
Kontinuierliche Betreuung mit Schulungen und Support für Ihre Teams.
Weitere Features für Ihren Erfolg.
Datenschutz & Sicherheit
Betrieb in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland – 100 % konform.
Zugriffsrechte und Abläufe lassen sich strukturiert steuern und dokumentieren.
Automatische Backups und Wiederherstellung gewährleisten höchste Sicherheit.
Sicherheitsprüfungen, Wartung und Patches erfolgen kontinuierlich.
Erfahren Sie, wie ProMeta Ihre Daten schützt – von Hosting über Zugriffskontrolle bis Verschlüsselung.
Kontinuierliche Weiterentwicklung & Instandhaltung
Neue Features entstehen direkt aus den Anforderungen der Anwender und Anwendungszenarien.
Funktionen und Verbesserungen werden ohne Unterbrechung bereitgestellt.
Innovationen lassen sich vor dem Roll-Out risikofrei ausprobieren.
Ein persönlicher Ansprechpartner begleitet Sie langfristig und zuverlässig.
Fallstudien
ProMeta im Einsatz:Erfahrungen aus der Praxis für die Praxis
ProMeta unterstützt Forschungseinrichtungen, Verbände und Unternehmen bei derdigitalen Verwaltung von Gremien, Sitzungen und Fördermitteln – sicher, effizient und praxisnah.
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM)
Wissenschaftlich-technische Bundesbehörde
Abbildung komplexer Gremienkonstellationen, Mandatsverhältnisse und Rollenkonzepte für den Akkreditierungsbeirat (AKB) und seine Fachbeiräte
Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde und Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Sie erfüllt hoheitliche und öffentliche Aufgaben, die ihr gesetzlich übertragen wurden. Dazu gehören unter anderem Politikberatung und die Mitarbeit in Gremien, insbesondere zur Normung, Regelsetzung und Standardisierung zum Wohle der Allgemeinheit. Gemäß § 5 (9) AkkStelleG führt die BAM seit 2010 die Geschäftsstelle des Akkreditierungsbeirates (AKB). Für die Steuerung dieser Aufgabe setzt die BAM als Kundin von infotraX GmbH seit Ende 2024 ProMeta ein. Sitzungen, Beteiligungsprozesse und Entscheidungsabläufe sind mit ProMeta digital unterstützt, standardisiert und dokumentiert. Schwerpunkte sind:Gremienmanagement
Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V.
Wissenschaftliche Großforschungseinrichtung
Der Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) der Helmholtz-Gemeinschaft strukturiert Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta
Prüffähigere, transparentere und konsistenter geführte Verfahren
Als Einrichtung der öffentlichen Hand verwaltet das Helmholtz IVF zahlreiche Forschungsprojekte im Rahmen der IGF-Förderung. Unterschiedliche Programme, komplexe Finanzierungsstrukturen und strenge Berichtspflichten stellten die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Mit ProMeta werden heute Fördermittel, Finanzierungspläne, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Die Plattform ermöglicht eine transparente, revisionssichere Dokumentation, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt zugleich die hohen Anforderungen an Nachweisführung und Compliance. So gewinnt das Helmholtz IVF mehr Effizienz, Planungssicherheit und Transparenz.
ProMeta wird seit über 20 Jahren erfolgreich von Verbänden, Forschungsvereinigungen, Förderinstitutionen, Konzernen und Kommunen eingesetzt. Unsere Kunden schätzen Praxisnähe, Anpassbarkeit und Transparenz – ein Auszug:
Softwareeinführung
Von der Planung zur Umsetzung– unser bewährter Prozess füreine erfolgreiche Softwareeinführung
Der Einführungsprozess in drei gut planbaren Schritten
Von der Planung bis zur Nutzung begleiten wir Ihre Organisation sicher durch die Softwareeinführung von ProMeta.
1. Planung
Wir bereiten gemeinsam den Projektstart vor und schaffen eine klare Grundlage für die Einführung.
- Projektvorbereitung & Kick-off
- Analyse Ihrer Anforderungen
- Konzeption passender Workflows
2. Softwareeinführung
Wir konfigurieren ProMeta nach Ihren individuellen Bedürfnissen – transparent, strukturiert und effizient.
- Spezifikation & Anpassung
- Entwicklung & Konfiguration
- Testphase mit Feedbackschleifen
3. Inbetriebnahme & Nutzung
Wir sorgen für einen reibungslosen Start und stehen Ihnen auch langfristig zur Seite.
- Produktivstart Go-Live
- Persönlicher Support
- Kontinuierliche Optimierung
Mit Kopf, Herz und Erfahrung– Ihre Ansprechpartnerin für ProMeta
Stephanie Sarach-Reuber
Seit 2009 führt Stephanie Sarach-Reuber als Inhaberin und geschäftsführende Gesellschafterin das Unternehmen, das bereits 1999 gegründet wurde. Mit langjähriger Erfahrung in Softwareentwicklung, Gremienverwaltung und Fördermittelmanagement begleitet sie Organisationen bei der digitalen Transformation.
Ihr Anspruch: maßgeschneiderte Plattformen, die effizient, transparent und rechtssicher sind. Mit Kopf, Herz und Leidenschaft verbindet sie technisches Know-how mit Design- und Architekturkompetenz und sorgt für die kontinuierliche Weiterentwicklung von ProMeta – praxisnah, individuell und zukunftssicher.
So arbeiten wir mit Ihnen zusammen
Partnerschaftlich
Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen und entwickeln Lösungen, die wirklich passen.
Begleitend
Von der Einführung bis zum Roll-Out begleiten wir Sie persönlich, strukturiert und Schritt für Schritt.
Verlässlich
Auch nach dem Start sind wir mit Support, Beratung und persönlicher Betreuung an Ihrer Seite.
Nutzerzentriert
Ihr Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung ein – für Lösungen, die wirklich passen.
Unsere Motivation – mehr als nur Software
Hinter ProMeta steht nicht nur eine Software, sondern eine klare Philosophie: digitale Lösungen, die Organisationen entlasten, praxisnah entwickelt und zukunftssicher gestaltet.
Erfahren Sie mehr über die Motivation und Werte von infotraX.
ProMeta in der Fachpresse & den Medien
Externe Veröffentlichungen & Projektbeiträge
Bioökonomie.de: Die digitale Transformation der Weizenzüchtung
Externer Projektbeitrag zum Verbundprojekt DRIVE mit Nennung von infotraX als Projektpartner und Einordnung der Plattform als sichere, strukturierte Arbeitsgrundlage für sensible Züchtungsdaten.
Häufig gestellteFragen.
Ja, ProMeta erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Hosting und Betrieb erfolgen ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, inklusive revisionssicherer Dokumentation und klar geregeltem Zugriffskonzept.
ProMeta ist flexibel einsetzbar – für Verbände, Non-Profit-Organisationen, Forschungsvereinigungen, Förderinstitutionen, Konzerne und Kommunen. Dank modularer Architektur lässt sich die Plattform passgenau an verschiedene Strukturen anpassen.
Die Lösung bietet Gremienverwaltung, Sitzungsmanagement, Fördermittelmanagement und Konzernsteuerung. Ergänzende Funktionen wie Rollen- und Rechte-Management, digitale Workflows, Dokumentation und Reporting sind bereits integriert.
Die Einführung erfolgt in klaren Schritten: Analyse, Pilotphase, Schulung und Roll-Out. Nutzer werden frühzeitig eingebunden, um eine praxisnahe und akzeptanzstarke Umsetzung sicherzustellen.
Ja, ProMeta lässt sich flexibel an Ihre Prozesse, Workflows und Rollenmodelle anpassen. Schnittstellen zu externen Systemen ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften.
Sie erhalten persönliche Ansprechpartner, 1:1-Support und kontinuierliche Betreuung. Regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen stellen sicher, dass die Plattform langfristig zuverlässig genutzt werden kann.
ProMeta wird DSGVO-konform in Deutschland gehostet. Neben dem sicheren Betrieb im Rechenzentrum sind Wartung, Monitoring, Backup und Wiederherstellung fester Bestandteil des Service.
Die Lizenzierung erfolgt modular und transparent. Die Kosten richten sich nach der Anzahl von Gremien und Projekten, dem gewünschten Funktionsumfang sowie dem Hosting-Modell – individuell kalkulierbar und langfristig planbar.
Gestalten wir gemeinsamIhre digitalen Prozesse.
Ob Sitzungen, Gremienarbeit oder Fördermittel-projekte – mit ProMeta steuern Sie Prozesse effizient, sicher und zentral in einer Plattform.
Möchten Sie Ihre Prozesse digital, effizient und transparent gestalten?
Ob Projektidee, Prozessoptimierung oder konkrete Anforderungen – sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.
Zahlen. Daten. Fakten.
25+
Jahre Erfahrung in Gremienverwaltung & Fördermittelmanagement
8.000+
Projekte digitalisiert – Drittmittel & Förderprojekte
6
Softwarelösungen - Gremien, Sitzungen, Fördermittel & Konzerne
100%
individuell - Lösungen flexibel anpassbar für Ihre Organisation