Bundesverband
Bundesverband Deutscher Pflanzenzüchter e.V.
Digitale Organisation der jährlichen Mitgliederversammlung mit ProMeta
Kurzbeschreibung
Der Bundesverband Deutscher Pflanzenzüchter e. V. (BDP) hat mit ProMeta eine digitale Lösung für die Organisation seiner jährlichen Mitgliederversammlung eingeführt. Einladungen, Rückmeldungen und Sitzungsunterlagen werden zentral gesteuert, Stellvertreterregelungen automatisiert berücksichtigt. Dadurch konnte der manuelle Aufwand der Geschäftsstelle erheblich reduziert und die Nachvollziehbarkeit der Abläufe nachhaltig verbessert werden.
Ausgangssituation
Die jährliche Mitgliederversammlung zählt zu den wichtigsten Gremienereignissen des BDP. Ihre Organisation war bislang stark von manuellen Prozessen geprägt: Einladungen mussten einzeln erstellt, Sitzungsunterlagen über verschiedene Kanäle verteilt und Rückmeldungen der Mitglieder mühsam verarbeitet werden.
Herausforderung
Der hohe manuelle Aufwand beanspruchte die Geschäftsstelle stark und machte eine einheitliche Informationsbasis unmöglich.
Ziele der Softwareeinführung
Ziel war es, die jährliche Mitgliederversammlung des BDP effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig zu gestalten. Dazu sollten Einladungen und Rückmeldungen digitalisiert, Unterlagen zentral bereitgestellt und Stellvertreterregelungen automatisch berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollte die Geschäftsstelle entlastet und eine lückenlose Dokumentation von Abstimmungen und Beschlüssen sichergestellt werden, um Nachvollziehbarkeit und Transparenz dauerhaft zu erhöhen.
01.
Digitalisierung der Einladungs- und Rückmeldeprozesse
02.
Zentrale Bereitstellung und Verteilung aller Sitzungsunterlagen
03.
Automatisierte Erfassung und Verwaltung von Stellvertreterregelungen
04.
Entlastung der Geschäftsstelle durch Reduzierung manueller Arbeitsschritte
05.
Sicherstellung einer einheitlichen Informationsbasis für alle Beteiligten
Die Lösung mit ProMeta
Mit ProMeta wurde die Organisation der jährlichen Mitgliederversammlung des BDP vollständig digitalisiert. Einladungen werden zentral erstellt und verschickt, Rückmeldungen der Mitglieder automatisch erfasst und Stellvertreterregelungen direkt berücksichtigt. Sitzungsunterlagen stehen allen Teilnehmenden gebündelt in einer Plattform zur Verfügung, wodurch eine einheitliche Informationsbasis gewährleistet ist.
01.
Beschleunigte Abläufe und erhöhte Transparenz in der Versammlung
02.
Zentrale Erstellung und Versand der Einladungen
03.
Entlastung der Geschäftsstelle durch reduzierte manuelle Arbeitsschritte
Fazit
Mit ProMeta konnte der BDP die Organisation seiner jährlichen Mitgliederversammlung deutlich vereinfachen. Alle Schritte – von der Einladung bis zur Beschlussdokumentation – sind nun zentral gesteuert, transparent nachvollziehbar und effizient umgesetzt. Die Geschäftsstelle wird spürbar entlastet, während Mitglieder und Delegierte von klaren Abläufen und verlässlichen Informationen profitieren.
Über den Kunden
Der Bundesverband Deutscher Pflanzenzüchter e. V. (BDP) vertritt die Interessen der deutschen Pflanzenzüchter gegenüber Politik, Wirtschaft und Gesellschaft. Als Dachverband bündelt er die Anliegen seiner Mitglieder, fördert den fachlichen Austausch und setzt sich für innovationsfreundliche Rahmenbedingungen in der Pflanzenzüchtung ein. Mit seiner Arbeit leistet der BDP einen wichtigen Beitrag zur Sicherung von Vielfalt, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit in der Landwirtschaft.
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