Zuverlässige Fachsysteme und digitale Strukturen für Gremienarbeit, Fördermittelmanagement und Verwaltungsprozesse.
Für Verbände, Kommunen und Organisationen, die komplexe Abläufe sicher, nachvollziehbar und effizient steuern müssen. Keine überladenen Standardsysteme, sondern passgenaue Fachsysteme für Ihre Verfahren, Zuständigkeiten und Entscheidungsprozesse.
Spezialisiert auf digitale Fachsysteme für komplexe Verfahren
Entwickelt und betreut in Deutschland – mit 24+ Jahren Erfahrung
Über 5.000 Förderprozesse und Sitzungen jährlich begleitet
Individuelle 1:1‑Betreuung durch feste Ansprechpartner.
Organisationen, die mit infotraX und ProMeta komplexe Verfahren steuern
Warum infotraX und ProMeta?
Sicher entscheiden. Wirksam steuern.
ProMeta ist das Fachsystem von infotraX für komplexe Gremien‑, Förder‑ und Verwaltungsverfahren.
ProMeta führt Rollen, Fristen, Entscheidungen und Nachweise in einer klaren Struktur zusammen, sodass Verfahren prüffähig nachvollziehbar bleiben und sich gleichzeitig aktiv steuern lassen – fachlich begleitet durch feste Ansprechpartner, statt anonymer Ticketsysteme.
Klarheit im Verfahren
Einheitliche Prozessschritte, eindeutige Zuständigkeiten und klar sichtbare „nächste Schritte“ – alle Beteiligten wissen, was wann zu tun ist.
Transparenz & Prüfbarkeit
Entscheidungen, Änderungen und Begründungen liegen lückenlos belegt vor und können jederzeit nachgeprüft werden – intern wie gegenüber Dritten.
Tempo durch Struktur
Weniger Abstimmungsschleifen und planbare Durchlaufzeiten – auch bei hoher Komplexität und vielen Stakeholdern.
Individuelle 1:1‑Betreuung
Feste Ansprechpartner kennen Ihr Verfahren und begleiten Sie von der Einführung über fachliche Anpassungen bis in den laufenden Betrieb. So werden Abstimmungen kürzer, Entscheidungen klarer – und sensible Verfahren dauerhaft stabil betreut.
Individuelle 1:1‑Betreuung
Feste Ansprechpartner kennen Ihr Verfahren und begleiten Sie von der Einführung über fachliche Anpassungen bis in den laufenden Betrieb. So werden Abstimmungen kürzer, Entscheidungen klarer – und sensible Verfahren dauerhaft stabil betreut.
Auf dieser Grundlage werden unterschiedliche Verfahren mit ProMeta – dem Fachsystem für Verfahrensführung und Entscheidungsfähigkeit klar strukturiert und sicher gesteuert.
Die Grundlage dafür ist das ProMeta‑Prinzip – unsere fachlich verankerte Ordnungs‑ und Steuerungslogik für komplexe Verfahren.
Die Plattform wurde speziell für Verfahren mit hohen Anforderungen an Struktur, Nachvollziehbarkeit und Steuerbarkeit entwickelt.
Das ProMeta‑Prinzip: Ordnen. Sichtbar machen. Entscheiden. Steuern.
Komplexe Verfahren werden verlässlich steuerbar, wenn Rollen, Fristen, Entscheidungen und Nachweise einer klaren Logik folgen.
Das ProMeta‑Prinzip führt diese Logik in eine übergeordnete Ordnung zusammen – damit Organisationen prüffähig entscheiden und wirksam steuern können, auch bei vielen Beteiligten und hohen Anforderungen.
Prinzip statt Methode
ProMeta beschreibt keine einzelne Methode, sondern eine dauerhafte Ordnungs- und Steuerungslogik für komplexe Verfahren.
Methode
Beschreibt das konkrete Vorgehen im Projekt – zeitlich begrenzt und je nach Kontext anpassbar.
Fokus: Wie gehen wir vor?
Prinzip (ProMeta)
Definiert die Logik, die im Verfahren dauerhaft gilt – im Fachsystem verankert.
Fokus: Welche Logik gilt immer?
- prüfbar (Governance- und Revisionslogik)
- wiederholbar (Standardisierung statt Einzelfalllösungen)
- im Werkzeug verankert (nicht nur Vorgehensmodell)
Der Name ProMeta bringt das Prinzip auf den Punkt:„Meta“ steht für die übergeordnete Ordnung und Nachvollziehbarkeit von Verfahren,„Pro“ für proaktive Führung, Steuerung und Entscheidungsfähigkeit.
Die 4 Bausteine des ProMeta‑Prinzips
Verfahrensordnung
ProMeta gibt komplexen Verfahren eine klare übergeordnete Ordnung: Rollen, Schritte und Entscheidungen werden so strukturiert und sichtbar gemacht, dass Zuständigkeiten eindeutig bleiben und Abläufe stabil geführt werden.
Statusklarheit
Alle berechtigten Rollen wissen jederzeit, wo ein Verfahren steht. Das reduziert Rückfragen und Schleifen – ohne Informationsverlust und ohne Interpretationsspielraum.
Entscheidungsreife
Entscheidungen werden tragfähig vorbereitet und sind klar „entscheidungsbereit“. Vollständigkeit, Begründungen und Nachweise sind konsistent zusammengeführt – für belastbare Beschlüsse und bessere Prüffähigkeit.
Takt & Steuerung
Verfahren laufen aktiv: nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und Prioritäten sind klar. Das macht Durchlaufzeiten planbarer, senkt Abstimmungsaufwand und zeigt Engpässe früh.
Kurzformel: Ordnen. Sichtbar machen. Entscheiden. Steuern.
Damit Verfahren nachvollziehbar bleiben – und im Alltag verlässlich vorankommen.
Auf Basis dieses Prinzips setzen wir ProMeta als spezialisierte Verfahrenslösung ein – angepasst an die fachliche Struktur Ihres konkreten Verfahrens.
Die Verfahrenslösung: ProMeta
Statt Standardsoftware von der Stange: Fachsysteme, die sich an Ihre Verfahren anpassen.
Jedes Verfahren bringt eigene Regeln, Abläufe und Anforderungen mit sich. Deshalb setzt ProMeta auf spezialisierte Fachsysteme, die flexibel an die fachliche und organisatorische Struktur Ihres Verfahrens angepasst werden können – statt auf starre Standardlösungen.
Der Erfolg eines Fachsystems beginnt mit der richtigen fachlichen Einordnung. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die Anforderungen, Prozesse und Rollen Ihres Verfahrens und entwickeln daraus die passende fachliche und organisatorische Struktur innerhalb von ProMeta.
Persönliche Ansprechpartner begleiten Sie dauerhaft – von der Einführung über individuelle Anpassungen bis in den laufenden Betrieb.
Welche fachliche Struktur passt zu Ihrem Verfahren?
Verfahrenswelt:Gremienverwaltung & Sitzungsmangement
Wenn Gremienarbeit und Sitzungsprozesse nachvollziehbar, prüffähig und terminsicher gesteuert werden müssen.
Gremienverwaltung
Für Verbände, Organisationen und Einrichtungen mit komplexen Gremienstrukturen.
Mitglieder, Mandate, Sitzungen und Beschlüsse werden zentral geführt, sodass Zuständigkeiten, Laufzeiten und Entscheidungsstände jederzeit klar erkennbar sind. Unterlagen und Protokolle bleiben langfristig nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert – auch über wechselnde Amtszeiten und Gremienbesetzungen hinweg.
Neue Gremien, Rollen oder Ausschüsse lassen sich geordnet ergänzen und in bestehende Abläufe einfügen, ohne gewachsene Strukturen zu durchbrechen oder Informationen in Nebenwegen zu verlieren.
Sitzungsmangement
Für Aufsichtsräte, Beiräte, Vorstände und Leitungsgremien.
Tagesordnungen, Unterlagen und Protokolle werden in klar strukturierten Abläufen vorbereitet, abgestimmt und abgeschlossen, sodass Sitzungsvorbereitung und ‑durchführung transparent und gut steuerbar bleiben. Entscheidungen sind nachvollziehbar begründet dokumentiert und können fristgerecht in die Umsetzung gebracht werden.
Neue Anforderungen an Berichte, Sitzungszyklen oder Beschlusswege lassen sich schrittweise in die bestehenden Abläufe integrieren, ohne den Überblick über Verantwortlichkeiten und Fristen zu verlieren.
Verfahrenswelt:Fördermittelmanagement & Forschungsprojektverwaltung
Wenn Förderverfahren mit Fristen, Nachweisen und Entscheidungen verlässlich geführt werden müssen.
Fördermittelmanagement
Für Organisationen mit mehrstufigen Auswahl-, Prüf- und Bewilligungsverfahren.
Ausschreibungen, Anträge, Begutachtungen und Entscheidungen werden in klar definierten Prozessschritten gesteuert. Fristen und Nachweise bleiben jederzeit nachvollziehbar; neue Programme oder Richtlinien lassen sich kontrolliert in bestehende Abläufe integrieren.
Fördermittelmanagement
Für Forschungsvereinigungen und Verbände, die Förderprojekte umsetzen.
Projektlaufzeiten, Mittelabrufe und Nachweise werden zentral gebündelt, sodass Projektstände und Verpflichtungen jederzeit transparent bleiben. Änderungen an Förderbedingungen oder Abläufen können flexibel übernommen werden, ohne etablierte Prozesse zu unterbrechen.
Drittmittelmanagement
Für Hochschulen, Institute und Forschungseinrichtungen mit komplexen Berichtspflichten.
Projektumsetzung, Finanzplanung und Berichte greifen konsistent ineinander. Budgets, Nachweise und Berichtspflichten bleiben über den gesamten Projektverlauf hinweg verlässlich steuerbar; Fristen und Fördervorgaben können zentral nachvollzogen und umgesetzt werden.
Verfahrenswelt:Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsmanagement
Wenn Beteiligungen, Mandate und Zuständigkeiten strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.
Konzern-, Beteiligungs- und Mandatsbetreuung
Für Konzerne, Kommunen und gesellschaftsnahe Organisationen.
Mandate, Beteiligungen, Unterlagen und Entscheidungen werden strukturiert geführt und nachvollziehbar dokumentiert.
Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik
Wie infotraX Ihr Verfahren fachlich einordnet, bevor ProMeta eingesetzt wird
Komplexe Förder‑ und Gremienverfahren funktionieren nur dann zuverlässig, wenn Rollen, Fristen, Entscheidungen und Nachweise in einer klaren Verfahrenslogik zusammengeführt werden.
1. Verfahren fachlich einordnen
Wir analysieren Abläufe, Rollen, Verantwortlichkeiten und Nachweisbezüge – bevor über Konfiguration oder Funktionen gesprochen wird. So entsteht eine klare Verfahrenslogik, die als Grundlage für eine tragfähige digitale Abbildung dient.
2. Mit ProMeta abbilden
Auf dieser fachlichen Basis wird Ihr Verfahren in ProMeta so umgesetzt, dass Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert, Unterlagen sauber verknüpft und Verantwortlichkeiten eindeutig geführt werden.
Ergebnis
Es entsteht keine Standard‑Einführung, sondern ein tragfähiges Fachsystem, das Ihrem realen Verfahren entspricht: klare Strukturen, saubere Dokumentation, eindeutige Verantwortlichkeiten und ein stabiler Betrieb – passend für sensible, regelgebundene Verfahren.
Unterschiedliche Verfahren brauchen nicht nur passende Systeme, sondern auch erfahrene Ansprechpartner mit Verständnis für fachliche Abläufe. Deshalb begleiten wir Organisationen mit spezialisierten Fachsystemen und persönlicher Betreuung.
Fallstudien
Erfahrungen aus der Praxis
Beispiele aus unterschiedlichen Verfahrenskontexten zeigen, wie ProMeta in der Praxis eingesetzt wird.
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM)
Wissenschaftlich-technische Bundesbehörde
Abbildung komplexer Gremienkonstellationen, Mandatsverhältnisse und Rollenkonzepte für den Akkreditierungsbeirat (AKB) und seine Fachbeiräte
Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde und Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Sie erfüllt hoheitliche und öffentliche Aufgaben, die ihr gesetzlich übertragen wurden. Dazu gehören unter anderem Politikberatung und die Mitarbeit in Gremien, insbesondere zur Normung, Regelsetzung und Standardisierung zum Wohle der Allgemeinheit. Gemäß § 5 (9) AkkStelleG führt die BAM seit 2010 die Geschäftsstelle des Akkreditierungsbeirates (AKB). Für die Steuerung dieser Aufgabe setzt die BAM als Kundin von infotraX GmbH seit Ende 2024 ProMeta ein. Sitzungen, Beteiligungsprozesse und Entscheidungsabläufe sind mit ProMeta digital unterstützt, standardisiert und dokumentiert. Schwerpunkte sind:Gremienmanagement
Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V.
Wissenschaftliche Großforschungseinrichtung
Der Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) der Helmholtz-Gemeinschaft strukturiert Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta
Prüffähigere, transparentere und konsistenter geführte Verfahren
Als Einrichtung der öffentlichen Hand verwaltet das Helmholtz IVF zahlreiche Forschungsprojekte im Rahmen der IGF-Förderung. Unterschiedliche Programme, komplexe Finanzierungsstrukturen und strenge Berichtspflichten stellten die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Mit ProMeta werden heute Fördermittel, Finanzierungspläne, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Die Plattform ermöglicht eine transparente, revisionssichere Dokumentation, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt zugleich die hohen Anforderungen an Nachweisführung und Compliance. So gewinnt das Helmholtz IVF mehr Effizienz, Planungssicherheit und Transparenz.
Fachliche Beratung & Begleitung
Menschen, die Ihre Verfahren verstehen – nicht nur Software
Wir verbinden ein fachlich geführtes Fachsystem mit persönlicher Verantwortung – damit Ihre Verfahren im Alltag zuverlässig funktionieren.
„Mir ist wichtig, dass Verfahren nicht nur digitalisiert, sondern fachlich sauber geführt werden – mit klaren Rollen, Fristen und nachvollziehbaren Entscheidungen.“
— Stephanie Sarach-Reuber, Inhaberin von infotraX
Ihre fachliche Ansprechpartnerin
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin, Inhaberin von infotraX und fachliche Leitung hinter ProMeta
Als Wirtschaftsinformatikerin und Inhaberin von infotraX verbinde ich fachliche Verfahrenslogik mit technischer Umsetzung.
Als Entwicklerin aus Leidenschaft geht es ihr nicht um Technik um der Technik willen. Im Mittelpunkt steht Ihre Arbeitsrealität: Verfahren so abzubilden, dass sie verständlich sind, Routinen entlasten und Zusammenarbeit einfacher machen.
Seit über zwei Jahrzehnten entwickle und begleite ich digitale Lösungen in wissenschaftsnahen und administrativen Kontexten – immer mit einem Ziel: Verfahren so abzubilden, dass sie nachvollziehbar, entlastend und im Alltag verlässlich sind.
Ich bin Ihre erste fachliche Ansprechpartnerin, wenn es darum geht, Ihre Ausgangssituation einzuordnen und ein tragfähiges Verfahrensmodell zu entwickeln.
Fachliche Begleitung
Ziel ist, dass Ihre Verfahren im Alltag prüfbar, fristsicher und ohne Abstimmungsschleifen laufen.
Schwerpunkte der fachlichen Begleitung:
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Verfahrenslage ein und klären ab, ob und wie ProMeta Ihre Verfahren fachlich und digital stärken kann – kostenfrei und unverbindlich.
Arbeitsweise
So arbeiten wir mit Ihnen zusammen
Wir führen Ihr Verfahren von der fachlichen Einordnung bis zum produktiven Betrieb –mit klaren Schritten, sauberer Dokumentation und persönlicher Begleitung.
Partnerschaftlich
Sie erhalten eine Lösung, die genau zu Ihren Strukturen passt – gemeinsam abgestimmt und nachvollziehbar entwickelt.
Strukturiert
Sie werden in klar geführten Phasen an Ihre Anwendung herangeführt – transparent und ohne Umwege.
Verlässlich
Sie haben feste Ansprechpartner und klar geregelte Prozesse – auch nach dem Go‑Live dauerhaft stabil begleitet.
Praxisnah
Sie bekommen eine Lösung, die im Alltag trägt – sorgfältig geprüft, angepasst und auf Ihre Abläufe zugeschnitten.
Auf Wunsch definieren wir Betrieb, Verantwortlichkeiten und Weiterentwicklung passend zu Ihren Strukturen.
Erstgespräch vereinbaren
Lassen Sie uns Ihre Situation kurz einordnen.
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Verfahren und Abläufe – und klären, wo ProMeta konkret entlasten kann.
Sie bekommen eine fachliche Einschätzung und wissen danach, was sinnvoll ist.
- Erste Einschätzung Ihrer aktuellen Herausforderungen
- Orientierung zu möglichen Lösungswegen
- Einschätzung, ob und wie ProMeta passt
- Grobe Einordnung zu Aufwand und nächsten Schritten
Ihre AnprechpartnerinStephanie Sarach-Reuber
Keine Vorbereitung nötig – 30 Minuten – kostenlos & unverbindlich.
Unser Engagement im Forschungsverbundprojekt DRIVE
Im Forschungsprojekt DRIVE verantworten wir die Realisierung einer webbasierten Datentreuhänder‑Plattform. Sie ermöglicht den sicheren Austausch, die strukturierte Kuration und die regelgebundene Nutzung sensibler Forschungs‑ und Züchtungsdaten.
Die Plattform wird dafür technisch neu aufgebaut und für den nachhaltigen Betrieb ausgelegt. So entsteht eine belastbare Grundlage für langfristige Nutzung und Zusammenarbeit im Datenökosystem der Pflanzenzüchtung.
Presse & Veröffentlichungen
infotraX in der Fachpresse & den Medien
Externe Veröffentlichungen & Projektbeiträge
Bioökonomie.de: Die digitale Transformation der Weizenzüchtung
Externer Projektbeitrag zum Verbundprojekt DRIVE mit Nennung von infotraX als Projektpartner und Einordnung der Plattform als sichere, strukturierte Arbeitsgrundlage für sensible Züchtungsdaten.