Speziell für Aufsichtsrat, Vorstand & Leistungsgremien
ProMeta – die Software für digitales Sitzungsmanagement in Leistungsgremien
ProMeta - Sitzungs-
management-Software für Aufsichtsrat, Vorstand & Beirat
Sitzungen, Abstimmungen und Beschlüsse Ihrer Gremien digital und rechtssicher organisieren.
- Sitzungen effizient vorbereiten, durchführen & nachverfolgen
- Teilnehmer, Dokumente & Beschlüsse zentral verwalten
- Digitale Abstimmungen & Freigaben rechtssicher abbilden
- Klare Prozesse & nachvollziehbare Entscheidungen schaffen
Mit ProMeta behalten wir in unseren Gremien jederzeit den Überblick – für uns ein echter Gewinn.
Mit ProMeta verwalten wir erfolgreich unsere Gremien und bieten den Teilnehmern jederzeit Zugriff auf alle Termine und Unterlagen. Ein echter Mehrwert für beide Seiten.
Dirk Pagels
InformationsZentrum Beton GmbH
Alle Termine und Unterlagen sind immer verfügbar – das erleichtert unsere Arbeit enorm.
ProMeta passt perfekt zu unseren Anforderungen in der Gremien- und Beiratsarbeit. Die Software ist verständlich aufgebaut, unterstützt die effiziente Verteilung von Informationen sowie die Verwaltung von Mandaten. Der Support von infotraX ist schnell, zuverlässig und immer nah an unseren Bedürfnissen.
Daniela Verges
DECHEMA e.V., Gremienverantwortliche
Mit ProMeta organisieren wir seit Jahren erfolgreich unsere Fachgremien – ein echter Mehrwert für über 2.000 Mitglieder
Seit vielen Jahren setzen wir ProMeta erfolgreich als Kooperationsplattform für unsere ProcessNet-Fachgremien ein. Über 2.000 Mitglieder greifen einfach per Webbrowser auf ihre relevanten Informationen zu. Besonders vorteilhaft ist, dass wir die Software selbst administrieren und dadurch flexibel bleiben.
Dr. Leo Nick
ProcessNet
Was Organisationen brauchen:
Eine digitale Lösung für einfache, sichere & effiziente Sitzungen.
Digitale Beschlussvorlagen & rechtssichere Dokumentation
Sorgen für transparente Entscheidungen und revisionssichere Nachverfolgbarkeit.
Effiziente Sitzungsplanung & Organisation
Von der Einladung bis zum Protokoll – alle Schritte digital und strukturiert.
Sichere Plattform für Unterlagen & Kommunikation
Garantiert vertraulichen Zugriff für alle Beteiligten – jederzeit und von überall.
Ihre Lösung für moderne Gremienarbeit
ProMeta: Eine Plattform.
Alle Beschlüsse & Sitzungen. Voller Überblick.
Praxisnah, zuverlässig, rechtssicher – selbstverständlich DSGVO-konform.
Effizientes Sitzungsmanagement leicht gemacht
Mit ProMeta organisieren Sie Sitzungen, Tagesordnungen, Dokumente und Mandate zentral und übersichtlich. Digitale Workflows sorgen für klare Abläufe und rechtssichere Beschlussfassungen.
Profitieren Sie von einer ganzheitlichen Plattform, die speziell für die Anforderungen von Aufsichtsrat, Vorstand und Beirat entwickelt wurde. Ob Einladung, digitale Beschlussfassung oder revisionssichere Archivierung – ProMeta macht Ihre Gremienarbeit spürbar einfacher.
Damit Sie Ihre Herausforderungen nachhaltig meistern, begleiten wir Sie mit individuell zugeschnittenen Lösungen, DSGVO-konformer Datenverarbeitung und verlässlichem Support.
Jetzt Produktpräsentation anfragen und erleben, wie ProMeta Ihr Sitzungsmanagement auf das nächste Level bringt.
Vorteile
7 Gründe für effiziente Gremienarbeit mit ProMeta
Effizienz in allen Phasen
Von der Terminplanung über die Agenda bis zur Protokollfreigabe – alles in einem System, ohne Medienbrüche.
Rechtssichere Beschlussfassung
Digitale Beschlussvorlagen, Nachverfolgung und revisionssichere Dokumentation garantieren höchste Transparenz.
Vertraulichkeit & Sicherheit
Rollenbasierte Zugriffsrechte, Hosting in Deutschland und DSGVO-Konformität schützen Ihre sensiblen Daten.
Benutzerfreundlichkeit
Intuitive Bedienung für Vorstände, Aufsichtsräte, Beiräte und Geschäftsstelle – schnell einsatzbereit ohne lange Einarbeitung.
Nachvollziehbarkeit & Transparenz
Alle Sitzungen, Beschlüsse und Protokolle sind zentral dokumentiert und jederzeit auffindbar.
Flexibilität & Support
Modularer Aufbau, individuelle Anpassungen und verlässlicher Support sorgen für eine Lösung, die exakt zu Ihrem Gremium passt.
Zukunftssicherheit
Regelmäßige Weiterentwicklungen und Erweiterungen stellen sicher, dass Ihre Lösung langfristig modern und leistungsfähig bleibt.
Vertrauen, das zählt – erfolgreiche Anwendungen in Leistungsgremien, Verbänden & Organisationen
Module
7 Module für effizientes Sitzungsmanagement
Flexibel. Erweiterbar. Passgenau.
Mit ProMeta nutzen Sie genau die Funktionen, die Ihre Sitzungen effizient, sicher und transparent machen.
Termin- & Einladungsmanagement
Planen und versenden Sie Einladungen zu Vorstandssitzungen, Aufsichtsratstreffen und Beiratssitzungen digital. Teilnehmerverwaltung, Rollen und Erinnerungen sind zentral organisiert und schaffen effiziente Sitzungsorganisation.
Erstellen Sie Terminvorschläge und stimmen Sie diese digital mit allen Beteiligten ab.
Versenden Sie Einladungen automatisch per E-Mail – inkl. Agenda, Unterlagen und individuellen Vorlagen.
Halten Sie Zu- und Absagen jederzeit im Blick und fragen Sie zusätzliche Infos wie Teilnahmeform oder Stellvertretung ab.
Automatische Erinnerungen an Teilnehmer, die noch nicht reagiert haben – individuell anpassbar.
Definieren Sie Fristen für Rückmeldungen und weisen Sie Einladungen gezielt nach Rolle (z. B. Vorstand, Aufsichtsrat, Gäste) zu.
Legen Sie Tagesordnungspunkte (TOPs) schnell an, strukturieren Sie Ihre Agenda und behalten Sie jederzeit den Überblick.
Reichen Sie Themen und Beschlussanträge digital ein, ordnen Sie diese der Agenda zu und verknüpfen Sie sie direkt mit dem Protokoll.
Weisen Sie jedem TOP eine Kategorie (z. B. Beschluss, Information, Präsentation) sowie Verantwortliche zu.
Fügen Sie Berichte, Vorlagen oder Präsentationen direkt an die entsprechenden TOPs oder Beschlüsse an.
Bearbeiten Sie Agenden per Drag-and-Drop, versionieren Sie Änderungen und exportieren Sie die finale Tagesordnung als PDF oder Word.
Halten Sie Anmerkungen und Hintergrundinformationen fest – sichtbar nur für berechtigte Nutzer.
Kennzeichnen Sie Agenden als final und stellen Sie sie allen Beteiligten digital zur Verfügung.
Agenda, Tagesordnung & Beschlussvorlagen
Erstellen Sie Agenden, Tagesordnungen und Beschlussvorlagen digital und strukturiert. ProMeta sorgt für klare Abläufe, transparente Sitzungsprozesse und revisionssichere Dokumentation.
Beschlussfassung & Protokoll
Beschlüsse digital erfassen, verwalten und rechtssicher dokumentieren. Mit automatisierter Protokollerstellung und Live-Protokollierung schaffen Sie maximale Transparenz in Ihrer Gremienarbeit.
Markieren Sie Tagesordnungspunkte als „mit Beschluss“ und dokumentieren Sie Abstimmungsergebnisse direkt im System.
Führen Sie Protokolle parallel zur Sitzung – mit Struktur, Kommentaren und klarer Zuweisung zu TOPs und Beschlüssen.
Generieren Sie Protokollentwürfe direkt aus der Tagesordnung – inklusive Beschlüssen, Aufgaben und Ergebnissen.
Protokolle können nach Prüfung freigegeben und den Gremienmitgliedern digital zur Verfügung gestellt werden.
Erfassen Sie Ja/Nein/Enthaltungen direkt im System – schnell, nachvollziehbar und revisionssicher.
Teilnehmer geben ihre Stimme digital im System zu einzelnen Beschlussvorlagen ab – unabhängig von Ort und Zeit.
Legen Sie Fristen für Umlaufverfahren fest und erinnern Sie automatisch alle Mitglieder, die noch nicht abgestimmt haben.
Alle Abstimmungen und Umlaufbeschlüsse werden revisionssicher gespeichert und ins Protokoll übernommen.
Die Resultate werden automatisch ausgewertet, übersichtlich dargestellt und optional allen Teilnehmenden zugänglich gemacht.
Abstimmungen & Umlaufverfahren
Führen Sie Abstimmungen digital durch – in Sitzungen oder im Umlaufverfahren. Entscheidungen werden damit effizient, transparent und rechtssicher dokumentiert.
Beschlusswesen
Das Beschlusswesen in ProMeta ermöglicht eine strukturierte Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Beschlussvorlagen. Alle Vorgänge und Niederschriften sind zentral, nachvollziehbar und revisionssicher.
Beschlussanträge können direkt im System eingereicht, kategorisiert und für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
Ermöglichen Sie Gremienmitgliedern, vor der Abstimmung Stellungnahmen abzugeben – für mehr Transparenz und fundierte Entscheidungen.
Standardisierte Vorlagen sorgen für einheitliche Dokumentation und erleichtern die Vorbereitung.
Beschlüsse können im Umlaufverfahren durchgeführt werden. Jede teilnahmeberechtigte Person stimmt dabei mit Ja, Nein oder Enthaltung ab. Ergebnisse, Quorum und Fristen werden automatisch geprüft und dokumentiert.
Prüfen Sie automatisch die Beschlussfähigkeit, erfassen Sie Ergebnisse digital und dokumentieren Sie diese revisionssicher.
Alle Beschlüsse werden in einer formalen Niederschrift festgehalten und revisionssicher archiviert – jederzeit transparent abrufbar.
Versenden Sie Einladungen, Erinnerungen und Protokolle automatisiert per E-Mail oder Plattform.
Mitglieder geben Teilnahmeform, Stellvertretungen oder Anmerkungen direkt im System ab.
Gremienmitglieder können Stellungnahmen zu Themen abgeben, digital abstimmen und Themen direkt kommentieren – transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.
Vertrauliche Informationen laufen geschützt über ProMeta – statt über unsichere Mail-Verteiler.
Dank zentraler Historie bleiben Mitteilungen dauerhaft dokumentiert – auch bei Personalwechseln.
Binden Sie externe Mitglieder oder Gäste unkompliziert in die Kommunikation ein – ohne Mehraufwand.
Kommunikation mit Mitgliedern
Kommunizieren Sie digital, sicher und transparent mit allen Gremienmitgliedern. Von Einladungen bis zu Protokollen sorgt ProMeta für nachvollziehbare und effiziente Kommunikation.
5 besondere Funktionen für Ihr Sitzungsmanagement und Ihre digitale Gremienverwaltung
Mit ProMeta erweitern Sie Ihre Möglichkeiten – von der Einladung bis zur Beschlussfassung. So wird Ihr Sitzungsmanagement noch effizienter, transparenter und rechtssicher.
Von Einladung bis Protokoll – alles übersichtlich digital abgelegt
Alle relevanten Unterlagen wie Agenden, Tagesordnungen, Protokolle und Beschlüsse sind zentral gespeichert. Autorisierte Mitglieder greifen jederzeit sicher und DSGVO-konform darauf zu.
Erinnerungen & Wiedervorlagen für effiziente Sitzungsorganisation
Offene Themen automatisch für die nächste Sitzung vormerken – inklusive Fristen, Aufgaben und Erinnerungen.
Stellvertreterprozesse (bald verfügbar) für mehr Flexibilität
Vertretungen und Stimmberechtigungen digital abbilden – transparent, nachvollziehbar und rechtssicher.
Maßnahmen aus Tagesordnungspunkten generieren
Verwandeln Sie Beschlüsse und Diskussionen direkt in Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Fristen.
Abrechnung von Sitzungsgeldern (bald verfügbar)
Sitzungsgelder und Aufwandsentschädigungen direkt im System erfassen und abrechnen.
Fallstudien
Aus der Praxis: So gelingt digitales Sitzungsmanagement mit ProMeta
Erfahren Sie, wie Aufsichtsräte, Vorstände und Beiräte ProMeta einsetzen, um Sitzungen effizient zu organisieren, Beschlüsse revisionssicher festzuhalten und die Zusammenarbeit im Gremium zu verbessern.
InformationsZentrum Beton GmbH (IZB), zentrale Plattform der deutschen Zement- und Betonindustrie für Fachinformation, Beratung und Wissenstransfer
Wie das IZB seine Gremienarbeit digitalisiert – effizient, transparent und mit echtem Mehrwert
Digitales Sitzungsmanagement für Arbeitskreise und Gremien
Ausgangssituation
Lösung mit ProMeta
Ergebnisse
DFO e. V., Deutsche Forschungsgesellschaft für Oberflächenbehandlung
Digitale Gremien- und Sitzungsverwaltung bei der DFO – weniger Verwaltungsaufwand, sichere Zugriffe und mehr Transparenz für alle Beteiligten
Digitale Gremien- und Sitzungsverwaltung für mehr Effizienz und Transparenz
Ausgangssituation
Lösung mit ProMeta
Ergebnisse
eine der führenden Organisationen für angewandte Forschung in Europa
Digitales Sitzungsmanagement für Vorstand, Senat und Aufsichtsrat einer führenden Forschungseinrichtung
Digitales Sitzungsmanagement für Vorstand, Aufsichtsrat und Senat
Ausgangssituation
Lösung mit ProMeta
Ergebnisse
Der Prozess – in 3 Schritten zum Erfolg mit ProMeta.
Von der Planung bis zur Nutzung begleiten wir Ihre Organisation sicher durch die Einführung von ProMeta – der Software für digitale Gremienverwaltung und Sitzungsmanagement.
1. Planung
Wir bereiten gemeinsam den Projektstart vor und schaffen eine klare Grundlage für die Einführung.
- Projektborbereitung & Kick-Off
- Analyse Ihrer Anforderungen
- Konzeption passender Workflows
2. Softwareeinführung
Wir konfigurieren ProMeta nach Ihren individuellen Bedürfnissen – transparent, strukturiert und effizient.
- Spezifikation & Anpassung
- Entwicklung & Konfiguration
- Testphase mit Feedbackschleifen
3. Inbetriebnahme & Nutzung
Wir sorgen für einen reibungslosen Start und stehen Ihnen auch langfristig zur Seite.
- Produktivstart Go-Live
- Persönlicher Support
- Kontinuierliche Optimierung
Lernen Sie ProMeta kennen
– die Software für Sitzungen, Beschlüsse und digitale Gremienarbeit.
Von der Einladung über die Agenda bis zur Beschlussfassung – ProMeta digitalisiert Ihre Sitzungsprozesse. Aufsichtsräte, Vorstände und Beiräte profitieren von klaren Workflows, sicherem Dokumentenmanagement und einer revisionssicheren Dokumentation aller Entscheidungen.
DSGVO-konform & Hosting in Deutschland
Rollen- & Rechtekonzept, revisionssichere Ablage
Entwickelt für Aufsichtsräte, Vorstände & Beiräte
Häufig gestellte
Fragen.
ProMeta ist speziell auf die Anforderungen von Aufsichtsrat, Vorstand und Beirat zugeschnitten. Von der Einladung über die Dokumentenverwaltung bis zur rechtssicheren digitalen Beschlussfassung laufen alle Prozesse zentral, effizient und DSGVO-konform.
Mit ProMeta erfassen, verwalten und dokumentieren Sie Beschlüsse digital. Die Software sorgt für transparente Abstimmungen, revisionssichere Archivierung und rechtssichere Protokollführung.
Digitale Workflows, zentrale Dokumentenverwaltung, rechtssichere Beschlussfassungen und automatisierte Erinnerungen reduzieren Verwaltungsaufwand und schaffen Transparenz.
Ja, die Software ist modular aufgebaut und individuell anpassbar – ob für Sitzungen im Vorstand, im Aufsichtsrat oder im Beirat.
Ja. ProMeta erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Daten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.
ProMeta digitalisiert Sitzungen, automatisiert Abläufe und sorgt für transparente Dokumentation. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Ja. ProMeta ist modular aufgebaut und eignet sich sowohl für kleine Vereine als auch für große Verbände oder Kommunen mit vielen Gremien.
Ja, denn Abstimmungen über ProMeta sind ebenfalls sehr individualisierbar und erlauben Ihnen verschiedene Informationen auf einmal abzufragen, sowie die Antworten in einem übersichtlichen Reporting einzusehen.
Ja. In ProMeta können Sie eigene Protokollvorlagen sowie Teilnehmer- und Anwesenheitslisten anlegen und flexibel anpassen. Dabei lässt sich auch Ihr Corporate Design (CI) berücksichtigen – etwa durch individuelles Layout, Logos oder Formatierungen. So entstehen Dokumente, die nicht nur funktional sind, sondern auch optisch zu Ihrer Organisation passen.
Ja. ProMeta unterstützt Sie bereits in der Vorbereitung von Sitzungen. Teilnehmende können eigene Themenvorschläge einreichen, und Vorlagen für Beschlüsse lassen sich zentral sammeln. Diese Beiträge werden strukturiert erfasst, können geprüft und in die Tagesordnung übernommen werden – so entsteht eine transparente und effiziente Vorbereitung.
Ja. Über rollenbasierte Zugriffe können externe Mitglieder sicher auf Unterlagen, Einladungen und Protokolle zugreifen – ohne zusätzlichen Installationsaufwand.
Ja. ProMeta unterstützt digitale Abstimmungen in Sitzungen und Umlaufverfahren mit revisionssicherer Dokumentation.
Ja. In ProMeta lassen sich frühere Tagesordnungen unkompliziert als Vorlage übernehmen. Dadurch können Inhalte, Themenblöcke oder Beschlussvorlagen schnell in neue Sitzungen übertragen und bei Bedarf angepasst werden. So sparen Sie Zeit und stellen zugleich die Kontinuität und Nachvollziehbarkeit Ihrer Gremienarbeit sicher.
Die Einführung erfolgt in enger Abstimmung mit Ihrer Geschäftsstelle. Schulungen und Support stellen sicher, dass ProMeta schnell produktiv genutzt werden kann.
In vielen Fällen ist ein Start nach 1 Woche möglich – inklusive Schulungen und Datenübernahme.
Die Kosten für die Nutzung von ProMeta setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen, die wir je nach Anforderungen Ihrer Organisation kombinieren:
Dadurch ergibt sich ein passgenaues Budget, das auf die Anforderungen von Verbänden, Kommunen und Non-Profit-Organisationen zugeschnitten ist.
Unser Basissupport steht während der Geschäftszeiten zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir erweiterte Support- und Servicepakete an.
Ja. Vorhandene Daten wie Mitgliederlisten, Gremienstrukturen oder historische Sitzungsunterlagen können migriert und nahtlos in ProMeta integriert werden.
Ja. Über Schnittstellen und Datenimporte lassen sich bestehende Strukturen (z. B. CRM-System) und Benutzerverzeichnisse (z. B. Active Directory, OpenLDAP) anbinden.
Je nach Bedarf können Stamm- und Bewegungsdaten regelmäßig manuell oder automatisch in ProMeta importiert oder zur weiteren Verarbeitung exportiert werden. So lassen sich beispielsweise Mitgliederdaten aus Ihrem bestehenden CRM-System nahtlos in ProMeta übernehmen und für die Verwaltung von Gruppen und Gremien nutzen.
ProMeta wird ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL/TLS) und revisionssicher gespeichert. Rollenbasierte Zugriffskonzepte, regelmäßige Backups und Protokollierungen gewährleisten maximale Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Sämtliche Prozesse entsprechen den Anforderungen der DSGVO und werden regelmäßig überprüft.
Gerne beantworten wir Ihre individuellen Anliegen rund um ProMeta persönlich. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Gestalten wir gemeinsam Ihr Sitzungsmanagement digital, sicher und effizient.
Vereinbaren Sie jetzt Ihre persönliche Produktvorstellung.
Ich freue mich auf Ihre Anfrage und stehe Ihnen persönlich für Fragen, Beratung und eine Produktvorstellung zur Verfügung.