Organisationen, die mit infotraX und ProMeta komplexe Verfahren steuern
ProMeta erleichtert die Forschungsverwaltung: weniger Routinetätigkeiten und mehr Transparenz.
Das Modul zur Forschungsprojektverwaltung und Fördermittelverwaltung ist optimal auf die Workflows unserer IGF-Forschungsprojekte zugeschnitten. Es entlastet unsere Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und bietet jederzeit einen transparenten Überblick über alle Vorgänge – die Effizienzsteigerung ist enorm. Zusätzlich überzeugt uns die einfache Bedienung.
Dr. Andreas Förster
DECHEMA e. V., Geschäftsführer
Dank ProMeta läuft die Verwaltung von Fördermitteln und Projekten klar strukturiert und ohne Mehraufwand.
Seit vielen Jahren arbeiten wir mit infotraX erfolgreich an der Weiterentwicklung von ProMeta als Gremien- und Projektplattform für die GFPi. Besonders überzeugt uns die flexible Datenbankstruktur, die auch komplexe Abläufe präzise abbildet. Der Support ist jederzeit kompetent, freundlich und schnell.
Dr. Annette Kampa
GFPi e. V., Projektleiterin
Das brauchen Förderempfänger für erfolgreiches Fördermittelmanagement
Zentrale Plattform
für Projekte, Mittelabrufe und Nachweise
Transparenz & Kontrolle
über Status, Pläne und Restmittel
Effizienz & Fristensicherheit
durch digitale Workflows
DIE LÖSUNG
Die Lösung: ProMeta – Ihre Software für Forschungsprojektverwaltung & Fördermittelmanagement
Eine Plattform für Forschungsvereinigungen & Erstzuwendungsempfänger – effizient, transparent und anpassbar
ProMeta bündelt Projekte, Finanzen & Nachweise in einer zentralen Lösung
ProMeta vereint alle zentralen Aufgaben in einer Plattform: Projekte steuern, Finanzierungspläne und Mittelabrufe überwachen, Nachweise und Berichte sammeln sowie Transparenz für Geschäftsstelle, Mitglieder und Forschungsabteilungen schaffen.
Sichern Sie sich Ihre individuelle Produktvorstellung und entdecken Sie, wie ProMeta Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger unterstützt.
Vorteile
Ihre Vorteile im Fördermittelmanagement mit ProMeta
So unterstützt unsere Software Forschungsvereinigungen & Erstzuwendungsempfänger bei der digitalen Forschungsprojektverwaltung.
Effizienzsteigerung & Zeitersparnis
Weniger Aufwand durch zentrale Verwaltung in der digitalen Forschungsprojektverwaltung.
ProMeta vereint alle Fördermittel- und Projektdaten an einem Ort. Automatisierte Prozesse wie Fristenmanagement, Dokumentation und Berichtswesen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich, sparen wertvolle Zeit und minimieren Fehlerquellen.
Transparenz & Nachvollziehbarkeit
Alle Projektdaten im Fördermittelmanagement jederzeit einsehbar und lückenlos dokumentiert.
Mit ProMeta haben Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger jederzeit Zugriff auf alle Daten und Fortschritte. Die Plattform sorgt für eine vollständige Nachvollziehbarkeit – sowohl intern als auch gegenüber Fördergebern – und erfüllt höchste Anforderungen an Transparenz.
Bessere Kontrolle & Planung
Budgets und Fördermittel in der digitalen Projektverwaltung auf einen Blick.
ProMeta bietet eine einheitliche Plattform für Mittelverwendung, Budgets und Projektfortschritte. So lassen sich Fördermittel gezielt steuern, Projekte effizient planen und Änderungen schnell nachvollziehen – für mehr Sicherheit in der Planung und Durchführung.
ProMeta im Einsatz bei Verbänden, Einrichtungen und Forschungsorganisationen
ProMeta unterstützt Forschungsvereinigungen, öffentliche Einrichtungen, Verbände und Organisationen gleichermaßen. Unsere Software vereint Fördermittelmanagement, digitale Forschungsprojektverwaltung sowie Gremien- und Sitzungsmanagement in einer Plattform – praxisbewährt und zukunftssicher.
Module
Module für ein effizientes & transparentesFördermittel- und Forschungsprojektmanagement
ProMeta unterstützt Forschungsvereinigungen mit einer modularen Plattform, die alle Phasen der Fördermittel- und Projektverwaltung abbildet – von Finanzierungsplänen und Mittelabrufen bis zu Nachweisen, Fristen und Berichten.
Fördermittel- & Finanzmanagement
Mit ProMeta planen und verwalten Forschungsvereinigungen ihre Fördermittel zentral und transparent.
So behalten Sie Budgets, Mittelabrufe und Restmittel jederzeit im Blick.
Erstellen Sie Finanzierungspläne (AiF-IGF, AZA, AZK, AZV etc.) flexibel und verwalten Sie Kostengruppen zentral.
Dokumentieren Sie Abrufe digital und sehen Sie jederzeit, welche Fördermittel noch verfügbar sind.
Überwachen Sie Einnahmen und Ausgaben präzise, um die Einhaltung der Fördervorgaben zu sichern.
Erfassen Sie Anpassungen an Finanzierungsplänen direkt digital und halten Sie diese revisionssicher fest.
Stellen Sie Fördermittelstände klar und nachvollziehbar dar, jederzeit abrufbar für Prüfungen.
Verfolgen Sie Anträge, Förderungen und laufende Projekte zentral in einer übersichtlichen Darstellung.
Verteilen Sie Verantwortlichkeiten klar und steuern Sie Abläufe transparent.
Kontrollieren Sie laufende Projekte, aktuelle Aufgaben und wichtige Berichte über die Statusverwaltung.
Planen Sie Projektschritte strukturiert und verknüpfen Sie diese direkt mit Terminen.
Halten Sie Forschungsergebnisse und Projektberichte zentral und nachvollziehbar fest.
Projekt- & Forschungsverwaltung
Alle Forschungsprojekte werden in einer zentralen Plattform abgebildet.
So behalten Geschäftsstelle, Projektleitungen und Mitglieder jederzeit den Überblick über Status und Fortschritt.
Nachweis- & Dokumentenmanagement
Nachweise und Berichte werden digital eingefordert, eingereicht und zentral abgelegt.
So ist die Dokumentation jederzeit vollständig, förderkonform und nachvollziehbar.
Fordern Sie Zwischen- und Schlussnachweise inklusive Sach- und zahlenmäßigem Bericht digital an.
Erfassen Sie Berichte und Nachweise direkt online, programmspezifisch und einheitlich.
Projektleitungen reichen Nachweise strukturiert ein, ohne Medienbrüche und mit voller Förderkonformität.
Überprüfen Sie Sach- und Abschlussberichte mühelos direkt in der Software, um die Qualität und Vollständigkeit der Informationen sicherzustellen und eine effiziente abschließende Dokumentation zu gewährleisten.
Verknüpfen Sie Nachweise mit Abgabefristen und lassen Sie sich automatisch erinnern. Damit stellen Sie sicher, dass kein Termin verpasst wird.
Speichern Sie Dokumente versioniert, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.
Vergeben Sie individuelle Zugriffsrechte basierend auf den Rollen der Projektpartner und steuern Sie so, welche Personengruppen bestimmte Dateien einsehen und herunterladen dürfen.
Erfassen und verwalten Sie alle Abgabetermine zentral, übersichtlich und strukturiert. Die integrierte Statusverwaltung macht Entwicklungen sofort sichtbar und schafft Transparenz.
Lassen Sie sich und beteiligte Projektleitungen rechtzeitig per Benachrichtigung erinnern. Damit gehen keine Fristen oder Aufgaben im Tagesgeschäft unter.
Ordnen Sie Fristen und Termine direkt den jeweiligen Projekten zu. So entsteht eine klare Struktur und Transparenz für Geschäftsstelle, Projektleitungen und Mitglieder.
Planen und koordinieren Sie projektrelevante Termine zentral und übersichtlich. Alle Beteiligten greifen jederzeit auf aktuelle Zeitpläne zu und sind immer informiert.
Verfolgen Sie den Stand von Aufgaben und Nachweisen tagesaktuell und behalten Sie so die Projektziele im Blick.
Fristen- & Terminmanagement
Alle Fristen und Termine werden zentral verwaltet und automatisch überwacht.
So stellen Sie sicher, dass Nachweise und Berichte stets pünktlich vorliegen.
Berichterstattung & Reporting
Berichte und Auswertungen werden automatisch erstellt und förderkonform bereitgestellt.
So gewinnen Sie Transparenz und sparen wertvolle Zeit in der Geschäftsstelle.
Nutzen Sie vordefinierte, förderkonforme Vorlagen für Sachberichte, Finanzberichte und Projektdokumentationen. Damit erfüllen Sie die Vorgaben aller Fördergeber zuverlässig.
Sobald ein Zwischennachweis oder Schlussnachweis vollständig vorliegt und geprüft ist, erstellt ProMeta automatisch einen Prüfbericht. Dieser wird mit allen erforderlichen Daten im System abgelegt und revisionssicher als PDF-Dokument gespeichert – nachvollziehbar, förderkonform und jederzeit abrufbar.
Generieren Sie Finanzberichte, Projektübersichten und Förderstatistiken direkt aus den vorhandenen Daten. Das reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit.Richten Sie maßgeschneiderte Dashboards für alle Projektbeteiligten ein, damit jede Person einen optimalen Überblick bekommt.
Exportieren Sie Berichte flexibel in gängige Formate wie PDF oder Excel. So lassen sich Unterlagen einfach weiterleiten und archivieren.
Bereiten Sie Kennzahlen visuell auf und werten Sie Daten projektübergreifend aus. Dashboards geben Geschäftsstelle, Vorstand und Fördergebern jederzeit einen klaren Überblick.
Stellen Sie Rückfragen direkt über die Plattform und halten Sie alle Informationen an einem Ort. So gehen keine E-Mails verloren und alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Stand.
Teilen Sie Unterlagen, Nachweise und Vereinbarungen direkt im System. Geschäftsstelle, Projektleitungen und Mitglieder greifen jederzeit auf die aktuelle Version zu.
Koordinieren Sie Aufgaben, Abgaben und Feedback ohne Medienbrüche. Damit sparen Sie Zeit, vermeiden Missverständnisse und erhöhen die Transparenz.
Alle Beteiligten werden über neue Aufgaben, Dokumente oder Fristen automatisch informiert. So sind Mitglieder, Projektleitungen und Geschäftsstelle stets auf dem neuesten Stand.
Bündeln Sie alle Projektdialoge an einem Ort für maximale Transparenz.
Kommunikation & Zusammenarbeit
Nachrichten, Rückfragen und Dokumente werden in einer Plattform gebündelt.
So bleiben alle Informationen nachvollziehbar und zentral zugänglich.
QUERSCHNITTSTHEMEN / GOVERNANCE
Diese Querschnittsthemen sichern Ihre Förderverfahren verlässlich ab
Neben den fachlichen Abläufen kommt es im Fördermittelmanagement auf klare Zuständigkeiten, belastbare Dokumentation und eine konsistente Verfahrenspraxis an. Mit ProMeta werden diese Querschnittsthemen im System mitgeführt – nicht nur organisatorisch „mitgedacht“.
Prüffähiger Unterlagenstand
Unterlagen, Versionen und Freigaben bleiben je Vorgang eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert – als Basis für Revision, Aufsicht und interne Qualitätssicherung.
Geführte Rollen- und Übergabepfade
Zuständigkeiten, Bearbeitungsschritte und Übergaben sind im System geregelt und transparent nachvollziehbar – statt informell weitergegeben zu werden.
Wiederverwendbare Verfahrenslogiken
Vorlagen, Prüfschritte, Workflows und Regelwerke lassen sich pflegen und programmübergreifend nutzen – damit bewährte Verfahren nicht in einzelnen Förderlinien steckenbleiben.
Klare Systemgrenzen und Zusammenspiel
ProMeta ergänzt DMS-, Finanz- oder Drittsysteme dort, wo verfahrenslogische Führung, Zuständigkeiten und Vorgangstransparenz gebraucht werden – ohne die Rollen anderer Systeme zu überlagern.
Praxisberichte
Wie ProMeta Förderverfahren bei anderen Organisationen spürbar entlastet
Die folgenden Beispiele zeigen, wie ProMeta im Fördermittelmanagement und in angrenzenden Verfahrensbereichen eingesetzt wird.
DECHEMA e. V., Forschungsvereinigung, Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie
DECHEMA optimiert Administration von IGF-Forschungsprojekten mit ProMeta
Digitales Fördermittel- und Projektmanagement bei der DECHEMA AusgangssituationDie DECHEMA betreut zahlreiche öffentlich geförderte Forschungsprojekte mit Partnern aus Wissenschaft und Industrie. Die Verwaltung von Anträgen, Mittelabrufen und Nachweisen erfolgte bislang manuell über Tabellen und E-Mails – mit hohem Abstimmungsaufwand und begrenzter Transparenz. Lösung mit ProMetaMit ProMeta wurden Fördermittelmanagement und Projektverwaltung digitalisiert. Alle Phasen – von der Antragstellung über Bewilligung und Mittelabruf bis zur Nachweisführung – werden in einer zentralen Plattform abgebildet. Workflows automatisieren Prüf- und Freigabeprozesse, während Dokumente, Budgets und Fristen transparent verwaltet werden. Ergebnisse
GFPi e. V., Forschungsvereinigung, Gemeinschaft zur Förderung von Pflanzeninnovation
GFPi digitalisiert Fördermittel- und Projektmanagement mit ProMeta
Digitale Projektverwaltung bei der GFPi AusgangssituationDie GFPi koordiniert zahlreiche Forschungsprojekte ihrer Mitglieder und Partner. Planung, Dokumentation und Mittelabrufe erfolgten bislang über verschiedene Tabellen und manuelle Abläufe, was zu hohem Verwaltungsaufwand und begrenzter Transparenz führte. Lösung mit ProMetaMit ProMeta digitalisierte die GFPi ihre Projektverwaltung und schuf eine zentrale Plattform für Antragsprüfung, Bewilligung, Mittelabrufe und Nachweise. Automatisierte Workflows, strukturierte Dokumentenablagen und klare Zuständigkeiten sorgen für Effizienz und Nachvollziehbarkeit. Die bereits etablierte Gremienverwaltung mit ProMeta ergänzt das System nahtlos. Ergebnisse
Nächster Schritt: Erstgespräch (30 Min.)
Ihre Fördermittellandschaft fachlich einordnen
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Förderprozesse und Verfahren fachlich ein und klären, ob ProMeta zu Ihren Anforderungen passt. Sie erhalten eine klare Empfehlung, ob und wie ProMeta zu Ihnen passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – mit nachvollziehbaren Annahmen (z. B. Struktur, Umfang, IT‑Vorgaben).
- Fachliche Einordnung Ihrer Verfahren und typischen Engpässe
- Orientierung, welche Struktur/Verfahrenslogik sinnvoll ist
- Gemeinsame Einschätzung, ob ProMeta fachlich passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – ohne Verkaufsshow.
Ihre Ansprechpartnerin: Stephanie Sarach‑ReuberGeschäftsführerin & fachliche Leitung von infotraX. Sie ordnet Ihre Situation ein und gibt Ihnen eine belastbare Empfehlung.
Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorbereitung nötig.
Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik
Erst verstehen, dann einführen – wie fachliche Einordnung im Fördermittelmanagement den Unterschied macht
Fachlich sauber aufgesetzt – statt improvisiert eingeführt.
Jede Förderorganisation hat ihre eigene Landschaft aus Programmen, Verfahren und Rollen. Bevor ProMeta eingeführt wird, ordnen wir diese Realität fachlich ein – damit das Fachsystem zu Ihren Förderverfahren passt, nicht umgekehrt.
1. Förderverfahren fachlich einordnen
Wir starten nicht mit Modulen, sondern mit der Realität Ihres Fördermittelmanagements:
- Verfahrenslandkarte verstehen – Welche Programme, Förderlinien und Verfahrensvarianten gibt es heute?
- Abläufe aufnehmen – Wie laufen Antragseinreichung, Prüfung, Entscheidung, Bewilligung, Mittelabrufe und Nachweise aktuell ab?
- Rollen & Verantwortlichkeiten klären – Wer prüft, wer begutachtet, wer entscheidet, wer bewilligt, wer kontrolliert Nachweise?
- Formale Anforderungen erfassen – Welche rechtlichen Vorgaben, Richtlinien, VV/ANBest, Prüf‑ und Nachweisanforderungen müssen eingehalten werden?
- Systemumfeld einordnen – Welche DMS‑, Finanz‑ oder Umsysteme sind angebunden, welche Aufgaben liegen dort?
Auf dieser Basis entsteht eine fachlich belastbare Verfahrenslogik – pro Programm bzw. Verfahrensfamilie.
2. Mit ProMeta abbilden
Auf dieser Grundlage bildet ProMeta Ihre Förderverfahren strukturiert im Fachsystem ab, damit:
- Vorgänge pro Förderfall geführt werden – mit eindeutigem Unterlagenstand und Historie,
- Prüf‑ und Entscheidungswege je Programm konfiguriert sind (inkl. Gutachten, Gremien, Auflagen),
- Formulare, Checklisten und Online‑Assistenten zu Ihren fachlichen Anforderungen passen,
- Mittelanforderungen, Nachweise und Rückforderungen über klare Workflows laufen,
- Reporting und Prüffähigkeit direkt aus den Verfahrensdaten entstehen.
Ergebnis
Es entsteht keine Standard-Einführung, sondern ein tragfähiges Fachsystem für Ihr Fördermittelmanagement, das zu Ihrer organisatorischen Realität passt:
- klare, wiederverwendbare Verfahrenslogiken statt gewachsener Sonderwege
- saubere, nachvollziehbare Dokumentation je Vorgang und Programm
- eindeutige Rollen, Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen
- stabiler Betrieb – gerade für sensible, regelgebundene Förderverfahren.
Unterschiedliche Verfahren brauchen nicht nur passende Systeme, sondern auch erfahrene Ansprechpartner mit Verständnis für fachliche Abläufe.
Deshalb unterstützen wir Organisationen mit einem passgenauen Fachsystem und fachkundiger Einführung – von der ersten Einordnung bis zum laufenden Betrieb.
Fachliche Beratung & Begleitung
Fachliche Begleitung statt Tool‑Verkauf – von Menschen, die Förderpraxis verstehen.
Wir verbinden ein fachlich geführtes Fachsystem für Fördermittelmanagement mit persönlicher Verantwortung – damit Ihre Förderprogramme, Förderfälle und Nachweise im Alltag verlässlich geführt werden.
„Förderverfahren brauchen klare Verfahrenslogik, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit – nicht nur digitale Werkzeuge.“
— Stephanie Sarach-Reuber, Inhaberin von infotraX
Ihre fachliche Ansprechpartnerin
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin, Inhaberin von infotraX und fachliche Leitung hinter ProMeta
Als Wirtschaftsinformatikerin stehen für mich immer die Menschen und Abläufe im Vordergrund – nicht die Einführung beliebiger Standardsoftware.
Im Mittelpunkt steht Ihre Arbeitsrealität im Fördermittelmanagement – von Programmen, Förderlinien und Rollen über Begutachtung, Bewilligung und Mittelabrufe bis hin zu Nachweisen und Verwendungsprüfung.
Seit über zwei Jahrzehnten begleite ich Organisationen dabei, Förderverfahren so abzubilden, dass sie verständlich, entlastend und im Alltag prüffähig geführt werden können.
Ich bin Ihre erste fachliche Ansprechpartnerin, wenn es darum geht, Ihre Ausgangssituation in der Förderlandschaft einzuordnen und ein tragfähiges Zielbild für ProMeta zu entwickeln.
Fachliche Begleitung für Ihre Förderverfahren
Ziel ist, dass Ihre Förderverfahren im Alltag nachvollziehbar geführt, frist‑ und prüfsicher und ohne unnötige Abstimmungsschleifen laufen.
Schwerpunkte der fachlichen Begleitung:
- Einordnung Ihrer aktuellen Förderlandschaft (Programme, Förderlinien, Verfahrensvarianten, Rollen, Gutachter:innen, Projektträger)
- Strukturierung der Verfahrenslogik (Antrag, Prüfung, Entscheidung, Bewilligung, Mittelanforderung, Nachweis, Verwendungsprüfung)
- Übersetzung der fachlichen Logik in ProMeta – so, dass das Fachsystem Ihre realen Abläufe trägt, statt neue Brüche zu erzeugen
- Begleitung von Einführung und Weiterentwicklung – von Pilotprogrammen über Schulungen bis zum laufenden Betrieb.
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Verfahrenslage ein und klären ab, ob und wie ProMeta Ihr Fördermittelmanagement fachlich und digital stärken kann – kostenfrei und unverbindlich.
Einführung von ProMeta
In drei klaren Schritten zur arbeitsfähigen Lösung für Ihr Fördermittelmanagement
Die Einführung von ProMeta beginnt mit Ihrer fachlichen Realität und Ihren Verfahren. Gemeinsam klären und strukturieren wir Programme, Rollen, Prüfwege und Nachweispflichten – bevor wir Prozesse und Funktionen konfigurieren.
1. Gemeinsam verstehen, wie Ihre Förderverfahren heute laufen
Wir erfassen, wie Programme und Förderfälle aktuell gesteuert werden – und wo der größte Aufwand entsteht.
Was wir tun:
- Abläufe von der Programmplanung bis zum Projektabschluss aufnehmen
- Rollen, Zuständigkeiten und Gutachterwege klären
- Anforderungen an Prüfbarkeit, Berichte und Nachweise sammeln
- Systemumfeld (DMS, Finanz, Fachverfahren) berücksichtigen
Ergebnis:
ein fachlich belastbares Zielbild für Ihre Förderverfahren – als Grundlage für die Umsetzung in ProMeta.
2. ProMeta einrichten & mit echten Vorgängen erproben
Auf Basis der fachlichen Einordnung konfigurieren wir das Fachsystem passend zu Ihren Programmen und testen es mit ausgewählten Verfahren im echten Betrieb.
Was wir tun:
- Vorgangslogik, Workflows, Checklisten und Formulare einrichten
- Rollen‑ und Rechtemodell passend zu Ihren Organisationseinheiten konfigurieren
- Pilotprogramme bzw. ‑verfahren mit realen Vorgängen durchspielen
- Feedback aus Fachbereichen und Beteiligten Personen einarbeiten
Ergebnis:
Sie werden schnell im echten Verfahren arbeitsfähig und können Abläufe anhand realer Abläufe schärfen.
3. Rollout, Schulung & Weiterentwicklung
Nach erfolgreichem Pilot erfolgt der schrittweise Rollout auf weitere Programme – mit klarer Begleitung.
Was wir tun:
- Schulungen für Fachbereiche, Programmverantwortliche, Gutachter:innen und Administration
- Unterstützung bei Datenübernahme, Reporting und Auswertungen
- gemeinsame Weiterentwicklung Ihrer Verfahren auf Basis der gewonnenen Erfahrunge
Ergebnis:
eine arbeitsfähige, akzeptierte Lösung für Ihr Fördermittelmanagement, die fachlich trägt und sich weiterentwickeln lässt.
Menschen, Haltung & Motivation
Hinter ProMeta steckt mehr als Software.
Digitalisierung braucht fachliche Verantwortung.
Wir entwickeln softwaregestützte Fachsysteme nicht, um Prozesse zu digitalisieren, sondern damit Ihre komplexen Abläufe, Prozesse und Verfahren im Alltag – heute wie morgen – nachvollziehbar, verlässlich und sicher gesteuert werden können.
Nächster Schritt: Erstgespräch (30 Min.)
Ihre Fördermittellandschaft fachlich einordnen
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Förderprozesse und Verfahren fachlich ein und klären, ob ProMeta zu Ihren Anforderungen passt. Sie erhalten eine klare Empfehlung, ob und wie ProMeta zu Ihnen passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – mit nachvollziehbaren Annahmen (z. B. Struktur, Umfang, IT‑Vorgaben).
- Fachliche Einordnung Ihrer Verfahren und typischen Engpässe
- Orientierung, welche Struktur/Verfahrenslogik sinnvoll ist
- Gemeinsame Einschätzung, ob ProMeta fachlich passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – ohne Verkaufsshow.
Ihre Ansprechpartnerin: Stephanie Sarach‑ReuberGeschäftsführerin & fachliche Leitung von infotraX. Sie ordnet Ihre Situation ein und gibt Ihnen eine belastbare Empfehlung.
Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorbereitung nötig.
Häufig gestellteFragen.
ProMeta unterstützt Verbände, Behörden und Forschungsvereinigungen bei der digitalen Verwaltung von Förderprojekten. Alle Projektdaten, Finanzpläne und Nachweise werden zentral gebündelt und transparent gesteuert.
ProMeta ergänzt die Portale der Projektträger und schafft eine interne Plattform für Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger. Während Projektträger-Portale nur einzelne Schritte wie Antragseinreichung oder Berichtsabgabe abdecken, bündelt ProMeta den gesamten Verwaltungsprozess. So behalten Sie auch intern jederzeit den Überblick über Projekte, Mittelabrufe und Nachweise.
Ja, ProMeta ist speziell darauf ausgelegt, unterschiedliche Fördergeber und Programme gleichzeitig abzubilden. Jede Förderrichtlinie hat ihre eigenen Vorgaben, Formate und Fristen – in ProMeta werden diese strukturiert erfasst und zentral verwaltet. Dadurch behalten Sie Transparenz über alle Programme hinweg und vermeiden Fehler oder Doppelarbeit.
ProMeta digitalisiert den gesamten Prozess der Nachweisführung. Zwischen- und Schlussnachweise können online über programmspezifische Formulare eingereicht und zentral gespeichert werden. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden und die Dokumentation vollständig sowie förderkonform vorliegt.
Ja, ProMeta ist vollständig DSGVO-konform und wird in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet. Alle Nachweise, Berichte und Dokumente werden revisionssicher gespeichert und können jederzeit nachvollzogen werden. Ein Rollen- und Rechtekonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Mit ProMeta können Sie detaillierte Finanzierungspläne erstellen, anpassen und flexibel verwalten. Mittelabrufe werden automatisch dokumentiert, Restmittel transparent dargestellt und Budgets jederzeit kontrollierbar gehalten. Damit haben Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger ihre Finanzstrukturen immer im Griff.
ProMeta bietet ein integriertes Fristen- und Terminmanagement, das alle wichtigen Deadlines übersichtlich darstellt. Automatische Erinnerungen informieren rechtzeitig über anstehende Abgaben von Nachweisen oder Berichten. So vermeiden Sie verpasste Fristen und sichern eine zuverlässige, effiziente Fördermittelverwaltung.
ProMeta eignet sich besonders für Forschungsvereinigungen, Forschungseinrichtungen und Erstzuwendungsempfänger, die ihre Fördermittel und Projekte zentral verwalten möchten. Die Software unterstützt Geschäftsstelle, Projektleitungen und Mitglieder gleichermaßen – von der Finanzplanung über Nachweise bis hin zum Fristenmanagement. So profitieren Organisationen von weniger Verwaltungsaufwand, mehr Transparenz und einer sicheren, förderkonformen Abwicklung.
Ja, ProMeta verfügt über Schnittstellen, mit denen sich bestehende Systeme wie Buchhaltung, CRM oder Dokumentenmanagement einbinden lassen. So wird ein durchgängiger digitaler Workflow gewährleistet, ohne dass bestehende IT-Landschaften aufgelöst werden müssen.
Jede Organisation ist individuell, und genauso individuell wird ProMeta auf Ihre Organisation zugeschnitten. Die Kosten richten sich nach Funktionsumfang, Nutzerzahl und Servicepaket. Lassen Sie uns gerne in einem persönlichen Termin zu Ihren Anforderungen und Wünschen sprechen. Dann können wir Ihnen darauf basierend ein individuelles Angebot machen.
Unser Team steht Ihnen jederzeit für individuelle Fragen zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Einsatzmöglichkeiten von ProMeta zu erfahren.
Haben Sie noch Fragen?
Fördermittelmanagement ist sensibel – Entscheidungen sollten gut vorbereitet sein. Im Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangssituation und geben eine ehrliche Einschätzung zu ProMeta.