Speziell für Förderempfänger, Forschungsvereinigungen & Erstzuwendungsempfänger

ProMeta – Software für Forschungsprojekte & Fördermittel

Förderprojekte, Anträge, Mittelabrufe, Nachweise & Berichte zentral & digital verwalten.

  • Projekte unterschiedlicher Programme in einer Plattform steuern
  • Finanzierungspläne & Restmittel jederzeit im Blick behalten
  • Nachweise & Berichte digital einholen und weiterleiten
  • Fristen- & Terminmanagement mit Erinnerungen absichern
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Überblick

Weniger Aufwand, mehr Transparenz – mit ProMeta Fördermittelmanagement einfach meistern

Komplexität raus, Überblick rein – Forschungsprojekte und Fördermittel zentral steuern

Unterschiedliche Zuwendungsgeber, Formate und Fristen machen Fördermittelmanagement aufwendig. Nachweise und Berichte werden oft dezentral gesammelt. Es fehlen Transparenz, Fristensicherheit und eine einheitliche Datenbasis.

 

Typische Herausforderungen im Fördermittelmanagement und in der Forschungsprojektverwaltung:

  • Vorgaben und Fristen je Programm unterscheiden sich deutlich
  • Dezentrale Ablagen für Finanzdaten, Abrufe und Nachweise
  • Manuelle Prozesse bei Anforderung, Prüfung und Weiterleitung
  • Intransparenter Projektstatus (Antrag, Förderung, Abschluss)
  • Fehler- & Verzögerungsrisiken durch fehlende Übersicht

Fazit:

Eine zentrale, digitale Lösung schafft Transparenz, reduziert Aufwand und macht Fristen verlässlich.

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DIE LÖSUNG

Die Lösung: ProMeta – Ihre Software für Forschungsprojektverwaltung & Fördermittelmanagement

Eine Plattform für Forschungsvereinigungen & Erstzuwendungsempfänger – effizient, transparent und anpassbar

ProMeta bündelt Projekte, Finanzen & Nachweise in einer zentralen Lösung

ProMeta vereint alle zentralen Aufgaben in einer Plattform: Projekte steuern, Finanzierungspläne und Mittelabrufe überwachen, Nachweise und Berichte sammeln sowie Transparenz für Geschäftsstelle, Mitglieder und Forschungsabteilungen schaffen.

Sichern Sie sich Ihre individuelle Produktvorstellung und entdecken Sie, wie ProMeta Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger unterstützt.

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Vorteile

Ihre Vorteile im Fördermittelmanagement mit ProMeta

So unterstützt unsere Software Forschungsvereinigungen & Erstzuwendungsempfänger bei der digitalen Forschungsprojektverwaltung.

ProMeta live erleben

Erleben Sie ProMeta live in Aktion und entdecken Sie, wie Förderprozesse strukturiert, wirkungsvoll und nachvollziehbar gestaltet werden können.

Vereinbaren Sie jetzt Ihre persönliche Produktvorstellung und lernen Sie die Vorteile unserer Plattform kennen.

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Effizienzsteigerung & Zeitersparnis

Weniger Aufwand durch zentrale Verwaltung in der digitalen Forschungsprojektverwaltung.

 

ProMeta vereint alle Fördermittel- und Projektdaten an einem Ort. Automatisierte Prozesse wie Fristenmanagement, Dokumentation und Berichtswesen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich, sparen wertvolle Zeit und minimieren Fehlerquellen.

Transparenz & Nachvollziehbarkeit

Alle Projektdaten im Fördermittelmanagement jederzeit einsehbar und lückenlos dokumentiert.

 

Mit ProMeta haben Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger jederzeit Zugriff auf alle Daten und Fortschritte. Die Plattform sorgt für eine vollständige Nachvollziehbarkeit – sowohl intern als auch gegenüber Fördergebern – und erfüllt höchste Anforderungen an Transparenz.

Bessere Kontrolle & Planung

Budgets und Fördermittel in der digitalen Projektverwaltung auf einen Blick.

 

ProMeta bietet eine einheitliche Plattform für Mittelverwendung, Budgets und Projektfortschritte. So lassen sich Fördermittel gezielt steuern, Projekte effizient planen und Änderungen schnell nachvollziehen – für mehr Sicherheit in der Planung und Durchführung.

ProMeta im Einsatz bei Verbänden, Einrichtungen und Forschungsorganisationen

ProMeta unterstützt Forschungsvereinigungen, öffentliche Einrichtungen, Verbände und Organisationen gleichermaßen. Unsere Software vereint Fördermittelmanagement, digitale Forschungsprojektverwaltung sowie Gremien- und Sitzungsmanagement in einer Plattform – praxisbewährt und zukunftssicher.

Module

Module für ein effizientes & transparentes
Fördermittel- und Forschungsprojektmanagement

ProMeta unterstützt Forschungsvereinigungen mit einer modularen Plattform, die alle Phasen der Fördermittel- und Projektverwaltung abbildet – von Finanzierungsplänen und Mittelabrufen bis zu Nachweisen, Fristen und Berichten.

Fördermittel- & Finanzmanagement

Mit ProMeta planen und verwalten Forschungsvereinigungen ihre Fördermittel zentral und transparent.

So behalten Sie Budgets, Mittelabrufe und Restmittel jederzeit im Blick.

Erstellen Sie Finanzierungspläne (AiF-IGF, AZA, AZK, AZV etc.) flexibel und verwalten Sie Kostengruppen zentral.

Dokumentieren Sie Abrufe digital und sehen Sie jederzeit, welche Fördermittel noch verfügbar sind.

Überwachen Sie Einnahmen und Ausgaben präzise, um die Einhaltung der Fördervorgaben zu sichern.

Erfassen Sie Anpassungen an Finanzierungsplänen direkt digital und halten Sie diese revisionssicher fest.

Stellen Sie Fördermittelstände klar und nachvollziehbar dar, jederzeit abrufbar für Prüfungen.

Verfolgen Sie Anträge, Förderungen und laufende Projekte zentral in einer übersichtlichen Darstellung.

Verteilen Sie Verantwortlichkeiten klar und steuern Sie Abläufe transparent.

Kontrollieren Sie laufende Projekte, aktuelle Aufgaben und wichtige Berichte über die Statusverwaltung.

Planen Sie Projektschritte strukturiert und verknüpfen Sie diese direkt mit Terminen.

Halten Sie Forschungsergebnisse und Projektberichte zentral und nachvollziehbar fest.

Projekt- & Forschungsverwaltung

Alle Forschungsprojekte werden in einer zentralen Plattform abgebildet.

So behalten Geschäftsstelle, Projektleitungen und Mitglieder jederzeit den Überblick über Status und Fortschritt.

Nachweis- & Dokumentenmanagement

Nachweise und Berichte werden digital eingefordert, eingereicht und zentral abgelegt.

So ist die Dokumentation jederzeit vollständig, förderkonform und nachvollziehbar.

Fordern Sie Zwischen- und Schlussnachweise inklusive Sach- und zahlenmäßigem Bericht digital an.

Erfassen Sie Berichte und Nachweise direkt online, programmspezifisch und einheitlich.

Projektleitungen reichen Nachweise strukturiert ein, ohne Medienbrüche und mit voller Förderkonformität.

Überprüfen Sie Sach- und Abschlussberichte mühelos direkt in der Software, um die Qualität und Vollständigkeit der Informationen sicherzustellen und eine effiziente abschließende Dokumentation zu gewährleisten.

Verknüpfen Sie Nachweise mit Abgabefristen und lassen Sie sich automatisch erinnern. Damit stellen Sie sicher, dass kein Termin verpasst wird.

Speichern Sie Dokumente versioniert, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.

Vergeben Sie individuelle Zugriffsrechte basierend auf den Rollen der Projektpartner und steuern Sie so, welche Personengruppen bestimmte Dateien einsehen und herunterladen dürfen.

Erfassen und verwalten Sie alle Abgabetermine zentral, übersichtlich und strukturiert. Die integrierte Statusverwaltung macht Entwicklungen sofort sichtbar und schafft Transparenz.

Lassen Sie sich und beteiligte Projektleitungen rechtzeitig per Benachrichtigung erinnern. Damit gehen keine Fristen oder Aufgaben im Tagesgeschäft unter.

Ordnen Sie Fristen und Termine direkt den jeweiligen Projekten zu. So entsteht eine klare Struktur und Transparenz für Geschäftsstelle, Projektleitungen und Mitglieder.

Planen und koordinieren Sie projektrelevante Termine zentral und übersichtlich. Alle Beteiligten greifen jederzeit auf aktuelle Zeitpläne zu und sind immer informiert.

Verfolgen Sie den Stand von Aufgaben und Nachweisen tagesaktuell und behalten Sie so die Projektziele im Blick.

Fristen- & Terminmanagement

Alle Fristen und Termine werden zentral verwaltet und automatisch überwacht.

So stellen Sie sicher, dass Nachweise und Berichte stets pünktlich vorliegen.

Berichterstattung & Reporting

Berichte und Auswertungen werden automatisch erstellt und förderkonform bereitgestellt.

So gewinnen Sie Transparenz und sparen wertvolle Zeit in der Geschäftsstelle.

Nutzen Sie vordefinierte, förderkonforme Vorlagen für Sachberichte, Finanzberichte und Projektdokumentationen. Damit erfüllen Sie die Vorgaben aller Fördergeber zuverlässig.

Sobald ein Zwischennachweis oder Schlussnachweis vollständig vorliegt und geprüft ist, erstellt ProMeta automatisch einen Prüfbericht. Dieser wird mit allen erforderlichen Daten im System abgelegt und revisionssicher als PDF-Dokument gespeichert – nachvollziehbar, förderkonform und jederzeit abrufbar.

Generieren Sie Finanzberichte, Projektübersichten und Förderstatistiken direkt aus den vorhandenen Daten. Das reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit.

Richten Sie maßgeschneiderte Dashboards für alle Projektbeteiligten ein, damit jede Person einen optimalen Überblick bekommt.

Exportieren Sie Berichte flexibel in gängige Formate wie PDF oder Excel. So lassen sich Unterlagen einfach weiterleiten und archivieren.

Bereiten Sie Kennzahlen visuell auf und werten Sie Daten projektübergreifend aus. Dashboards geben Geschäftsstelle, Vorstand und Fördergebern jederzeit einen klaren Überblick.

Stellen Sie Rückfragen direkt über die Plattform und halten Sie alle Informationen an einem Ort. So gehen keine E-Mails verloren und alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Stand.

Teilen Sie Unterlagen, Nachweise und Vereinbarungen direkt im System. Geschäftsstelle, Projektleitungen und Mitglieder greifen jederzeit auf die aktuelle Version zu.

Koordinieren Sie Aufgaben, Abgaben und Feedback ohne Medienbrüche. Damit sparen Sie Zeit, vermeiden Missverständnisse und erhöhen die Transparenz.

Alle Beteiligten werden über neue Aufgaben, Dokumente oder Fristen automatisch informiert. So sind Mitglieder, Projektleitungen und Geschäftsstelle stets auf dem neuesten Stand.

Bündeln Sie alle Projektdialoge an einem Ort für maximale Transparenz.

Kommunikation & Zusammenarbeit

Nachrichten, Rückfragen und Dokumente werden in einer Plattform gebündelt.

So bleiben alle Informationen nachvollziehbar und zentral zugänglich.

Die Top 5 Funktionen für effektives Fördermittel- und Projektmanagement in Forschungsvereinigungen

Mit unserer Software haben Sie alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre Fördermittel und Projekte effizient, transparent und zielgerichtet zu steuern.

 

Optimieren Sie Ihre Prozesse und steigern Sie die Produktivität – alles an einem Ort!

Zentrale Projekt- & Mittelübersicht

Behalten Sie jederzeit den Status Ihrer Projekte im Blick – von Antrag bis Abschluss – inklusive Budgets, Mittelabrufen und Restmitteln.

Automatisiertes Fristen- & Terminmanagement

Fristen für Nachweise, Berichte und Zahlungen zentral verwalten und automatisch erinnern lassen – damit keine Deadline verloren geht.

Flexible Finanzierungspläne & Mittelkontrolle

Finanzierungspläne einfach erstellen, anpassen und kontrollieren. So behalten Forschungsvereinigungen jederzeit den Überblick über Budgets und Mittelverwendung.

Digitale Nachweis- & Berichtserfassung

Nachweise wie Zwischen- und Schlussberichte online einfordern und revisionssicher ablegen. Alle Dokumente bleiben vollständig, prüfbar und förderkonform.

Berichterstattung & Dashboards

Finanz- und Projektberichte automatisch generieren und Kennzahlen in Dashboards darstellen – für Geschäftsstelle, Mitglieder und Fördergeber.

Fallstudien

Aus der Praxis: Digitale Fördermittelverwaltung & Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta

So setzen Forschungsvereinigungen und wissenschaftliche Vereinigungen ProMeta für Drittmittel, Projekte und Nachweise ein.

Unsere Praxisbeispiele zeigen, wie ProMeta Forschungseinrichtungen dabei unterstützt, Drittmittel und Projekte effizient zu steuern, Nachweise revisionssicher zu verwalten und die Zusammenarbeit mit Projektpartnern & Fördergebern zu vereinfachen.

DECHEMA e. V., Forschungsvereinigung, Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie

DECHEMA optimiert Administration von IGF-Forschungsprojekten mit ProMeta

Digitales Fördermittel- und Projektmanagement bei der DECHEMA

 

Ausgangssituation
Die DECHEMA betreut zahlreiche öffentlich geförderte Forschungsprojekte mit Partnern aus Wissenschaft und Industrie. Die Verwaltung von Anträgen, Mittelabrufen und Nachweisen erfolgte bislang manuell über Tabellen und E-Mails – mit hohem Abstimmungsaufwand und begrenzter Transparenz.

 

Lösung mit ProMeta
Mit ProMeta wurden Fördermittelmanagement und Projektverwaltung digitalisiert. Alle Phasen – von der Antragstellung über Bewilligung und Mittelabruf bis zur Nachweisführung – werden in einer zentralen Plattform abgebildet. Workflows automatisieren Prüf- und Freigabeprozesse, während Dokumente, Budgets und Fristen transparent verwaltet werden.

 

Ergebnisse

  • Deutlich weniger Verwaltungsaufwand durch automatisierte Abläufe
  • Transparente Übersicht über Projekte, Budgets und Nachweise
  • Revisionssichere und DSGVO-konforme Dokumentation
  • Einheitliche Plattform für Antrag, Bewilligung, Mittelabruf & Bericht
  • Skalierbare Lösung für zukünftige Förderprogramme

GFPi e. V., Forschungsvereinigung, Gemeinschaft zur Förderung von Pflanzeninnovation

GFPi digitalisiert Fördermittel- und Projektmanagement mit ProMeta

Digitale Projektverwaltung bei der GFPi

 

Ausgangssituation
Die GFPi koordiniert zahlreiche Forschungsprojekte ihrer Mitglieder und Partner. Planung, Dokumentation und Mittelabrufe erfolgten bislang über verschiedene Tabellen und manuelle Abläufe, was zu hohem Verwaltungsaufwand und begrenzter Transparenz führte.

 

Lösung mit ProMeta
Mit ProMeta digitalisierte die GFPi ihre Projektverwaltung und schuf eine zentrale Plattform für Antragsprüfung, Bewilligung, Mittelabrufe und Nachweise. Automatisierte Workflows, strukturierte Dokumentenablagen und klare Zuständigkeiten sorgen für Effizienz und Nachvollziehbarkeit. Die bereits etablierte Gremienverwaltung mit ProMeta ergänzt das System nahtlos.

 

Ergebnisse

  • Weniger Verwaltungsaufwand durch digitale Prozesse
  • Transparente Übersicht über Projekte, Budgets und Fristen
  • Revisionssichere und DSGVO-konforme Dokumentation
  • Einheitliche Verwaltung von Anträgen, Berichten und Nachweisen
  • Nahtlose Verbindung zur Gremienverwaltung für ganzheitliche Abläufe

Der Prozess – in 3 Schritten zum Erfolg mit ProMeta.

Von der Planung bis zur Nutzung – wir begleiten Ihre Forschungseinrichtung sicher durch die Einführung unserer Software für Fördermittelmanagement und Forschungsprojekte.

Jetzt persönlichen Termin sichern

In einer kostenlosen und unverbindlichen Produktvorstellung zeigen wir Ihnen, wie ProMeta den gesamten Prozess – von der Planung über die Einführung bis zur Nutzung – für Ihre Einrichtung erleichtert.

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1. Planung

Wir bereiten gemeinsam den Projektstart vor und schaffen eine klare Grundlage für die Einführung.

  • Projektborbereitung & Kick-Off
  • Analyse Ihrer Anforderungen
  • Konzeption passender Workflows

2. Softwareeinführung

Wir konfigurieren ProMeta nach Ihren individuellen Bedürfnissen – transparent, strukturiert und effizient.

  • Spezifikation & Anpassung
  • Entwicklung & Konfiguration
  • Testphase mit Feedbackschleifen

3. Inbetriebnahme & Nutzung

Wir sorgen für einen reibungslosen Start und stehen Ihnen auch langfristig zur Seite.

  • Produktivstart Go-Live
  • Persönlicher Support
  • Kontinuierliche Optimierung

Digitalisieren Sie Ihr
Fördermittel- und Projektmanagement
mit ProMeta.

Steuern Sie Anträge, Finanzpläne, Berichte und Nachweise zentral, transparent und effizient – unabhängig von den Anforderungen der Zuwendungsgeber.

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DSGVO-konform & Hosting in Deutschland
Rollen- & Rechtekonzept, revisionssichere Ablage
Bewährt bei Forschungsvereinigungen & Erstzuwendungsempfängern

Häufig gestellte
Fragen.

ProMeta unterstützt Verbände, Behörden und Forschungsvereinigungen bei der digitalen Verwaltung von Förderprojekten. Alle Projektdaten, Finanzpläne und Nachweise werden zentral gebündelt und transparent gesteuert.

ProMeta ergänzt die Portale der Projektträger und schafft eine interne Plattform für Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger. Während Projektträger-Portale nur einzelne Schritte wie Antragseinreichung oder Berichtsabgabe abdecken, bündelt ProMeta den gesamten Verwaltungsprozess. So behalten Sie auch intern jederzeit den Überblick über Projekte, Mittelabrufe und Nachweise.

Ja, ProMeta ist speziell darauf ausgelegt, unterschiedliche Fördergeber und Programme gleichzeitig abzubilden. Jede Förderrichtlinie hat ihre eigenen Vorgaben, Formate und Fristen – in ProMeta werden diese strukturiert erfasst und zentral verwaltet. Dadurch behalten Sie Transparenz über alle Programme hinweg und vermeiden Fehler oder Doppelarbeit.

ProMeta digitalisiert den gesamten Prozess der Nachweisführung. Zwischen- und Schlussnachweise können online über programmspezifische Formulare eingereicht und zentral gespeichert werden. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden und die Dokumentation vollständig sowie förderkonform vorliegt.

Ja, ProMeta ist vollständig DSGVO-konform und wird in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet. Alle Nachweise, Berichte und Dokumente werden revisionssicher gespeichert und können jederzeit nachvollzogen werden. Ein Rollen- und Rechtekonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Mit ProMeta können Sie detaillierte Finanzierungspläne erstellen, anpassen und flexibel verwalten. Mittelabrufe werden automatisch dokumentiert, Restmittel transparent dargestellt und Budgets jederzeit kontrollierbar gehalten. Damit haben Forschungsvereinigungen und Erstzuwendungsempfänger ihre Finanzstrukturen immer im Griff.

ProMeta bietet ein integriertes Fristen- und Terminmanagement, das alle wichtigen Deadlines übersichtlich darstellt. Automatische Erinnerungen informieren rechtzeitig über anstehende Abgaben von Nachweisen oder Berichten. So vermeiden Sie verpasste Fristen und sichern eine zuverlässige, effiziente Fördermittelverwaltung.

ProMeta eignet sich besonders für Forschungsvereinigungen, Forschungseinrichtungen und Erstzuwendungsempfänger, die ihre Fördermittel und Projekte zentral verwalten möchten. Die Software unterstützt Geschäftsstelle, Projektleitungen und Mitglieder gleichermaßen – von der Finanzplanung über Nachweise bis hin zum Fristenmanagement. So profitieren Organisationen von weniger Verwaltungsaufwand, mehr Transparenz und einer sicheren, förderkonformen Abwicklung.

Ja, ProMeta verfügt über Schnittstellen, mit denen sich bestehende Systeme wie Buchhaltung, CRM oder Dokumentenmanagement einbinden lassen. So wird ein durchgängiger digitaler Workflow gewährleistet, ohne dass bestehende IT-Landschaften aufgelöst werden müssen.

Jede Organisation ist individuell, und genauso individuell wird ProMeta auf Ihre Organisation zugeschnitten. Die Kosten richten sich nach Funktionsumfang, Nutzerzahl und Servicepaket. Lassen Sie uns gerne in einem persönlichen Termin zu Ihren Anforderungen und Wünschen sprechen. Dann können wir Ihnen darauf basierend ein individuelles Angebot machen.

Unser Team steht Ihnen jederzeit für individuelle Fragen zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Einsatzmöglichkeiten von ProMeta zu erfahren.

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