Speziell für Forschungseinrichtungen & Forschungsinstitutionen
ProMeta – Fördermittel-
management & Forschungsprojektverwaltung für Forschungseinrichtungen
ProMeta – Förder-
mittelmanagement & Forschungs-
projektverwaltung
Forschungsprojekte, Fördermittel, Mittelabrufe, Nachweise und Berichte zentral & digital steuern
- Effiziente Antrags-Planung
- Finanzielle Überwachung der Fördermittel
- Ausgaben, Belege, Verträge und Projektdokumente digital erfassen und verwalten
- Schnittstellen zu Projektträgern (in Entwicklung) für reibungslose Datenflüsse
Der Service & Support ist äußerst schnell und zuverlässig, wir sind damit sehr zufrieden.
Die hervorragende Individualisierungs-Möglichkeiten, die gute Darstellung von mehrschrittige
Workflows sowie der ausgezeichneter Support sprechen für ProMeta und infotraX.
Prof. Dr. Wilfried Saxler
Institut für Werkzeug- und Fertigungstechnik, Professor für Werkzeugmaschinen und Fertigungsverfahren
Wir sind mit der Softwarelösung ProMeta für unser Institut sehr zufrieden.
ProMeta ist für uns ein wertvolles Hilfsmittel für die Kommunikation und den Austausch von Informationen zwischen unseren Mitarbeitern, Hilfskräften, Abschlussarbeitern und externen Partnern. Besonders hervorzuheben ist die Dokumentenverwaltung, die eine einheitliche und strukturierte Datei-Ablage ermöglicht. Dies hat unseren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestaltet.
Darüber hinaus haben sich viele lästige Routinevorgänge dank der Unterstützung durch ProMeta erheblich vereinfacht. Die Software hilft uns dabei, Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu minimieren. Ein weiterer großer Vorteil ist die Anpassbarkeit der Lösung an unsere spezifischen Anforderungen, wodurch sie flexibel auf die Bedürfnisse unserer verschiedenen Arbeitsweisen und Projekte eingeht.
Besonders nützlich sind auch die automatisierten Workflows und Erinnerungen, die uns helfen, wichtige Fristen und Aufgaben immer im Blick zu behalten. Insgesamt hat ProMeta einen bedeutenden Mehrwert für unser Institut und wir können die Lösung nur weiterempfehlen.
Nicole Zemmin
Rheinische Fachhochschule Köln, Teamassistentin
Leiter der Forschungsförderung
Die digitale Plattform ProMeta hat uns im Rahmen des Verbundprojekts Präzigen sehr unterstützt.
Besonders der Austausch von Dokumenten verlief schnell und effizient. Alle relevanten Dateien konnten problemlos hochgeladen, geteilt und abgerufen werden, was den Arbeitsprozess deutlich vereinfacht hat.
Die Kommunikation mit den Projektbeteiligten war ebenfalls sehr gut organisiert. Dank der integrierten Kommunikationsfunktionen konnten wir zeitnah und strukturiert Informationen austauschen und Abstimmungen durchführen, ohne auf externe Kommunikationskanäle angewiesen zu sein.
Ein weiteres Highlight war die transparente Darstellung des finanziellen Stands des Projekts. Die übersichtliche Darstellung der Ausgaben und Budgetübersicht ermöglichte es uns, jederzeit den aktuellen Stand der Finanzen zu überprüfen und gegebenenfalls schnell Anpassungen vorzunehmen.
Insgesamt waren wir mit der Nutzung der Plattform ProMeta für die Durchführung des Verbundprojekts sehr zufrieden und können diese für ähnliche Projekte nur empfehlen.
Tobias Schwanekamp
Projektleiter Präzigen
Was Forschungseinrichtungen brauchen, um Fördermittel und Forschungsprojekte erfolgreich zu managen
Digitale Lösungen, die Anträge, Bewilligungen, Mittelabrufe und Nachweise in klaren Prozessen bündeln – transparent, effizient und regelkonform.
Finanzmanagement
Einnahmen, Ausgaben und Belege digital erfassen, prüfen und revisionssicher dokumentieren.
Antrag & Abstimmung
Förderanträge effizient erstellen, Projektpartner koordinieren und Schnittstellen zu Projektträgern nutzen.
Dokumente & Verträge
Bewilligungen, Verträge und Nachweise zentral verwalten – transparent und jederzeit abrufbar.
Die Lösungen
ProMeta – die digitale Plattform für Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung in Forschungseinrichtungen
Praxisnah. Durchdacht. Für Forschungsinstitutionen und komplexe Förderprozesse gemacht.
Was bietet die ProMeta Software für Ihr Fördermittelmanagement?
Mit ProMeta steuern Sie Forschungsprojekte und Fördermittel ganzheitlich – von Antrag und Vertrag bis zur Mittelverwendung und Nachweisführung. Einnahmen, Ausgaben und Belege werden digital erfasst, Nachweise revisionssicher abgelegt und Berichte automatisch erstellt.
Vorlagen, Checklisten und geplante Schnittstellen zu Projektträgern unterstützen Forschungseinrichtungen bei der Antragstellung und sorgen für transparente, regelkonforme Prozesse.
Alles in einer Plattform – für effiziente Projektverwaltung und sicheres Drittmittelmanagement.
Entdecken Sie ProMeta in einer individuellen Produktvorstellung und sehen Sie, wie Ihre Forschungsprojekte und Fördermittelprozesse digital, effizient und transparent werden.
Vorteile
Effiziente Drittmittelverwaltung – darum setzen Forschungseinrichtungen auf ProMeta
ProMeta vereinfacht komplexe Prozesse, sichert Nachweise ab und unterstützt internationale Zusammenarbeit –
alles in einer zentralen, transparenten und revisionssicheren Plattform.
Effizienz durch digitale Workflows
Weniger Aufwand, mehr Zeit für Forschung.
Automatisierte Prozesse und Erinnerungsfunktionen reduzieren Verwaltungsaufwand und sorgen dafür, dass Fristen, Anträge und Nachweise zuverlässig eingehalten werden.
Compliance & Rechtssicherheit
Alle Vorgaben zuverlässig erfüllen.
Revisionssichere Ablage, DSGVO-konformes Hosting in Deutschland und ein differenziertes Rollen- & Rechtekonzept gewährleisten höchste Datensicherheit und Rechtskonformität.
Transparente Zusammenarbeit
Gemeinsam besser arbeiten.
Projektpartner, Fördergeber und interne Teams nutzen eine gemeinsame Plattform – mit klar geregelten Zugriffsrechten und lückenloser Dokumentation für maximale Transparenz.
ProMeta im Einsatz bei Forschungseinrichtungen, Verbänden und Organisationen
Forschungsorganisationen, Verbände und Fördermittelgeber vertrauen auf ProMeta –
die Plattform für Fördermittelmanagement, Forschungsprojektverwaltung sowie digitales Gremien- und Sitzungsmanagement.
Module
Module für ein effizientes & transparentes Fördermittel- und Forschungsprojektmanagement
ProMeta bietet Forschungseinrichtungen eine modulare Plattform, die alle Phasen der Drittmittel- und Projektverwaltung abbildet – von der Antragstellung bis zur Nachweisführung.
Projektmanagement & Statusverwaltung
Alle Projekte im Blick behalten.
ProMeta ermöglicht die zentrale Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten. Aufgaben, Fristen und Fortschritte werden transparent dokumentiert, sodass Ressourcen optimal genutzt und Verzögerungen vermieden werden.
Alle Forschungsprojekte zentral mit Status, Verantwortlichkeiten und Fortschritt darstellen.
Vom Antrag bis zum Abschlussbericht wird der gesamte Projektverlauf digital dokumentiert und nachvollziehbar gesteuert.
Verwalten Sie beteiligte Personen, Rollen und Kapazitäten transparent innerhalb eines Projekts.
Sehen Sie jederzeit, welche Projektberichte eingereicht, geprüft oder noch offen sind.
Alle Beteiligten können direkt im System Rückmeldungen geben und auf Dokumente reagieren. So bleiben Abstimmungen nachvollziehbar dokumentiert und Missverständnisse werden reduziert.
Kontrollieren Sie, wer auf welche Funktionen und Daten zugreifen kann, indem Sie Benutzerrollen und individuelle Berechtigungen festlegen. So bleibt Ihre Plattform sicher und organisiert.
Erfassen Sie Förderanträge vollständig digital und behalten Sie jederzeit den Überblick über Status, Fristen und beteiligte Personen.
Nutzen Sie anpassbare Vorlagen, die sich flexibel an verschiedene Förderprogramme anpassen lassen.
Der gesamte Antragsprozess – von der Erstellung über die Prüfung bis zur Einreichung – läuft über klar definierte digitale Workflows.
Standardisierte Vorlagen und Checklisten unterstützen Forschungseinrichtungen bei der fehlerfreien Antragsausarbeitung.
Alle eingereichten Anträge und Unterlagen werden automatisch protokolliert und gespeichert.
Anträge können jederzeit nach Status oder Fälligkeit gefiltert werden, Erinnerungen verhindern Fristversäumnisse.
Antragserstellung und -management
Digitale Workflows für Förderanträge.
Erstellen, prüfen und verwalten Sie Anträge vollständig digital. Standardisierte Vorlagen, Checklisten und automatisierte Abläufe erleichtern die Einreichung und beschleunigen Genehmigungsprozesse.
Budget- und Finanzmanagement
Mittel effizient zuweisen und überwachen.
Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und Ausgaben. ProMeta unterstützt die Zuweisung von Fördermitteln, den automatisierten Abgleich mit Zahlungen und eine transparente Mittelverwendungsnachweisführung.
Weisen Sie Drittmittel und Fördermittel klar definierten Projekten zu und dokumentieren Sie alle Finanzströme nachvollziehbar.
Behalten Sie jederzeit den Überblick über geplante Budgets und tatsächliche Ausgaben – Abweichungen werden sofort sichtbar.
Sofortige Prüfung, ob Ausgaben mit dem festgelegten Budget übereinstimmen – für eine lückenlose Kontrolle und Planungssicherheit.
Erfassen Sie alle Ausgaben, Belege und Nachweise zentral und revisionssicher – für maximale Transparenz in der Mittelverwendung.
Finanzberichte und Mittelverwendungsnachweise können direkt aus dem System erstellt und für Fördermittelgeber exportiert werden.
Alle Einnahmen, Ausgaben und Belege werden automatisch für Mittelverwendungsnachweise zusammengeführt und prüfungssicher abgelegt.
Übersichtliche Anzeige, welche Berichte eingereicht, geprüft oder noch offen sind – inklusive Erinnerungsfunktionen.
Nutzen Sie hinterlegte Vorlagen (z. B. BMBF, DFG, EU), um Berichte konsistent und fördergeberkonform zu erstellen.
Finanz- und Projektberichte können direkt aus dem System generiert und für interne wie externe Prüfungen exportiert werden.
Alle Nachweise und Berichte werden automatisch versioniert und bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Nachweis- & Berichtspflichten
Pflichtberichte für Fördergeber digital, strukturiert und revisionssicher erfüllen und verwalten.
Ob Zwischen- oder Abschlussberichte: ProMeta erstellt Nachweise automatisch aus den erfassten Daten, führt Belege und Ausgaben zusammen und exportiert die Berichte im Format der Fördergeber.
Dokumentenmanagement
Wichtige Dokumente sicher verwalten.
Von Verträgen über Bewilligungen bis zu Forschungsberichten – alle Dokumente werden zentral abgelegt, versioniert und mit differenzierten Rechten freigegeben. So ist jederzeit klar, wer worauf Zugriff hat.
Alle relevanten Projektdokumente wie Verträge, Bewilligungen, Nachweise und Belege werden in einer strukturierten, zentralen Ablage verwaltet.
Jede Änderung wird automatisch protokolliert und versioniert – so sind Dokumente jederzeit nachvollziehbar.
Standardisierte Vorlagen für Verträge, Bewilligungen oder Berichte reduzieren den Aufwand und sorgen für Einheitlichkeit.
Dokumente können kontrolliert freigegeben werden – mit klaren Rollen und Rechten für interne und externe Partner.
Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert und sind jederzeit für Prüfungen und Audits verfügbar.
Erstellen Sie Finanz- und Projektberichte direkt aus den erfassten Daten – revisionssicher und jederzeit abrufbar.
Berichte können flexibel exportiert und für interne Analysen oder externe Prüfungen genutzt werden.
Vordefinierte Workflows für die Erstellung, Prüfung und Einreichung von Zwischen- und Abschlussberichten.
Spezielle Prüfberichte für interne und externe Audits mit vollständiger Dokumentation aller Änderungen und Freigaben.
Berichtswesen & Analyse
Transparenz durch Zahlen und Auswertungen.
Dashboards und Kennzahlen machen Fortschritte sichtbar. Finanz- und Projektdaten lassen sich analysieren, vergleichen und exportieren – für fundierte Entscheidungen und effiziente Steuerung.
Zahlungsmanagement
Zahlungsflüsse digital dokumentieren.
Alle Mittelabrufe, Ausgaben und Rückzahlungen werden zentral erfasst. Prüf- und Freigabeprozesse sichern die korrekte Verwendung ab, Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung sorgen für konsistente Daten.
Alle Zahlungsflüsse im Zusammenhang mit Drittmitteln und Fördermitteln werden zentral dokumentiert und gesteuert.
Ausgaben und Belege werden automatisch Projekten zugeordnet und revisionssicher geprüft.
Mehrstufige Workflows ermöglichen eine transparente Prüfung und Freigabe von Zahlungsanträgen.
Fördermittelabrufe, Rückzahlungen und Änderungsanträge können digital beantragt, geprüft und freigegeben werden.
Zahlungen werden automatisch mit geplanten Budgets und genehmigten Mittelzuweisungen abgeglichen.
Zahlungsdaten lassen sich direkt mit Ihrer Finanzbuchhaltung synchronisieren – für weniger manuelle Eingaben, konsistente Daten und eine sichere Abstimmung von Ausgaben und Belegen.
Vernetzen Sie Ihre Finanz-, Buchhaltungs- und CRM-Systeme für einen nahtlosen und effizienten Informationsaustausch. So werden Daten automatisch aktualisiert und Arbeitsabläufe optimiert.
Automatisierte Synchronisation stellt sicher, dass Daten konsistent bleiben und nicht mehrfach erfasst werden müssen.
Künftige Schnittstellen zu Projektträgern ermöglichen die digitale Übermittlung von Mittelabrufen, Nachweisen und Änderungsanträgen.
Integrationen & Schnittstellen
Nahtlose Anbindung an Ihre Systeme.
ProMeta integriert sich flexibel in Ihre bestehende IT-Landschaft – von Finanzbuchhaltung über CRM bis zu Projektträgerportalen (in Entwicklung). Offene APIs ermöglichen individuelle Erweiterungen.
Automatisierte Dokumentation und Nachweispflichten
Unsere Software sorgt für eine lückenlose und automatische Dokumentation aller Ausgaben, Mittelverwendungen und Ergebnisse. So erfüllen Sie problemlos die Anforderungen der Fördergeber und vereinfachen Prüfungen.
Fristenmanagement und Erinnerungsfunktionen
Verwalten Sie Fristen für Anträge, Berichterstattung und Ausgabenabrechnungen mühelos. Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen stellen sicher, dass Sie keine wichtigen Termine verpassen.
Zentrale und transparente Projektübersicht
Alle Ihre Projekte und Mittel werden an einem Ort zusammengeführt und in Echtzeit überwacht. Sie erhalten eine vollständige Transparenz über den Fortschritt Ihrer Projekte und die Mittelverwendung – für eine effiziente Verwaltung.
Zugriffs- und Berechtigungsmanagement
Definierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen auf sensible Daten, Projekte, Auswertungen und Dokumente zugreifen können. Dies erhöht die Sicherheit und schützt Ihre Informationen.
Budget- und Mittelverteilung
Behalten Sie den Überblick über Ihre Mittel und verteilen Sie Ihr Budget effizient auf verschiedene Projekte. So stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben den Vorgaben entsprechen und das Budget optimal genutzt wird.
Fallstudien
Fallstudien: Erfolgreiches Fördermittelmanagement & Forschungsprojektverwaltung
mit ProMeta
So setzen Forschungseinrichtungen und wissenschaftliche Vereinigungen ProMeta für Drittmittel, Projekte und Nachweise ein.
Unsere Fallstudien zeigen, wie ProMeta Forschungseinrichtungen dabei unterstützt, Drittmittel und Projekte effizient zu steuern, Nachweise revisionssicher zu verwalten und die Zusammenarbeit mit Fördergebern zu vereinfachen.
Forschungsverbundprojekt "Präzigen"
Effizientes Management eines komplexen Forschungsverbundes mit ProMeta
Ausgangssituation
Der Forschungsverbund PräZIGEN vereinte verschiedene Partnerinstitutionen, die gemeinsam Drittmittelprojekte, öffentlich geförderte Forschungsarbeiten und internationale Kooperationen umsetzen. Die zentrale Herausforderung lag darin, heterogene Strukturen, Projektarten und Dokumentenflüsse in einer Plattform zusammenzuführen und eine effiziente Zusammenarbeit über Institutionsgrenzen hinweg zu ermöglichen.
Lösung mit ProMeta
Ergebnis
Instituts für Werkzeug- und Fertigungstechnik iWFT der RFH Köln
Aufbau eines Forschungs-Informationssystem für komplexe Strukturen und internationale Zusammenarbeit
Ausgangssituation
Das Institut stand vor der Herausforderung, ein System zur Verwaltung von Forschungsdaten, Drittmittelprojekten und internationalen Kooperationen aufzubauen. Ziel war es, die komplexe Institutsstruktur mit Forschungsgebieten, Projekten und Arbeitsgruppen digital abzubilden und die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg effizient zu gestalten.
Lösung mit ProMeta
Ein besonderes Highlight ist die Unterstützung der Betreuung von Abschlussarbeiten: Automatisierte Workflows für Zielstellungen, Zwischenberichte und finale Einreichungen vereinfachen den gesamten Prozess. Internationale Partner können dank Mehrsprachigkeit und flexibler Rechteverwaltung nahtlos eingebunden werden.
Ergebnis
Der Prozess – in 3 Schritten zum Erfolg mit ProMeta.
Von der Planung bis zur Nutzung – wir begleiten Ihre Forschungseinrichtung sicher durch die Einführung unserer Software für Fördermittelmanagement und Forschungsprojekte.
1. Planung
Wir bereiten gemeinsam den Projektstart vor und schaffen eine klare Grundlage für die Einführung.
- Projektborbereitung & Kick-Off
- Analyse Ihrer Anforderungen
- Konzeption passender Workflows
2. Softwareeinführung
Wir konfigurieren ProMeta nach Ihren individuellen Bedürfnissen – transparent, strukturiert und effizient.
- Spezifikation & Anpassung
- Entwicklung & Konfiguration
- Testphase mit Feedbackschleifen
3. Inbetriebnahme & Nutzung
Wir sorgen für einen reibungslosen Start und stehen Ihnen auch langfristig zur Seite.
- Produktivstart Go-Live
- Persönlicher Support
- Kontinuierliche Optimierung
Entdecken Sie ProMeta – die Software
für digitales Fördermittel- und Forschungsprojektmanagement
ProMeta bündelt Fördermittelverwaltung, Drittmittelprojekte und Forschungsdaten in einer zentralen Plattform. Antragstellung, Budgets, Nachweise und Dokumente werden digital, transparent und revisionssicher gesteuert.
Nutzen Sie die Gelegenheit, unsere Lösung kennenzulernen und zu sehen, wie ProMeta Ihre Forschungsprojektverwaltung vereinfacht.
DSGVO-konform & Hosting in Deutschland
Rollen- & Rechtekonzept, revisionssichere Ablage
Zugeschnitten für Forschungseinrichtungen & Forschungsinstitute
Häufig gestellte
Fragen.
ProMeta unterstützt Forschungseinrichtungen dabei, Fördermittel, Drittmittelprojekte und Forschungsdaten effizient zu verwalten. Durch digitale Workflows reduzieren Sie Verwaltungsaufwand, erfüllen Nachweis- und Berichtspflichten revisionssicher und behalten Budgets, Fristen und Dokumente jederzeit im Blick. Zudem erleichtert ProMeta die Zusammenarbeit mit Projektträgern, Fördergebern und internationalen Partnern – alles auf einer zentralen Plattform.
ProMeta richtet sich speziell an Forschungseinrichtungen, Projektträger, Stiftungen und Förderinstitutionen, die Drittmittelprojekte, Nachweise und internationale Kooperationen effizient verwalten möchten.
Ja. ProMeta führt Einnahmen, Ausgaben und Belege automatisch zusammen und generiert Zwischen- und Abschlussberichte im Format der Fördergeber (z. B. BMBF, DFG, EU).
Schnittstellen zu Projektträgern sind in Entwicklung. Bereits heute lassen sich Finanzbuchhaltung, CRM-Systeme und Dokumentenablagen anbinden – für konsistente Daten und weniger manuelle Arbeit.
Ja, die Software ist flexibel und kann an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden. Sie können Benutzerrollen festlegen, bestimmte Funktionen aktivieren oder deaktivieren und die Software nach den Besonderheiten Ihrer Projekte konfigurieren.
Ja. ProMeta wird ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben, erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und bietet ein differenziertes Rollen- & Rechtekonzept sowie revisionssichere Ablage.
Die Einführungszeit hängt vom Umfang der Module ab. Typischerweise erfolgt die Implementierung in wenigen Wochen – inklusive Schulung, Datenmigration und individueller Anpassungen.
Die Kosten hängen von Nutzeranzahl, Modulen und Integrationen ab. Wir bieten skalierbare Lizenzmodelle – abgestimmt auf die Größe und Anforderungen Ihrer Einrichtung. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Unser Team beantwortet gerne Ihre individuellen Anliegen. Ob es um Drittmittelverwaltung, Nachweisführung oder Schnittstellen zu Ihren Systemen geht – wir unterstützen Sie persönlich.
Kontaktieren Sie uns für eine Produktvorstellung und erfahren Sie, wie ProMeta Ihre Einrichtung optimal unterstützt.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Fördermittelverwaltung und Forschungsprojekte digital und effizient gestalten.
Vereinbaren Sie jetzt Ihre persönliche Produktvorstellung.
Ich freue mich auf Ihre Anfrage und stehe Ihnen persönlich für Fragen, Beratung und eine Produktvorstellung zur Verfügung.