Wissenschaftliche Großforschungseinrichtung
Helmholtz-Gemeinschaft
Deutscher Forschungszentren e.V.
Ganzheitliche Bearbeitung von Förderinstrumenten, -maßnahmen und -projekten
Kurzbeschreibung
Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V. nutzt für die Verwaltung des Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) eine zentrale Softwarelösung für das Fördermittelmanagement. Über diese Plattform werden Förderanträge digital erfasst, Begutachtungen und Entscheidungen dokumentiert sowie Projektverläufe, Finanzierungen und Berichte strukturiert verwaltet. Ziel ist eine einheitliche Abbildung der Förderverfahren von der Antragstellung bis zum Abschluss der Projekte.
Ausgangssituation
Der Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) dient der Förderung gemeinschaftlicher Forschungsprojekte innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Jährlich werden eine Vielzahl von Anträgen, Förderentscheidungen und Projektaktivitäten bearbeitet, die in unterschiedlichen Phasen verlaufen. Vor Einführung der zentralen Plattform erfolgten Antragstellung und Abstimmungen überwiegend dezentral und auf verschiedenen Kommunikationswegen.
Herausforderung
Mit zunehmender Anzahl geförderter Projekte stiegen die Anforderungen an eine strukturierte Verwaltung, einheitliche Datenhaltung und nachvollziehbare Prozesse.
Für die Planung und Steuerung von Fördermaßnahmen sollte eine Lösung bereitgestellt werden, die Antrags-, Begutachtungs-, Bewilligungs- und Durchführungsprozesse zentral abbildet und den Zugriff auf aktuelle Projektdaten ermöglicht.
Ziele der Einführung der Softwarelösung
01.
Verwaltung
Standardisierte Abläufe für Antragsstellung, Bewilligung und Berichterstattung sollten zentral dokumentiert und zugänglich sein.
02.
Administration geförderter Projekte und Personen
Projektdaten, Ansprechpartner und Zuständigkeiten sollten einheitlich erfasst, strukturiert und aktuell vorliegen.
03.
Finanzmanagement und Prognosen
Planmittel, Auszahlungen und Berichte sollten über die Plattform nachvollziehbar gepflegt und ausgewertet werden können.
Die Lösung mit ProMeta
Mit der Einführung von ProMeta wurde eine zentrale Plattform eingerichtet, die die wesentlichen Arbeitsprozesse des Impuls- und Vernetzungsfonds in digitaler Form abbildet. Die Anwendung umfasst die drei zentralen Bereiche Förderung, Begutachtung und Projektdurchführung und unterstützt die Geschäftsstellen bei der Dokumentation, Abstimmung und Auswertung von Fördermaßnahmen.
01.
Erfassung von Förderinstrumenten und Förderkonzepten
Definition von Förderthemen, Kategorien und Budgets.
02.
Ausschreibungsplanung
Verknüpfung von Förderinstrumenten mit geplanten Ausschreibungen.
03.
Antragsmanagement
Digitale Antragseinreichung, Begutachtung und Auswahlverfahren.
04.
Antragsprüfung und Freigabe
Abbildung interner Prüfungen, Begutachtungen und Förderentscheidungen.
05.
Projekteinrichtung
Erfassung der bewilligten Projekte mit zugehörigen Förderkennzeichen und Dokumenten.
06.
Nachweisführung und Selbstverwaltung
Bereitstellung der Berichts- und Nachweisfunktionen für Projektträger und Geschäftsstelle.
07.
Prüfung und Controlling
Abbildung von Prüfprozessen, Reviews und Statusmeldungen im Verlauf der Projektlaufzeit.
08.
Finanzierung und Budgetauswertung
Zentrale Pflege von Auszahlungen und Mittelverwendungen mit standardisierten Auswertungen.
09.
Projektabschluss und Archivierung
Dokumentation der abgeschlossenen Projekte einschließlich Nachweise und Abschlussberichte
Ergebnisse
Durch die Nutzung der Plattform können die Arbeitsprozesse in der Fördermittelverwaltung zentral dokumentiert und nachvollziehbar abgebildet werden. Alle relevanten Informationen zu Anträgen, Projekten, Beteiligten und Budgets stehen in strukturierter Form zur Verfügung. Daten zu Förderentscheidungen, Mittelverwendung und Berichten sind jederzeit abrufbar und revisionssicher dokumentiert.
Zentrale Erfassung und Verwaltung aller Förder- und Projektdaten
Einheitliche Abläufe für Antragstellung, Begutachtung und Nachweisführung
Standardisierte Auswertungen für Budgetplanung und Mittelverwendung
Strukturierte Dokumentation von Förderentscheidungen und Projektverläufen
Revisionssichere Ablage und Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge
Fazit
Die zentrale Fördermittelplattform ermöglicht eine durchgängige Verwaltung des Impuls- und Vernetzungsfonds von der Antragstellung bis zum Projektabschluss.
Sie unterstützt die Geschäftsstelle bei der Dokumentation, Planung und Nachverfolgung der Förderprozesse und stellt verlässliche Informationen für die Haushalts- und Mittelbewirtschaftung bereit.
Über den Kunden
Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V. ist die größte deutsche Forschungsorganisation in öffentlicher Trägerschaft. Sie bündelt 18 Forschungszentren mit rund 45 000 Beschäftigten und einem jährlichen Budget von mehreren Milliarden Euro. Ziel der Gemeinschaft ist es, durch interdisziplinäre Forschung Beiträge zur Lösung großer wissenschaftlicher, technologischer und gesellschaftlicher Herausforderungen zu leisten.
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