Verband / Forschungsvereinigung
DECHEMA Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e.V.
Einführung einer Forschungsprojektverwaltungsplattform zurAdministration von öffentlich geförderten Forschungsprojekten
Kurzbeschreibung
Die DECHEMA stand vor der Herausforderung, zahlreiche IGF-Forschungsprojekte effizient zu koordinieren. Mit ProMeta werden heute Finanzierungspläne, Mittelanforderungen, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Automatisierte Workflows und einheitliche Strukturen reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich, erhöhen die Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern nachhaltig.
Ausgangssituation
Als führender Verband im Bereich der Forschungsvereinigungen entschloss sich die DECHEMA, ihre Verwaltung öffentlich geförderter Forschungsprojekte grundlegend zu modernisieren. Ziel war es, die Mitarbeiter von zeitintensiven Routineaufgaben zu entlasten und jederzeit einen aktuellen Überblick über finanzielle und inhaltliche Projektstände zu gewährleisten. Neben mehr Effizienz sollte vor allem Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Projektverwaltung verbessert werden.
Herausforderung
Die DECHEMA stand vor der Aufgabe, den hohen administrativen Aufwand in der Projektverwaltung deutlich zu senken und gleichzeitig den wachsenden Anforderungen öffentlicher Fördergeber gerecht zu werden. Zudem musste eine Lösung gefunden werden, die eine zentrale, strukturierte Übersicht über alle Projekte bietet und die Kommunikation zwischen internen Abteilungen und externen Partnern reibungslos unterstützt.
Ziele der Einführung der Softwarelösung
Die DECHEMA wollte ihre Forschungsprojektverwaltung effizienter und transparenter gestalten. Routineaufgaben sollten reduziert, Projektstände jederzeit verfügbar gemacht und die Zusammenarbeit zwischen internen Teams sowie externen Partnern verbessert werden.
01.
Optimierung der Verwaltung & Administration des IVFDie Verwaltung des gesamten Projektportfolios sollte effizienter und fehlerfreier gestaltet werden, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.
02.
Optimierung der Administration für geförderte Projekte und PersonenDie Software sollte es ermöglichen, alle relevanten Daten zu Projekten, Forschern und Förderbedingungen in einer zentralen, einfach zugänglichen Plattform zu verwalten.
03.
Optimierung des Finanzreportings und der FinanzprognosenDie Plattform sollte eine präzise und aktuelle Finanzübersicht über alle Projekte bieten, einschließlich der Erstellung von Finanzreports und der Nachverfolgung von Budgetänderungen.
Die Lösung mit ProMeta
Durch die Einführung von ProMeta hat die DECHEMA ihre Forschungsprojektverwaltung konsequent digitalisiert. Alle relevanten Informationen – von der Antragstellung über Finanzierungspläne und Berichtswesen bis hin zu Mittelabrufen und Abschlussdokumentationen – sind nun zentral gebündelt. Prozesse wurden standardisiert, Medienbrüche vermieden und die Zusammenarbeit spürbar erleichtert. So gewinnt die Projektabwicklung deutlich an Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
01.
Einführung einer zentralen, webbasierten Plattform zur Projektadministration
02.
Einheitliche Abbildung von Prozessen für alle geförderten Forschungsprojekte
03.
Automatisierte Unterstützung bei Routineaufgaben und Fristenkontrolle
04.
Transparente Dokumentation finanzieller und inhaltlicher Projektstände
05.
Zentrale Bereitstellung von Unterlagen und Informationen für alle Beteiligten
06.
Verbesserte Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern und Projektpartnern
Ergebnisse
Durch die Einführung der Forschungsprojektverwaltungsplattform konnten die Mitarbeitenden der DECHEMA deutlich entlastet werden. Routineaufgaben laufen nun automatisiert ab, während finanzielle und inhaltliche Projektstände jederzeit aktuell abrufbar sind. Alle Vorgänge werden transparent dokumentiert, wodurch die Nachvollziehbarkeit und Qualität der Projektverwaltung erheblich verbessert wurden. Zudem sorgt die einheitliche Abbildung der Prozesse für mehr Effizienz und eine professionelle Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern und Projektpartnern.
Reduktion des administrativen Aufwands
Routinevorgänge wie die Nachverfolgung von Fristen, die Erstellung von Berichten und die Verwaltung von Mittelabrufen wurden automatisiert, was den administrativen Aufwand erheblich reduzierte.
Effizienteres Finanzmanagement
Durch die detaillierte Abbildung von Mittelanforderungen und -abrufen sowie die Versionierung der Finanzpläne konnte das Finanzreporting präziser und zeiteffizienter gestaltet werden.
Verbesserte Transparenz
Alle relevanten Daten und Informationen sind nun jederzeit für alle Projektbeteiligten zugänglich. Dies führt zu einer besseren Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der Projekte.
Verwaltung von Projektstammdaten:
Alle relevanten Informationen werden über den gesamten Projektverlauf hinweg in einem System gebündelt.
Schnellere und einfachere Nachweiserstellung
Die Möglichkeit zur Online-Einreichung von Nachweisen hat die Prozesse zur Berichterstattung und Mittelanforderung vereinfacht und beschleunigt.
Fazit
Mit ProMeta verfügt die DECHEMA über eine leistungsfähige Plattform zur digitalen Verwaltung ihrer Forschungsprojekte. Die Software entlastet die Mitarbeiter von administrativen Routinetätigkeiten, schafft Transparenz für alle Beteiligten und stellt sicher, dass Fördergeber und Projektpartner jederzeit einen nachvollziehbaren Überblick über den Projektfortschritt haben. Damit wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Qualität und Verlässlichkeit der Forschungsprojektverwaltung nachhaltig verbessert.
Über den Kunden
Die DECHEMA Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e. V. ist ein gemeinnütziger Fachverband mit Sitz in Frankfurt am Main. Sie vernetzt Wissenschaft, Wirtschaft und Politik in den Bereichen Chemische Technik, Verfahrenstechnik und Biotechnologie. Mit über 5.800 Mitgliedern bietet die DECHEMA eine Plattform für interdisziplinären Austausch, fördert den Technologietransfer und koordiniert zahlreiche öffentlich geförderte Forschungsprojekte.
Was der Kunde berichtet
Die Forschungsprojektverwaltungsplattform hat unsere Administration von öffentlich geförderten Projekten enorm vereinfacht. Durch die benutzerfreundliche Oberfläche und die effizienten Funktionen zur Projektverfolgung, Budgetverwaltung und Dokumentation können wir alle relevanten Informationen zentral und transparent verwalten. Besonders beeindruckend ist die nahtlose Integration mit den Anforderungen der Förderorganisationen, was den Antrags- und Berichtswesenprozess erheblich beschleunigt. Die Plattform ermöglicht eine präzise Überwachung von Fördermitteln und Mittelbestand, Fristen und Ausgaben und hilft uns, die Verwaltungskosten deutlich zu reduzieren. Dank dieser Lösung können wir uns stärker auf unser Tagesgeschäft konzentrieren und die administrativen Aufgaben mühelos meistern.
Dr. Andreas FörsterDECHEMA e.V., Geschäftsführer
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