Keine Fördermittel ohne Status. Kein Projekt ohne Überblick.

Kommt Ihnen das bekannt vor?Mehrere Projekte. Mehrere Fördergeber. Mehrere Projektpartner. Aber kein zentraler Überblick.

Forschungsprojekte und Fördermittel im Griff. Statt Recherche. Statt Rekonstruktion.

Für Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger.

Behalten Sie Projekte, Fördermittel, Mittelabrufe, Nachweise und Fristen im Zusammenhang – über Fördergeber, Projektträger und Verbundpartner hinweg.

Durchgängige Projekt- und Vorgangsakte statt Tabellen, Parallelablagen und Dateiversionen
Geführte Abläufe für Anträge, Mittelabrufe & Nachweise statt manueller Abstimmung über E‑Mails
Transparenter Überblick über Projekte, Zuwendungen, Restmittel & Fristen statt Suchen in Mails, Dateien und Portalen

Rollenbasiert · Hosting in Deutschland · fachliche Einführung & Begleitung · entwickelt und betrieben in Deutschland

24+ Jahre Verfahrens‑DNA · 2.500+ sensible Abläufe/Jahr · bis zu 20 Jahre Kundentreue · fachliche Begleitung auf Augenhöhe

EU‑Ausschreibung gewonnen: Zuschlag für die Einführung eines zentralen Fördermittelmanagements für eine große deutsche Wissenschaftsorganisation – im Rahmen einer EU‑weiten Vergabe

Partner der Spitzenforschung: Verbundpartner im DRIVE‑Projekt für hochsichere Datentreuhänder‑Systeme.

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30 Minuten · Fachliche Einordnung · Keine Verpflichtung · Zuerst sprechen wir über Ihre Verfahren. Danach über die passende Lösung.

Organisationen, die mit infotraX und ProMeta komplexe Verfahren steuern

Herausforderungen

Wenn die Verwaltung der Fördermittel und die Administration der Projekte zum Rekonstruktionsprojekt werden.

Statt eines belastbaren Gesamtstatus müssen Geschäftsstelle und Referenten den Stand laufender Fördervorhaben aus Excel‑Listen, Mails, Ablagen und Projektträger‑Portalen zusammensuchen.

In vielen Forschungsvereinigungen sieht so die Verwaltung der Fördermittel und die Administration der Projekte aus: Die Projektarbeit läuft, aber der Überblick über Programme, Budgets, Fristen und Nachweise lebt von Sucharbeit, Nachfragen und Einzelwissen. Ein verlässlicher Gesamtstatus entsteht – wenn überhaupt – erst durch mühsame Rekonstruktion.

Kommen Ihnen diese Situationen aus dem Alltag bekannt vor?

Unterschiedliche Förderlogiken & Vorgaben: Programme, Projektträger und Fördergeber verlangen jeweils eigene Fristen, Formate und Nachweise – einen gemeinsamen Überblick über alle laufenden Verfahren gibt es nicht.
Verteilte Informationen: Unterlagen, Finanzierungsstände, Berichte und Entscheidungen liegen getrennt in E‑Mails, Dateien, Tabellen und Portalen – oft auch in persönlichen Ablagen.
Unklarer Gesamtstatus: Wo steht das Projekt – im Antrag, bereits bewilligt oder in der Durchführung? Welche Zuwendungen wurden bewilligt, welche Mittel schon abgerufen und welche Nachweise fehlen noch? Verlässliche Auskünfte dazu kosten jedes Mal Zeit und Rückfragen.
Hoher Koordinations- und Nacharbeitsaufwand: Fristen, Mittelanforderungen und Berichte müssen immer wieder manuell „zusammengezogen“ werden – oft unter Zeitdruck und mit mehreren Beteiligten.
Abhängigkeit von Einzelpersonen: Wissen über Förderlogiken, Stände und Abläufe steckt im Kopf weniger Personen; fällt jemand aus, wird Vertretung sofort schwierig.

Wenn Sie sich darin wiederfinden, ist das kein Einzelfall – so arbeiten viele Forschungsvereinigungen heute in der Verwaltung ihrer Fördermittel und der Administration ihrer Projekte. Was in der Praxis fehlt, ist eine verlässliche, interne Sicht auf alle Fördervorhaben mit klaren Abläufen und belastbarem Gesamtstatus.

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Praxisbedarf

Das brauchen Forschungsvereinigungen in der Praxis wirklich, um Fördermittel und Projekte verlässlich zu steuern.

Gefragt ist keine weitere Insellösung, sondern eine interne Sicht auf alle Fördervorhaben – mit belastbarem Gesamtstatus, klar geführten Abläufen und einer gemeinsamen Datenbasis für Projekte und Fördermittel.

Aus den beschriebenen Herausforderungen entsteht ein klarer Praxisbedarf: Die Verwaltung der Fördermittel und die Administration der Projekte müssen intern so strukturiert sein, dass Status, Fristen, Budgets und Nachweise jederzeit nachvollziehbar sind – nicht als zusätzliches Portal, sondern als verlässliches Fachsystem im Hintergrund.

Belastbarer Gesamtstatus über alle Fördervorhaben

Eine Stelle, an der Sie sofort sehen, in welchem Stadium sich jedes Projekt befindet, wie der Mittelstand ist und welche Nachweise noch offen sind.

Geführte Abläufe für Verwaltung und Projektadministration

Klar definierte Schritte von Antrag bis Verwendungsnachweis, damit jede Maßnahme dem gleichen, nachvollziehbaren Ablauf folgt.

Gemeinsame Datenbasis für alle beteiligten Rollen

Eine verlässliche Quelle für Projekt- und Förderdaten, auf die Geschäftsstelle, Referenten sowie Drittmittel- und Finanzmanagement gleichermaßen zugreifen.

Transformation

So verändert sich Ihre Arbeit mit Fördermitteln und Projekten mit ProMeta.

Von Rekonstruktionsarbeit zu verlässlicher Steuerung.

Statt Fördermittelverwaltung und Projektadministration aus Listen, Mails und Portalen zu rekonstruieren, führen Sie Ihre Fördervorhaben in einem Fachsystem – mit klarer Sicht auf Status, Fristen und Mittelstände.

Solange alles stabil läuft, funktionieren Excel, Projektträger‑Portale und persönliche Ablagen irgendwie. Kritisch wird es, wenn Programme wachsen, Personen wechseln oder Prüffragen zu einzelnen Zuwendungen kommen – dann entscheidet ein prüffähiges Fachsystem darüber, wie schnell Sie wieder belastbare Stände liefern können.

Gesamtstatus über alle Fördervorhaben

Heute: Der Überblick entsteht durch Nachfragen, Suchen und manuelle Zusammenfassungen in Excel.

Mit ProMeta: Sie sehen auf einen Blick, in welchem Stadium sich jedes Projekt befindet, wie der Mittelstand ist und welche Nachweise noch offen sind.

Ergebnis: Sie sind jederzeit auskunftsfähig in alle Richtungen – gegenüber Leitung, Projektträgern und Prüfinstanzen – ohne Rekonstruktionsarbeit über Portale, Listen und Mails.

Fristen, Mittelabrufe und Nachweise

Heute: Fristen stehen in Portalen, Mails oder Notizen einzelner Personen – und werden leicht übersehen.

Mit ProMeta: Fristen, Mittelanforderungen und Nachweise sind projektscharf im System hinterlegt und werden systemgestützt erinnert.

Ergebnis: Sie stehen unter weniger Zeitdruck und gehen weniger Risiko von Verzögerungen oder Nachforderungen ein – weil Fristen, Mittelabrufe und Nachweise als prüffähige Vorgänge im System geführt und systemgestützt erinnert werden.

Bessere Zusammenarbeit intern

Heute: Jede Rolle arbeitet mit eigenen Listen und Ablagen; Abstimmung erfolgt per Mail und über Datei-Versionen.

Mit ProMeta: Alle greifen auf dieselben aktuellen Projekt- und Förderdaten im Fachsystem zu – unabhängig von Listen und persönlichen Ablagen.

Ergebnis: Sie haben weniger Abstimmungsschleifen und weniger Doppelerfassung – weil alle Rollen mit denselben aktuellen Projekt‑ und Förderdaten im Fachsystem arbeiten und Zuständigkeiten klar nachvollziehbar sind.

VERBESSERUNGEN FÜR IHRE ROLLEN

So profitieren Sie in Ihrem Förderalltag mit ProMeta

Weniger Suchen. Weniger Abstimmen. Mehr Überblick.

ProMeta wirkt nicht nur „im System“, sondern direkt im Arbeitsalltag der Menschen, die Fördermittel verwalten und Forschungsprojekte begleiten.

Für Geschäftsstellen / Fördermittelkoordination

Sie steuern Forschungsprojekte und Fördermaßnahmen verlässlich – ohne Status-Rückfragen und Abstimmung über E-Mail.

Klarer Überblick über Fristen & Projektstände – offene Aufgaben, Nachweise und Mittelabrufe bleiben zentral im Blick.
Weniger Abstimmungsaufwand – Unterlagen, Rückfragen und Projektinformationen laufen nachvollziehbar im Verfahren zusammen.
Vertretung wird einfacher – Wissen bleibt im System dokumentiert, statt an Einzelpersonen zu hängen.

Für Fachreferate & Projektverantwortliche

Sie behalten Aufgaben, Nachweise und Projektinformationen im Blick – ohne Suchaufwand und Rückfragen-Schleifen.

Klare nächste Schritte – Sie sehen, welche Unterlagen fehlen und welche Fristen als Nächstes anstehen.
Weniger Suchaufwand – Projektunterlagen und Entscheidungen bleiben im Zusammenhang auffindbar.
Nachvollziehbare Verfahren – Offene Punkte und Stände zu „Ihren“ Projekten sind jederzeit einsehbar.

Für Projektleitungen & Projektkoordination

Sie koordinieren Ihre Projekte verlässlich – ohne Abstimmung über Dateien, E-Mails und Einzelwissen.

Projektstände jederzeit im Blick – Aufgaben, Berichte und Nachweise bleiben je Projekt strukturiert steuerbar.
Projektpartner besser einbinden – Rückfragen, Freigaben und Zuarbeiten folgen einem klaren Ablauf.
Weniger Nacharbeit – Informationen bleiben im Zusammenhang statt verteilt organisiert zu sein.

Für Drittmittel- und Finanzbereich

Sie behalten Mittelabrufe, Nachweise und Fristen im Blick – ohne Excel-Nachhalten und Suchaufwand.

Klarheit über bewilligte Mittel & Abrufe – Förderbeträge, Abrufe und Restmittel sind je Vorhaben strukturiert sichtbar.
Belastbare Dokumentation – Historien, Unterlagen und Entscheidungen sind für Prüfungen jederzeit nachvollziehbar abrufbar.
Gleiche Datengrundlage wie die Geschäftsstelle – Berichte und Auswertungen basieren auf denselben aktuellen Projekt- und Förderdaten.

Ihre Lösung

Ein Fachsystem, das Fördermittelmanagement und Forschungsprojekte wirklich führt

Förderverfahren ins Fachsystem – statt als Flickenteppich aus Portalen, Listen und Mails.

ProMeta ist ein webbasiertes Fachsystem für Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung in Forschungsvereinigungen und bei Erstzuwendungsempfängern. Es bildet Ihre Fördervorhaben intern als durchgängige Verfahren ab – mit Status, Fristen, Mitteln und Nachweisen – während Sie die Portale der Projektträger weiter wie gewohnt nutzen.

So läuft Fördermittelmanagement mit ProMeta – verlässlich im Alltag.

Klar steuern.Sicher entscheiden.Jederzeit auskunftsfähig.

Wenn Sie Fördervorhaben als Verfahren in einem Fachsystem führen, entsteht eine andere Arbeitsrealität: nachvollziehbar organisiert, sicher steuerbar und jederzeit auskunftsfähig.

Das bedeutet konkret:

Zentrale Projektakte statt verteilter Informationen – Unterlagen, Nachweise, Berichte und Entscheidungen liegen je Fördervorhaben in einer nachvollziehbaren Vorgangsakte vor.
Klare Abläufe statt E‑Mail-Abstimmung – Rückfragen, Freigaben, Mittelanforderungen und Berichte folgen einem strukturierten Ablauf, nicht individuellen Mail‑Ketten.
Projektstände & Fristen im Blick – Sie sehen für jedes Projekt, in welchem Stadium es ist, welche Fristen anstehen und welche Nachweise noch offen sind.
Auskunft ohne Suchaufwand – Projektstände, Historien und Dokumente sind schnell auffindbar – auch für Vertretungen und bei Prüfungen.

So bleiben Ihre Forschungsprojekte und Fördermittel verlässlich organisiert – auch wenn Anforderungen steigen, Fristen eng werden oder mehrere Projektpartner beteiligt sind.

Entwickelt für die Praxis

Zugeschnitten auf Ihren Förderalltag als Forschungsvereinigung oder Erstzuwendungsempfänger

Für komplexe Förder- und Projektlandschaften gebaut.

Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger steuern selten nur ein Programm mit klarer Linienlogik. In der Praxis treffen mehrere Förderprogramme, Projektträger, Verbundprojekte, Mitglieder und Gremien aufeinander – mit unterschiedlichen Anforderungen an Mittelabrufe, Nachweise und Berichte.

Komplexe Programmlandschaften im Griff

ProMeta bildet laufende Förderprogramme, Projektträger, Zuwendungsgeber, Richtlinien und Projektarten in einer gemeinsamen Struktur ab – statt in getrennten Listen, Dateien und Sonderwegen.

Projekt- und Finanzsicht im Zusammenhang

Projektstände, Finanzierungspläne, Mittelabrufe, Restmittel und Änderungsanträge werden im selben Vorgang geführt – so sehen Sie jederzeit, wo Projekte fachlich und finanziell stehen.

Nachweise & Berichtspflichten steuerbar

Zwischenberichte, Schlussnachweise und zahlenmäßige Nachweise sind im Verfahren verankert – mit klaren Fristen und Zuordnungen, statt lose über E-Mails und Excel-Arbeitsmappen zu laufen.

Rollen, Gremien & Wissen im Verfahren

Geschäftsstellen, Fachreferate, Projektleitungen, Gremien und Drittmittel-/Finanzbereich arbeiten auf derselben Verfahrensgrundlage; Unterlagen, Entscheidungen und Fristen bleiben im Vorgang dokumentiert – auch wenn Personen wechseln.

Mit dem Portfolio mitwachsend

Neue Programme und Förderlinien lassen sich auf Basis bestehender Verfahrenslogiken aufsetzen – ohne jedes Mal neue Excel-Varianten, Nebenlisten oder Sonderprozesse aufbauen zu müssen.

„Wir haben lange versucht, unsere Programme mit Portalen, Listen und persönlichen Ablagen zu steuern. Erst als wir bei einer Prüfung mehrere Vorgänge rekonstruieren mussten, war klar: Wir brauchen ein Fachsystem, das die Vorgänge prüffähig führt – nicht nur eine bessere Dateiablage.“

– Geschäftsführung einer Forschungsvereinigung

So oder ähnlich erleben viele Erstzuwendungsempfänger den Schritt vom Rekonstruktionsmodus hin zu einem Fachsystem.

Ihr Nutzen in der Praxis

ProMeta macht Ihr Fördermittelmanagement verlässlich steuerbar – drei entscheidende Hebel

Fördermittelmanagement wird dann verlässlich steuerbar, wenn Verfahren nicht mehr „irgendwie organisiert“, sondern systematisch geführt werden. ProMeta setzt genau an diesen drei Punkten an.

Verfahrenslogik im System verankern

Zusammenhängende Verfahren statt gewachsener Einzelfalllösungen

Programme, Linien und Projekttypen werden als zusammenhängende Verfahren im System geführt – statt als gewachsene Einzellösungen aus Listen, Dateien und Nebenabläufen.

Rollen & Zuständigkeiten klar führen

Transparente Verantwortung statt informeller Abstimmung

Geschäftsstellen, Fachreferate, Projektleitungen, Gremien und Drittmittel-/Finanzbereich arbeiten in ProMeta auf derselben Grundlage – mit klar definierten Rollen, Rechten und Schritten.

Prüfbarkeit & Wachstum absichern

Mitwachsende Verfahren statt neuer Schattenprozesse

Unterlagenstände, Mittelverwendung, Entscheidungen und Fristen sind prüffähig dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Neue Programme oder geänderte Richtlinien setzen auf bestehenden Verfahrenslogiken auf – ohne neue Excel-Schattenprozesse.

ABGRENZUNG

Wann ProMeta die richtige Basis für Ihr Fördermittel‑ und Projektmanagement ist – und wann nicht

Fördermittel‑ und Projektmanagement kann sehr unterschiedlich organisiert sein – von stark formalisierten Förderverfahren mit Gremienentscheidungen bis zu eher einfachen Projektabläufen. ProMeta ist bewusst nicht für alle Szenarien gemacht.

Die folgende Einordnung hilft Ihnen, ProMeta sauber einzuordnen – bevor es um Details der Vorgangslogik geht.

ProMeta passt besonders gut, wenn …

Programme und Fördermaßnahmen als Verfahren geführt werden müssen – mit definierten Rollen, Prüfschritten, Fristen und Entscheidungsgremien.
mehrere Programme mit unterschiedlichen Regelwerken parallel laufen – ohne für jedes Programm neue Excel‑Listen oder Nebensysteme zu pflegen.
ein eindeutiger Vorgangs‑ und Unterlagenstand entscheidend ist – inkl. Versionen, Nachreichungen und nachvollziehbarer Entscheidungsgrundlage je Vorgang.
Begutachtungen und Prüfungen über mehrere Rollen oder Gremien laufen und Stellungnahmen strukturiert im Vorgang dokumentiert sein sollen.
Nebenbestimmungen, Bedingungen und Auflagen im Zusammenhang mit Entscheidungen und Vorgängen nachgehalten werden müssen.
Sie auskunftsfähig gegenüber Geschäftsführung, Gremien, Prüfstellen und Projektträger‑Portalen sein wollen – ohne Export‑, Such‑ und Rekonstruktionsaufwand über verschiedene Portale, Listen und Mails.
Sie Wert auf fachliche Einführung und laufende Begleitung legen – nicht nur auf die Bereitstellung einer Software.

Nicht im Fokus von ProMeta sind …

reine Antragssammel‑ oder Formularlösungen, die nur die Einreichung ermöglichen, aber keine durchgängige Verfahrens‑ und Prüflogik abbilden.
generische Ticket‑ oder Projektmanagement‑Tools, bei denen Förderfälle lediglich „Tasks“ sind – ohne prüffähige Historie und Entscheidungslauf.
reine Dateiablagen oder DMS‑Lösungen, bei denen vor allem die Dokumentenspeicherung im Vordergrund steht – nicht die Verfahrenslogik.
Abläufe mit sehr geringer Formalität, bei denen weder Fristen noch dokumentierte Prüf‑ und Entscheidungswege eine Rolle spielen.
Insellösungen pro Programm, wenn ausdrücklich keine einheitliche Verfahrenslogik und gemeinsame Auskunftsbasis gewünscht ist.

Wenn Sie Förderverfahren als prüffähige Vorgänge verstehen, die Rollen, Unterlagen, Fristen, Begutachtung und Entscheidungen im Zusammenhang führen müssen, ist ProMeta als Fachsystem genau dafür gemacht.

Dann lohnt sich der nächste Schritt: Ihre Verfahren dorthin bringen, wo sie hingehören – ins Fachsystem.

Vorgangslogik in der Praxis

Forschungsprojekte und Fördermittel in einer gemeinsamen Projekt‑ und Vorgangsakte führen.

Flexibel. Erweiterbar. Passgenau.

Statt Projektdaten, Mittelabrufe, Nachweise und Gremienentscheidungen getrennt zu verwalten, führt ProMeta alle relevanten Informationen je Fördervorhaben in einer durchgängigen Vorgangsakte zusammen.

Fördermittel & Finanzströme steuern

Finanzierungspläne, Mittelabrufe & Restmittel im Zusammenhang führen

Fördermittel, Eigenmittel und Drittmittel laufen oft über viele Tabellen und Versionen (Vorantrag, Antrag, Vertrag). In ProMeta werden Finanzierungspläne phasenbezogen aufgebaut, versioniert und projektscharf im Vorgang geführt – inklusive Kostengruppen, Einzelansätzen und Jahresverteilung.