Speziell für Verbände, Organisationen & Non-Profits
ProMeta – zentrale Software für digitale Gremienverwaltung
Gremien, Mandate und Sitzungsunterlagen zentral, digital und rechtssicher verwalten.
- Sitzungen & Beschlüsse digital organisieren
- Abstimmungen & Protokolle transparent dokumentieren
- Mandate, Mitglieder & Unterlagen zentral verwalten
- Rechtssichere & effiziente Gremienarbeit gewährleisten
Die Software wurde als Gremien-, Sitzungs- und Dokumentenverwaltungsystem ausgewählt und hat sich dafür bewährt.
ProMeta wurde als Lösung für Gremien- und Sitzungsmanagement mit Dokumentenverwaltung ausgewählt und hat sich bewährt. Die Software wird kontinuierlich angepasst und verbessert und bietet zahlreiche Möglichkeiten für die Sitzungsorganisation und -vorbereitung. Besonders überzeugen uns die einfache Bedienung sowie der schnelle und zuverlässige Support.
Sabine Urbanczyk
DECHEMA e. V., Gremienverantwortliche
Mit ProMeta ist Gremienarbeit kein Aufwand mehr, sondern gut organisiert und effizient.
Seit vielen Jahren arbeiten wir mit infotraX erfolgreich an der Weiterentwicklung von ProMeta als Gremien- und Projektplattform für die GFPi. Besonders überzeugt uns die flexible Datenbankstruktur, die auch komplexe Abläufe präzise abbildet. Der Support ist jederzeit kompetent, freundlich und schnell.
Dr. Annette Kampa
GFPi e. V., Projektleiterin & Referentin
ProMeta überzeugt uns durch Funktionen, die unsere Gremienarbeit wirklich erleichtern.
Wir sind sehr zufrieden mit der Gremienverwaltung ProMeta. Mit ProMeta haben wir eine Möglichkeit gefunden, unsere Mitglieder und Forschungseinrichtungen datenschutzkonform und sicher zu vernetzen. Die zur Verfügung gestellten Funktionen haben uns überzeugt.
Roland Grolik
DFO e. V., Assistent des Vorstands
Was Organisationen wirklich brauchen:Struktur, Klarheit & digitale Lösungen für moderne Gremienarbeit.
Zentraler Dokumentenzugriff
Alle Unterlagen strukturiert, durchsuchbar & jederzeit verfügbar.
Effiziente Sitzungsorganisation
Sitzungen einfach planen, vorbereiten & dokumentieren.
Klare Prozesse ohne Umwege
Automatisierte Workflows für reibungslose Gremienarbeit.
Ihre Lösung für moderne Gremienarbeit
ProMeta: Eine Plattform.Viele Funktionen. Alle Anforderungen.
Durchdacht. Praxisnah. Effizient. Transparent. Und natürlich DSGVO-konform.
Effiziente Gremienarbeit leicht gemacht mit ProMeta
Mit ProMeta organisieren Sie Sitzungen, Mitglieder & Entscheidungen zentral und transparent. Digitale Workflows schaffen Struktur, Tempo & klare Prozesse – von der Mitgliederverwaltung bis zum Dokumentenmanagement.
Speziell für Verbände entwickelt: Kommunikation, Protokolle & Entscheidungen einfach digital steuern.
Individuelle Lösungen & verlässlicher Support sorgen für nachhaltigen Erfolg.
Fordern Sie jetzt Ihre persönliche Produktvorstellung an und erleben Sie, wie ProMeta Ihre Gremienarbeit auf das nächste Level bring.
Vorteile
7 Gründe für effiziente Gremienarbeit mit ProMeta
Alle Informationen an einem Ort
Alle Sitzungsunterlagen, Beschlüsse und Gremieninformationen an einem zentralen Ort – digital und jederzeit verfügbar.
Eigenes Branding
Individuell an Ihr Design angepasst – für ein einheitliches Nutzererlebnis und nahtlose Integration in Ihre CI.
Sichere Daten in Deutschland
DSGVO-konforme und revisionssichere Speicherung Ihrer Sitzungs- und Beschlussdaten in deutschen Rechenzentren.
Einbindung von Nicht-Nutzer
Auch externe Mitglieder gezielt einladen und informieren – ohne komplizierte Umwege.
Dokumentenmanagement
Strukturierte Dateiablage mit klaren Zugriffsrechten – sicher, transparent und effizient.
Sitzungen
Von der Einladung bis zu Protokollen & Beschlüssen – Sitzungen einfach planen, durchführen und dokumentieren.
Entlastung von Routinetätigkeiten
Automatisierte Workflows übernehmen Standardaufgaben – Sie gewinnen Zeit für das Wesentliche.
Erfolgreiche Anwendungen in Verbänden & Organisationen
Verbände, Institutionen und Unternehmen nutzen ProMeta, um Sitzungen, Abstimmungen und Beschlüsse digital und transparent zu organisieren – effizient, nachvollziehbar, praxisnah.
Module
6 Werkzeuge für effiziente Gremienverwaltungund sichere Sitzungsarbeit.
Flexibel. Erweiterbar. Passgenau.
ProMeta ist die digitale Lösung, die Ihre Gremienarbeit effizient organisiert, rechtssicher macht und lückenlos dokumentiert.
Digitale Gremien- & Mandatsverwaltung
Mit der Gremienverwaltungssoftware ProMeta strukturieren und steuern Sie Ihre Gremien, Mandate und Rollen digital. Ob Abteilungen, Arbeitskreise, Vorstand oder Beirat – alle Strukturen lassen sich zentral abbilden, flexibel erweitern und jederzeit transparent verwalten.
Alle Gruppen, Gremien und Mandatsträger sehen Sie übersichtlich im Tool. Ein integriertes Archiv macht auch vergangene Besetzungen jederzeit nachvollziehbar.
Neue Gremien, Arbeitskreise und temporäre Projektgruppen können Sie schnell anlegen, ändern oder auflösen – ohne auf externe Listen zurückgreifen zu müssen.
Mitglieder, Mandate und Rollen werden zentral gepflegt. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Zuständigkeiten und Vertretungen.
Ein integriertes Archiv ermöglicht es, vergangene Besetzungen und Mandatswechsel jederzeit nachzuvollziehen – revisionssicher und transparent.
Mit individuellen Rechten regeln Sie, wer welche Inhalte sehen oder bearbeiten darf – sicher und transparent.
Erstellen Sie auf Knopfdruck Übersichten zu Mandaten, Mitgliedschaften oder Gremienbesetzungen – für Transparenz und externe Berichte.
Versenden Sie Mitteilungen an einzelne Personen, bestimmte Rollen oder ganze Gruppen – schnell, einfach und passgenau.
Neue Einladungen, Änderungen oder Dokumente werden sofort per E-Mail oder Plattform-Hinweis kommuniziert.
Fügen Sie Dateien direkt hinzu und stellen Sie diese den Empfängern strukturiert und sicher zur Verfügung.
Alle Nachrichten und Informationen laufen in ProMeta zusammen – Schluss mit verstreuten E-Mails.
Dank zentraler Historie bleiben Mitteilungen dauerhaft dokumentiert – auch bei Personalwechseln.
Binden Sie externe Mitglieder oder Gäste unkompliziert in die Kommunikation ein – ohne Mehraufwand.
Kommunikation & Teilnehmermanagement im Gremium
Die Gremienkommunikation wird mit ProMeta einfach und sicher: Versenden Sie Einladungen, Abstimmungen und Mitteilungen digital an Vorstände, Beiräte oder Mitglieder. Alle Nachrichten laufen zentral über eine integrierte Plattform für digitale Gremienarbeit.
Dokumenten- & Zugriffsverwaltung für Gremienarbeit
Die Dokumentenverwaltung in ProMeta sorgt für Rechtssicherheit und Transparenz: Alle Unterlagen sind zentral abgelegt, digital zugänglich und mit klaren Berechtigungen geschützt. So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Protokolle, Vorlagen und Beschlüsse.
Alle Unterlagen liegen in einer strukturierten Ablage und sind jederzeit schnell durchsuchbar.
Änderungen werden automatisch protokolliert – für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Archivierung.
Bestimmen Sie individuell, wer welche Dokumente einsehen, hochladen oder bearbeiten darf.
Von PDF über Office-Dateien bis Tabellen – alle wichtigen Formate können genutzt werden.
Finden Sie Dateien in Sekunden und greifen Sie bei Bedarf auf ältere Versionen zurück.
Alle Daten werden DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gehostet und geschützt.
Ob Vorstandssitzung, Beirat oder Mitgliederversammlung – alle Terminarten lassen sich digital abbilden.
Erstellen Sie Einladungen per Klick, verfolgen Sie Zu- und Absagen und behalten Sie alle Rückmeldungen im Blick.
Regeln Sie Vertretungen und Stimmrechtsübertragungen digital – klar dokumentiert, nachvollziehbar und jederzeit transparent.
Bereiten Sie Tagesordnungspunkte übersichtlich vor, passen Sie sie flexibel an und teilen Sie sie zentral mit allen Teilnehmenden.
Teilnehmende können ihre Themenvorschläge und Vorlagen vorab digital einreichen – strukturiert, transparent und sofort in den Sitzungsablauf integrierbar.
Prüfen und dokumentieren Sie Quoren automatisch, erfassen Beschlüsse rechtssicher und stellen die Beschlussfähigkeit jederzeit eindeutig fest.
Diskussionen, Beschlüsse und Ergebnisse werden nachvollziehbar und revisionssicher festgehalten – als Protokoll oder formale Niederschrift.
Alle Sitzungsdokumente, Protokolle und Präsentationen stehen zentral zur Verfügung und können jederzeit von Teilnehmenden angefordert oder eingesehen werden.
Erstellen und exportieren Sie Berichte oder drucken Sie Teilnehmerlisten direkt aus dem System – für interne Dokumentation oder externe Nachweise.
Erfassen und verwalten Sie Sitzungsgelder direkt im System – von der Dokumentation bis zur Abrechnung.
Sitzungs- & Veranstaltungsmanagement Software
Die Sitzungsmanagement-Software ProMeta unterstützt Sie von der Einladung bis zur Nachbereitung: Termine planen, Teilnehmer einladen, Tagesordnungen strukturieren und Ergebnisse dokumentieren – alles in einem zentralen digitalen Tool für Gremienverwaltung.
Digitale Beschlussfassung & Abstimmungen
Mit der digitalen Beschlussfassungs-Software ProMeta erstellen, diskutieren und verabschieden Sie Beschlüsse transparent und rechtssicher. Von der Einreichung über Umlaufverfahren bis zur Archivierung sind alle Schritte digital dokumentiert und nachvollziehbar.
Beschlussanträge können direkt im System eingereicht, kategorisiert und für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
Ermöglichen Sie Gremienmitgliedern, vor der Abstimmung Stellungnahmen abzugeben – für mehr Transparenz und fundierte Entscheidungen.
Standardisierte Vorlagen sorgen für einheitliche Dokumentation und erleichtern die Vorbereitung.
Beschlüsse können im Umlaufverfahren durchgeführt werden. Jede teilnahmeberechtigte Person stimmt dabei mit Ja, Nein oder Enthaltung ab. Ergebnisse, Quorum und Fristen werden automatisch geprüft und dokumentiert.
Prüfen Sie automatisch die Beschlussfähigkeit, erfassen Sie Ergebnisse digital und dokumentieren Sie diese revisionssicher.
Alle Beschlüsse werden in einer formalen Niederschrift festgehalten und revisionssicher archiviert – jederzeit transparent abrufbar.
Neben klassischen Ja/Nein/Enthaltung-Abstimmungen lassen sich auch mehrere Wahloptionen abbilden – ideal für Terminabfragen oder Präferenzabstimmungen.
Abstimmungen lassen sich direkt im System starten und von allen Teilnehmenden digital beantworten – ob in der Sitzung oder asynchron.
Falls erforderlich, können Stimmrechte geprüft und dokumentiert werden.
Alle Abstimmungen bleiben im System gespeichert und sind jederzeit abrufbar – für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Die Resultate werden automatisch ausgewertet, übersichtlich dargestellt und optional allen Teilnehmenden zugänglich gemacht.
Digitale Abstimmungen im Gremium
ProMeta ermöglicht digitale Abstimmungen im Gremium – schnell, ortsunabhängig und transparent. Stimmen lassen sich online erfassen, Quoren automatisch prüfen und Ergebnisse rechtssicher dokumentieren.
Top 5 Funktionenfür eine effizientere und sicherere Gremienarbeit
Mit ProMeta nutzen Sie heute schon umfassende Funktionen – und profitieren morgen von noch mehr Möglichkeiten.
Digitale Stellungnahmen im Gremium einholen
Mit ProMeta können Sie Stellungnahmen strukturiert anfordern und zentral sammeln. So behalten Sie den Überblick und stellen sicher, dass alle relevanten Stimmen in die Entscheidungsfindung einfließen.
Automatisierte Terminplanung & digitale Einladungen für Sitzungen
Die Software ermöglicht die effiziente Planung und Koordination von Sitzungen, inklusive automatisierter Einladungen, Erinnerungen und Terminabstimmungen, um eine hohe Teilnehmerquote zu gewährleisten.
Sicheres Zugriffs- & Rollenmanagement für Gremiensoftware
Präzise definierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können, was die Sicherheit und den Datenschutz erhöht.
Digitale Abstimmungen & Beschlussfassungen in der Gremienarbeit
Mit digitalen Abstimmungsfunktionen können Mitglieder schnell und einfach ihre Stimmen abgeben, sei es für Entscheidungen oder zur Planung von Sitzungen, mit automatischer Auswertung und Dokumentation der Ergebnisse.
Rechtssichere Protokollierung & Nachverfolgung von Beschlüssen
Alle Entscheidungen, Diskussionen und Aufgaben werden automatisch protokolliert. Zudem können Aufgaben und Verantwortlichkeiten nachverfolgt und Fristen gesetzt werden, um die Nachbereitung zu erleichtern und die Verantwortlichkeit zu fördern.
Fallstudien
Praxisberichte: Wie Verbände und Organisationen ihre Gremienarbeit mit ProMeta erfolgreich digitalisieren
Verbände, Behörden, Forschungsvereinigungen und Non-Profit-Organisationen schildern ihre Erfahrungen mit unserer Gremienverwaltungssoftware.
GFPi e. V., Forschungsvereinigung für Pflanzeninnovation
Digitale Gremienverwaltung und Mitgliederservices – wie die GFPi Sitzungen, Patente und Prozesse effizient organisiert
Moderne Gremienverwaltung für Mitglieder, Patente und Projekte AusgangssituationDie GFPi unterstützt ihre Mitglieder bei Gremienarbeit, Patenten und Services rund um Forschungsaktivitäten. Sitzungen, Dokumentenablagen und Kommunikation erfolgten bislang überwiegend manuell und waren mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Lösung mit ProMetaMit ProMeta wurden Gremienverwaltung, Mitglieder- und Patentservices digitalisiert. Sitzungen lassen sich strukturiert vorbereiten, Einladungen und Protokolle automatisiert erstellen, Dokumente zentral ablegen und Aufgaben transparent nachverfolgen. Rollenbasierte Rechte sorgen für Sicherheit und klare Zuständigkeiten. Ergebnisse
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM), Bundesanstalt
Abbildung komplexer Gremienkonstellationen, Mandatsverhältnisse und Rollenkonzepte für den AKB und seine Fachbeiräte
Digitale Gremien- und Sitzungsverwaltung bei der BAM mit ProMeta Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde und Ressortforschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Sie erfüllt hoheitliche und öffentliche Aufgaben, die ihr gesetzlich übertragen wurden. Dazu gehören unter anderem Politikberatung und die Mitarbeit in Gremien, insbesondere zur Normung, Regelsetzung und Standardisierung zum Wohle der Allgemeinheit. Gemäß § 5 (9) AkkStelleG führt die BAM seit 2010 die Geschäftsstelle des Akkreditierungsbeirates (AKB). Für die Steuerung dieser Aufgabe setzt die BAM als Kundin von infotraX GmbH seit Ende 2024 ProMeta ein. Sitzungen, Beteiligungsprozesse und Entscheidungsabläufe sind mit ProMeta digital unterstützt, standardisiert und dokumentiert. Schwerpunkte sind: Gremienmanagement
VDZ e. V., Branchenverband und das Forschungszentrum der deutschen Zementindustrie
Digitale Gremienarbeit für Ausschüsse – ProMeta ermöglicht dem VDZ effiziente Sitzungen und eine zentrale Dokumentenablage
Strukturierte Sitzungen, zentrale Ablage – so digitalisiert der VDZ seine Gremienarbeit AusgangssituationDie Sitzungsorganisation des VDZ war bislang mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Einladungen, Unterlagen und Protokolle wurden dezentral erstellt, Fristen mussten aufwendig geprüft werden. Lösung mit ProMetaProMeta digitalisiert die gesamte Gremienarbeit: von der Agendaerstellung über Protokolle bis zur sicheren Dokumentenverteilung. Rollen- und Rechtemanagement, Single Sign-On und Corporate-Design-Anpassungen sorgen für eine passgenaue Lösung. Ergebnisse
Der Prozess – in 3 Schritten zum Erfolg mit ProMeta.
Von der Planung bis zur Nutzung begleiten wir Ihre Organisation sicher durch die Einführung von ProMeta – der Software für digitale Gremienverwaltung und Sitzungsmanagement.
1. Planung
Wir bereiten gemeinsam den Projektstart vor und schaffen eine klare Grundlage für die Einführung.
- Projektborbereitung & Kick-Off
- Analyse Ihrer Anforderungen
- Konzeption passender Workflows
2. Softwareeinführung
Wir konfigurieren ProMeta nach Ihren individuellen Bedürfnissen – transparent, strukturiert und effizient.
- Spezifikation & Anpassung
- Entwicklung & Konfiguration
- Testphase mit Feedbackschleifen
3. Inbetriebnahme & Nutzung
Wir sorgen für einen reibungslosen Start und stehen Ihnen auch langfristig zur Seite.
- Produktivstart Go-Live
- Persönlicher Support
- Kontinuierliche Optimierung
Erleben Sie ProMeta – die Software für digitale Gremienverwaltung und Sitzungsmanagement
ProMeta bietet eine digitale Plattform für die Gremienverwaltung, die alle Phasen der Sitzungsorganisation abbildet – von der Einladung und Agendaerstellung über Beschlussfassungen bis hin zur revisionssicheren Dokumentation.Nutzen Sie die Gelegenheit, unsere Lösung kennenzulernen und zu sehen, wie ProMeta Ihre Gremienarbeit vereinfacht.
DSGVO-konform & Hosting in DeutschlandRollen- & Rechtekonzept, revisionssichere AblageZugeschnitten für Verbände, Organisationen & Non-Profits
Häufig gestellteFragen.
ProMeta ist speziell für Aufsichtsrat, Vorstand und Beirat entwickelt. Von der Einladung bis zur digitalen Beschlussfassung laufen alle Prozesse zentral, effizient und DSGVO-konform.
Ja. ProMeta erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Daten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.
Ja. ProMeta ist modular aufgebaut und eignet sich sowohl für kleine Vereine als auch für große Verbände oder Kommunen mit vielen Gremien.
Mit ProMeta erfassen, verwalten und dokumentieren Sie Beschlüsse digital und rechtssicher. Protokolle werden revisionssicher archiviert, Abstimmungen transparent dokumentiert.
Die Kosten für die Nutzung von ProMeta setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen, die wir je nach Anforderungen Ihrer Organisation kombinieren:
Die Einführungszeit hängt vom Umfang ab. In vielen Fällen ist ein Start nach wenigen Wochen möglich – inklusive Schulungen und Datenübernahme.
Unser Basissupport steht während der Geschäftszeiten zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir erweiterte Support- und Servicepakete an.
Ja. Vorhandene Daten wie Mitgliederlisten, Gremienstrukturen oder historische Sitzungsunterlagen können migriert und nahtlos in ProMeta integriert werden.
Sie können zwischen Hosting auf unserer Infrastruktur, einer Private Cloud oder einem Eigenbetrieb (On-Premises) wählen. Alle Varianten sind sicher und flexibel skalierbar.
Ja. Ein automatischer Abgleich Ihrer Adress- und Gremiendaten mit vorhandener Adressverwaltungs- oder CRM-Software ist problemlos möglich. Schnittstellen gehören bei nahezu jedem Projekt dazu – wir verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung. Je nach Bedarf können Stamm- und Bewegungsdaten regelmäßig manuell oder automatisch in ProMeta importiert oder zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. So lassen sich beispielsweise Mitgliederdaten aus Ihrem bestehenden CRM-System nahtlos in ProMeta übernehmen und für die Verwaltung von Gruppen und Gremien nutzen.
ProMeta ermöglicht eine einfache und flexible Vergabe von Berechtigungen für jede Nutzerrolle. Die Anbindung an Systeme wie Active Directory oder OpenLDAP ist möglich.Rechte lassen sich bis auf Dokumentebene definieren und einschränken. So können Sie z. B. festlegen:
Ja, ProMeta ermöglicht die zentrale Verwaltung und Authentifizierung über LDAP-basierte Verzeichnisdienste.
Ja. ProMeta unterstützt die Anbindung über das LDAP-Protokoll. Damit können Nutzerdaten aus Verzeichnisdiensten wie Microsoft Active Directory oder OpenLDAP in die Software importiert und synchronisiert werden.So lassen sich Benutzerkonten zentral verwalten, Rollen automatisiert zuweisen und Zugriffe ohne doppelten Pflegeaufwand steuern.
Ja. In ProMeta können Sie eigene Protokollvorlagen sowie Teilnehmer- und Anwesenheitslisten anlegen und flexibel anpassen. Dabei lässt sich auch Ihr Corporate Design (CI) berücksichtigen – etwa durch individuelles Layout, Logos oder Formatierungen. So entstehen Dokumente, die nicht nur funktional sind, sondern auch optisch zu Ihrer Organisation passen.
Ja, denn Abstimmungen über ProMeta sind ebenfalls sehr individualisierbar und erlauben Ihnen verschiedene Informationen auf einmal abzufragen, sowie die Antworten in einem übersichtlichen Reporting einzusehen.
Ja. ProMeta unterstützt Sie bereits in der Vorbereitung von Sitzungen. Teilnehmende können eigene Themenvorschläge einreichen, und Vorlagen für Beschlüsse lassen sich zentral sammeln. Diese Beiträge werden strukturiert erfasst, können geprüft und in die Tagesordnung übernommen werden – so entsteht eine transparente und effiziente Vorbereitung.
Ja. In ProMeta lassen sich frühere Tagesordnungen unkompliziert als Vorlage übernehmen. Dadurch können Inhalte, Themenblöcke oder Beschlussvorlagen schnell in neue Sitzungen übertragen und bei Bedarf angepasst werden. So sparen Sie Zeit und stellen zugleich die Kontinuität und Nachvollziehbarkeit Ihrer Gremienarbeit sicher.
ProMeta wird ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben.Zugriff, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erfolgen DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffsrechten, Verschlüsselung und revisionssicherer Dokumentation.
Gerne beantworten wir Ihre individuellen Anliegen rund um ProMeta persönlich. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Gremienarbeit digital und effizient gestalten.
Vereinbaren Sie jetzt Ihre persönliche Produktvorstellung.
Ich freue mich auf Ihre Anfrage und stehe Ihnen persönlich für Fragen, Beratung und eine Produktvorstellung zur Verfügung.