Bilden Sie den gesamten Prozess einer Ausschreibung von der Planung über die Freigabe über die Veröffentlichung bis zur Projektvergabe ab – inklusive Beschreibung der Fördermaßnahmen, Richtlinien und Voraussetzungen – Schritt für Schritt ab.

Versehen Sie jede Ihrer Fördermaßnahmen mit einem geplanten Budget und ordnen Sie, basierend auf dem Finanzierungsbedarf der Projektanträge, die Finanzierungen einfach zu.

Neben den Budgets legen Sie auch Fristen – zum Beispiel für Antragseingänge - einfach in der Software fest. Darüber hinaus lassen sich sämtliche Prozessvorgänge nach Ihren Wünschen individuell in ProMeta anpassen.

Stellen Sie standardisierte Formulare für Antragstellende bereit, die digital ausgefüllt und eingereicht werden können – ohne Medienbrüche.

Publizieren Sie Ausschreibungen online, binden Sie externe Informationsquellen ein und sorgen Sie so für maximale Reichweite bei den passenden Zielgruppen.

Überprüfen Sie Vollständigkeit, formale Kriterien und Pflichtfelder automatisiert, bevor Anträge in den Entscheidungsprozess weitergeleitet werden. Führen Sie die formale Prüfung von (Vor-)Anträgen anhand von Checklisten durch – das Tool dokumentiert Status und Ergebnisse automatisch.

Hinterlegen Sie Bewertungsstufen, Checklisten und Scoring-Systeme für eine faire und einheitliche Beurteilung. ProMeta unterstützt Sie in jedem Schritt des Bewerbungs- und Entscheidungsprozesses durch interne Statusverwaltung, Prüf- und Checklisten. Passen Sie den Begutachtungs- und Auswahlprozess flexibel an Ihre individuellen Abläufe an.

Laden Sie externe Expert:innen digital ein, vergeben Sie passende Rollen und sammeln Sie alle Gutachten zentral im System. Binden Sie externe Gutachtende einfach auf der Plattform ein – mit direktem Zugriff auf alle review-relevanten Dokumente, der Möglichkeit, schriftliche Begutachtungen online zu erfassen und diese direkt bei Ihnen einzureichen.

Schließen Sie den Begutachtung- und Auswahlprozess ab, indem Sie die Zuwendungsbescheide und Verträge erstellen und die Antragstellende über eine Förderzusage informieren. Die erfolgreichen Anträge gehen durch den Vertragsschluss formal in ein Förderfall Projekt über, welches nun durchgeführt wird.

Legen Sie Finanzierungspläne pro Programm oder Projekt an, inklusive Kostenarten, Förderquoten und Budgetzuweisungen.

Planen Sie Budgets über mehrere Jahre hinweg und dokumentieren Sie Anpassungen lückenlos.

Sorgen Sie mit ProMeta dafür, alle relevanten Finanzierungspläne, wie beantragte und bewilligte Mittel oder aktuelles Fördervolumen, sicher zu archivieren sowie wichtige Unterlagen, wie Anträge, Förderzusagen und Verträge, direkt den Plänen zuzuordnen. Jede Anpassung am Finanzierungsplan wird automatisch dokumentiert – transparent und jederzeit nachvollziehbar.

Zuwendungsempfänger stellen Änderungsanträge – etwa zu Budget (Mittelverschiebungen oder Aufstockungen), Laufzeit oder Projektparametern – direkt digital. Die Anträge durchlaufen strukturierte Prüf- und Genehmigungsprozesse bei Projektträgern oder Zuwendungsgebern. Alle Entscheidungen werden nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher archiviert.

Erfassen Sie Zahlungsanforderungen sowie Bankverbindungen für die Auszahlung und bearbeiten Sie sie mehrstufig inklusive Freigabeprozessen und Erinnerungsfunktionen.

Generieren Sie in der Software vorausgefüllte Belege sowie automatische Prüfbelege, nutzen Sie die digitale Ablage und Archivierung und verbinden Sie ProMeta mit einer Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem.

Erinnern Sie Projektpartner automatisiert an die Abgabe von jährlichen Sachberichten und Verwendungsverweisen sowie über Abschlussberichten.

Überwachen Sie über eine integrierte Statusverwaltung den Fortschritt, inklusive einem mehrstufigen Erinnerungs- und Mahnverfahren bei Verspätungen.

Fordern Sie von den Projektpartnern die Sach- und Abschlussberichte sowie die Verwendungsnachweise an. Lassen Sie diese direkt sicher von den verantwortlichen Personen im Projekt als Dokumente ablegen oder noch besser, direkt über Online-Eingabeformulare ausfüllen. Mit einer integrierten Statusübersicht behalten Sie den Überblick.

Prüfen Sie Berichte und Nachweise mit der Hilfe von ProMeta in einem Prozess, bei dem die Prüfung anhand von instrumentenabhängigen Prüflisten dokumentiert wird. Legen Sie die Deadline für die Prüfung der Berichte und Nachweise fest und versenden Sie automatisch Erinnerungen bei Fälligkeiten.

Schließen Sie den Zwischen- bzw. Schlussnachweis ab, indem Sie sich nach erfolgreicher Prüfung aller projektrelevanten Berichte und Nachweise automatisch einen Abschluss-Prüfungsbeleg erstellen lassen und diesen zur Dokumentation archivieren.