Gemeinschaft zur Förderung von Pflanzeninnovation e. V.

Kurzbeschreibung

Die GFPi hat mit der Einführung der Software ProMeta ihre Gremien- und Sitzungsverwaltung konsequent digitalisiert. Über die zentrale Plattform werden Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen und Protokolle strukturiert gesteuert, Fristen und Vorgaben rechtssicher eingehalten und Abstimmungen transparent dokumentiert. Auch die Organisation der mehrtägigen, abteilungsübergreifenden Jahrestagungen wird effizient unterstützt. Zusätzlich wurde für die Mitglieder eine Patentdatenbank aufgebaut, die den Zugang zu relevanten Informationen erleichtert und den Wissenstransfer stärkt. Darüber hinaus werden mit ProMeta auch öffentlich geförderte Projekte sowie Eigenprojekte der GFPi administriert. Das Projekt führte zu einer deutlichen Reduzierung der Verwaltungsaufwände, einer Vereinheitlichung der Abläufe und einer spürbaren Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Geschäftsstelle und Mitgliedern.

Ausgangssituation

Die GFPi koordiniert zahlreiche Abteilungen, Gremien, Beiräte und Ausschüsse, die regelmäßig tagen und wichtige Entscheidungen treffen. Die Organisation dieser Sitzungen war bislang stark manuell geprägt: Einladungen, Unterlagen und Protokolle mussten einzeln erstellt, verteilt und nachbearbeitet werden. Mit wachsender Zahl an Gremien und steigenden formalen Anforderungen stieß dieses Vorgehen an seine Grenzen.

Herausforderung

Gesucht wurde eine Lösung, die den komplexen Anforderungen an Gremien- und Sitzungsmanagement gerecht wird. Neben der rechtssicheren Einhaltung von Fristen und Vorgaben sollten Einladungen, Tagesordnungen und Protokolle effizient erstellt und Unterlagen zentral verwaltet werden. Zugleich musste das System flexibel erweiterbar sein und eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, die sowohl von der Geschäftsstelle als auch von den Mitgliedern problemlos genutzt werden kann.

Fazit

Mit der Einführung unserer Gremienverwaltungssoftware mit integriertem Sitzungsmanagement hat der Verband seine gesamte Sitzungsorganisation nachhaltig digitalisiert. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die umfangreichen Funktionen automatisieren zentrale Aufgaben – von der fristgerechten Einladung bis zur Protokollierung und Archivierung der Unterlagen. Alle Prozesse werden zentral gesteuert, was Transparenz schafft, Zeit spart und die Qualität der Dokumentation erhöht. Die Flexibilität der Software ermöglicht es, auch zukünftige Anforderungen problemlos zu integrieren. Heute werden über 80 Abteilungen, Beiräte und Verteilerlisten mit mehr als 1.900 Gremienbesetzungen in der Plattform abgebildet. Mitglieder können Termine und Unterlagen jederzeit einsehen, ihre Rückmeldungen direkt online hinterlegen und auf Kontaktinformationen zugreifen. Besonders hervorzuheben sind die kundenspezifischen Erweiterungen: Mit der integrierten Patentdatenbank steht den GFPi-Mitgliedern ein umfassendes Recherche- und Analysewerkzeug zur Verfügung, das mehr als 6.400 Patente und über 1.000 Stichwörter umfasst. Ergänzend wurde ein Workflow für die Ausarbeitung des Geschäftsberichts implementiert, der die interne Zusammenarbeit effizient unterstützt. Insgesamt konnte der Verband durch die Software den administrativen Aufwand deutlich reduzieren, Prozesse beschleunigen und gleichzeitig die Einhaltung formaler und rechtlicher Vorgaben sicherstellen – eine stabile Basis für die weitere digitale Entwicklung.

Über den Kunden

Die GFPi in Bonn im Bereich der Pflanzenforschung steht für die Gesellschaft für Pflanzenforschung e.V.. Sie ist eine wissenschaftliche Gesellschaft, die sich mit der Förderung der Pflanzenforschung in Deutschland beschäftigt. Ihr Ziel ist es, die wissenschaftliche Arbeit im Bereich der Pflanzenwissenschaften zu unterstützen, die Kommunikation zwischen Forschern zu fördern und den Austausch von Forschungsergebnissen zu erleichtern. Die GFPi organisiert unter anderem Veranstaltungen wie Tagungen, Kongresse und Workshops, bei denen sich Forscher und Experten aus der Pflanzenforschung austauschen und neue wissenschaftliche Erkenntnisse präsentieren können. Sie setzt sich zudem für die Förderung von Nachwuchswissenschaftlern und die Entwicklung neuer wissenschaftlicher Ansätze in der Pflanzenforschung ein.