Lizenzen & Hosting (abgestimmt)
So bestimmen wir gemeinsam Lizenzgröße und Hosting
In drei klaren Schritten zur passenden Konfiguration – inklusive erster Budgetorientierung (Richtwert).
1. Lizenzbedarf bestimmen
Wir klären gemeinsam die benötigten Module sowie die Anzahl der Gremien oder Projekte, Nutzerrollen und organisatorischen Strukturen. Daraus ergibt sich die passende Lizenzgröße und Paketstruktur.
- Module: Welche Workflows sollen abgebildet werden (z. B. Sitzungen, Beschlüsse, Förderverfahren)?
- Gremien / Projekte: Wie viele Gremien oder Projekte sollen aktuell verwaltet werden – und welche Entwicklung ist absehbar?
- Nutzer & Rollen: Wie viele Personen arbeiten aktiv im System (inkl. Rollen/Rechte)?
- Mengengerüst: z. B. Sitzungen, Anträge oder Vorgänge pro Jahr.
- Organisationseinheiten: Sind getrennte Bereiche oder Mandanten erforderlich?
- Integrationen (optional): SSO/AD, CRM, Schnittstellen/API.
2. Hosting wählen
Abhängig von Sicherheitsanforderungen und IT-Strategie wählen wir das passende Betriebsmodell – vom Standardbetrieb als SaaS bis hin zu Private Cloud oder On-Premise.
- Datenstandort & Datenschutzanforderungen
- Betriebsverantwortung: Wer betreibt, patcht und überwacht?
- Isolation: Standardmodell vs. dediziert (VM/Server)
- Schnittstellen/Netz: Anbindung an interne Systeme
- SLA/Supportbedarf: Reaktionszeiten, Verfügbarkeit
- Datenvolumen/Performance (optional): erwartete Last und Wachstum
3. Abstimmung & Empfehlung
Sie erhalten eine Empfehlung (Paket/Module/Hosting) sowie einen Budgetrahmen als Orientierungswert – transparent inklusive Annahmen.
- Empfehlung: Paket + Module + Hosting
- Budgetlogik: einmalig / laufend / optional (als Struktur)
- Annahmen: Lizenzenanzahl, Nutzerzahl, Umfang, Integrationen, Zeitplan
- Next Steps: Workshop/Demo, Klärungsfragen, Budget- / Angebotsskizze
Hinweis: Jede ProMeta‑Lizenz wird mit einem passenden Hosting‑Paket kombiniert. Im SaaS‑Betrieb erfolgt das Hosting standardmäßig in deutschen Rechenzentren. Beim On‑Premise/Eigenbetrieb erfolgt der Betrieb in Ihrer Infrastruktur; Leistungsumfang und Verantwortlichkeiten werden separat abgestimmt.
Lizenzmodell (SaaS – Standard)
Standardbetrieb: ProMeta als SaaS.
Monatliches Mietmodell – inklusive Betrieb, Updates und Support.
Sie nutzen ProMeta im SaaS‑Modell als professionellen Online‑Dienst. Wir übernehmen den Betrieb – damit Ihre Lösung planbar, aktuell und ohne eigenen Betriebsaufwand verfügbar bleibt.
Das bietet Ihnen das SaaS-Modell:
- Planbare laufende Kosten statt hoher Anfangsinvestition
- Hosting & Betrieb in deutschen Rechenzentren (Details auf Anfrage)
- Regelmäßige Updates & Wartung durch infotraX
- Backup/Monitoring gemäß Betriebsmodell
- Standard‑Support inklusive (Erweiterung per SLA möglich)
- Erweiterbar um zusätzliche Module und Organisationseinheiten
Einfach erklärt: ProMeta läuft wie ein professioneller Online‑Dienst. Ihre Software bleibt aktuell und funktionsfähig – ohne eigenen Betriebsaufwand.
Alternative: On‑Premise / Eigenbetrieb (auf Anfrage)
Für Organisationen mit eigener IT‑Infrastruktur oder besonderen Sicherheitsanforderungen ist ProMeta auch On‑Premise / im Eigenbetrieb möglich.
In diesem Modell erfolgt der Betrieb in Ihrer Umgebung; Wartung, Updates und Support werden je nach Vereinbarung geregelt. Wir klären dazu gemeinsam die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen.
Erfolgreiche Anwendungen in Verbänden & Organisationen
Verbände, Institutionen und Unternehmen nutzen ProMeta, um Sitzungen, Abstimmungen und Beschlüsse digital und transparent zu organisieren – effizient, nachvollziehbar, praxisnah.
Budgetstruktur
Budgetübersicht
Die Kostenstruktur gliedert sich in zwei zentrale Bereiche: eine einmalige Softwareeinführung sowie laufende monatliche Leistungen für Lizenzen, Hosting und Support.
Gremienmanagement
Unsere Pakete sind flexibel aufgebaut –
vom Start mit einzelnen Gremien bis zur vollständigen Abbildung aller Gremienstrukturen innerhalb Ihrer Organisation.
GremienmanagementBasic
Einrichtung: ab 1.200–3.200 €
Monatlich: ab 90–175 €
Typisch geeignet für:
- Sitzungsmanagement
- Beschlussverwaltung
- Dokumentenbereitstellung
- Teilnehmerverwaltung
- Umlaufverfahren (optional)
Inkl. Hosting, regelmäßige Updates und Standardsupport. Zusätzliche Supportstunden, Integrationen oder Erweiterungen können flexibel ergänzt werden.
Erweiterungen (weitere Gremien, Rollen, Integrationen) jederzeit möglich.
GremienmanagementProfessional
Einrichtung: ab 3.200–5.500 €
Monatlich: ab 200–250 €
Typisch geeignet für:
- Mehrere Gremien
- Vorlagen- und Beschlussmanagement
- Rollen- und Rechteverwaltung
- Zeitplanung und Tagesordnungen
- Protokoll- und Beschlussverfolgung
Inkl. Hosting, regelmäßige Updates und Standardsupport. Zusätzliche Supportstunden, Integrationen oder Erweiterungen können flexibel ergänzt werden.
GremienmanagementEnterprise
Einrichtung: ab 6.000–9.800 €
Monatlich: ab 320-550 €
Typisch geeignet für:
- Organisationsübergreifende Gremien
- Mandantenstrukturen
- Erweiterte Workflows
- Integration in bestehende Systeme
- Erweiterte Governance-Prozesse
Inkl. Hosting, regelmäßige Updates und Standardsupport. Zusätzliche Supportstunden, Integrationen oder Erweiterungen können flexibel ergänzt werden.
Fördermittelmanagement
Der Funktionsumfang wächst mit Ihren Anforderungen –
vom Einstieg für einzelne Fördermittelnehmende über die strukturierte Unterstützung von Drittmittelabteilungen bis zur Verwaltung eigener Förderlinien als Fördermittelgeber.
Die Paketstufen orientieren sich dabei an der Anzahl der Förderlinien, Projekte und organisatorischen Anforderungen.
FördermittelmanagementBasic
Einrichtung: ab 3.200–6.500 €
Monatlich: ab 150–275 €
Typisch geeignet für:
- Verwaltung von Förderaufrufen
- Antragserfassung
- Grundlegende Workflow-Steuerung
- Dokumentenverwaltung
- Rollenverwaltung
Inkl. Hosting, regelmäßige Updates und Standardsupport. Zusätzliche Supportstunden, Integrationen oder Erweiterungen können flexibel ergänzt werden.
FördermittelmanagementProfessional
Einrichtung: ab 5.200–6.900 €
Monatlich: ab 250–375 €
Typisch geeignet für:
- Mehrere Förderprogramme
- Zweistufige Verfahren
- Begutachtungsprozesse
- Berichtsmanagement
- Dashboards und Auswertungen
Inkl. Hosting, regelmäßige Updates und Standardsupport. Zusätzliche Supportstunden, Integrationen oder Erweiterungen können flexibel ergänzt werden.
FördermittelmanagementEnterprise
Einrichtung: ab 8.000–25.800 €
Monatlich: ab 350-750 €
Typisch geeignet für:
- Mehrere Förderprogramme
- Komplexe Workflows
- Integration in ERP oder Drittsysteme
- Mandantenfähigkeit
- Erweiterte Governance-Strukturen
Inkl. Hosting, regelmäßige Updates und Standardsupport. Zusätzliche Supportstunden, Integrationen oder Erweiterungen können flexibel ergänzt werden.
Die genannten Beträge sind Richtwerte für typische Einstiegskonfigurationen. Der tatsächliche Preisrahmen ergibt sich u. a. aus Modulumfang, Nutzer-/Rollenmodell, Mengengerüst (z. B. Anzahl Gremien/Sitzungen bzw. Förderlinien/Anträge), Hosting-Modell sowie Integrationen und Einführungsumfang.
Vertragslaufzeit & Verlängerung
Die Mindestlaufzeit beträgt 6 Monate. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils 3 Monate, sofern keine Kündigung mit einer Frist von 3 Monaten zum Laufzeitende erfolgt. Änderungen bei Nutzerzahl oder Modulumfang können während der Laufzeit abgestimmt werden.
Ergänzend zu den Funktionspaketen wählen Sie das passende Hosting- und Betriebsmodell.
Hosting
Hosting – sicher, flexibel, in Deutschland
ProMeta wird in deutschen Rechenzentren betrieben (ISO 27001-zertifiziert). Jede Organisation erhält eine eigene Datenbank und eine eigene Anwendungsinstanz – für klare Mandantentrennung und hohe Sicherheit. Details zu Betriebs- und Sicherheitsmaßnahmen erläutern wir gerne im Rahmen der Abstimmung.
Unsere Hosting-Modelle
Vier Hosting-Modelle für Sicherheit, Skalierung und unterschiedliche IT‑Vorgaben.
Shared VM /Standardbetrieb
Empfohlen für kleine bis mittlere Organisationen
ab 90–140 € / Monat(typisch ca. 110 € / Monat)
Typisch geeignet für:
- Kosteneffizienter Standardbetrieb für den SaaS‑Einstieg
- Eigene Instanz je Organisation (Datenbank & Anwendung
- Updates, Monitoring und Backups im Standard inklusive
Typisch eingesetzt bei:Organisationen mit klar abgegrenzten Standardprozessen und planbarem Wachstum
- ISO‑27001‑RZ (DE)
- Eigene DB & Instanz
- Backups (Standard)
- Monitoring & Updates
- StandardVerfügbarkeitsmodell
- Skalierbare Ressourcen
Private VM /Dediziertes Hosting
Empfohlen für wachsende Organisationen
ab 220–390 € / Monat(typisch ca. 245 € / Monat)
Typisch geeignet für:
- Dedizierte VM mit klar abgegrenzten Ressourcen
- Individuelle Performance‑ Konfiguration je nach Lastprofil
- Erweitertes Monitoring sowie höhere Verfügbarkeit
Typisch eingesetzt bei:Organisationen mit wachsender Nutzung und steigenden Anforderungen
- Dedizierte virtuelle Maschine (exklusive Ressourcen)
- CPU-/RAM‑Ressourcen nach Bedarf dimensionierbar
- Erweiterte Backup‑Strategie (optional erweiterbar)
- Monitoring- und Update‑Prozesse abgestimmt auf Ihre Anforderungen
- Höhere Verfügbarkeitsoptionen (abhängig vom Setup)
- Geeignet bei höherem Datenvolumen oder erhöhten Sicherheitsanforderungen
Private Cloud / Dedizierter Server
Empfohlen für hohe Sicherheitsanforderungen
ab 490–890 € / Monat(typisch ca. 650 € / Monat)
Typisch geeignet für:
- Dedizierter physischer Server (maximale Isolation)
- individuelle Skalierung & Sicherheitskonfiguration
- Hochverfügbarkeitsoptionen und erweiterte Backups
Typisch eingesetzt bei:Forschungsverbünden, umfangreichen Förderprogrammen oder Mandantenstrukturen
- Dedizierter physischer Server (vollständig isolierte Umgebung)
- Individuelle Skalierung (CPU/RAM/Storage)
- Erweiterte Sicherheitskonfiguration nach Bedarf
- Erweiterte Backup‑Konzepte (optional: georedundant)
- Hochverfügbarkeitsoptionen (optional)
- Typisch bei Verbünden, Mandantenstrukturen oder hohen Compliance‑Vorgaben
On-Premise / Eigenbetrieb
Empfohlen bei eigener IT-Infrastruktur
Auf Anfrage(Installation & Wartung)
Typisch geeignet für:
- Installation in kundeneigener Infrastruktur
- Betrieb durch Ihre IT (maximale Kontrolle)
- Wartung/Updates/Support nach Vereinbarung
Typisch eingesetzt bei:Öffentlichen Auftraggebern mit eigener IT-Infrastruktur oder Rechenzentrum
- Einmalige Installation: ab 4.500–9.500 €
- Jährliche Wartung: ab 1.800–4.500 € / Jahr
- Optional ergänzbar: Update‑Service, Supportkontingente, Backup‑Beratung
Datenschutz & Sicherheit
- Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO (bereitgestellt)
- Betrieb in Deutschland (ISO 27001‑zertifiziert)
- Mandantentrennung durch eigene DB & Instanz je Organisation
Datenschutz und Datensicherheit entsprechen den Vorgaben der DSGVO sowie den Anforderungen vieler öffentlicher Auftraggeber. Gerne stellen wir auf Anfrage weiterführende Informationen (z. B. AVV, TOMs, Sicherheitsdetails) zur Verfügung.
Optionen
Optionale Leistungen & Erweiterungen
Je nach Ausgangslage und Anforderungen können zusätzliche Leistungen ergänzt werden – z. B. für Einführung, Support, SLA oder erweiterte Backup- und Speicheroptionen. Alle Angaben sind Richtwerte und werden im Rahmen der Abstimmung konkretisiert.
Jedes ProMeta‑Projekt wird individuell aufgesetzt – je nach Fachbereich, Prozessumfang und vorhandenen Daten. Ziel ist ein strukturierter Start mit klarer Konfiguration, sauberer Datenübernahme und praxisnaher Befähigung der Key‑User.
Die Projektierung umfasst:
- Anforderungsanalyse & Konzeptionsworkshop
- Installation/Einrichtung & Konfiguration
- Import und Migration bestehender Daten (optional)
- Rollen- und Rechtekonzept sowie Grundeinstellungen
- Schulung der Administratoren und Key‑User
- Begleitete Einführung bis zum Produktivstart
Einführungskosten und Projektdauer hängen insbesondere von Projektumfang, Datenmigration und Integrationen ab und werden nach der Bedarfsklärung als Budgetrahmen (Richtwert) eingeordnet.
Typisch sind 6–10 Wochen von Analyse bis Produktivstart (abhängig von Umfang und Terminlage).
Im laufenden Betrieb unterstützen wir Sie bei Fragen zur Anwendung und bei technischen Anliegen. Der Standardsupport ist enthalten; bei höherem Bedarf kann der Supportumfang flexibel erweitert werden. Sie erreichen uns per E‑Mail und Telefon – Standardsupport: Mo–Fr 09–16 Uhr, erweiterter Support (SLA): Mo–Fr 08–18 Uhr.
Support umfasst typischerweise:
- Ansprechpartner für Anwenderfragen (Bedienung, Rollen/Rechte, Vorgehen)
- Technische Unterstützung bei Störungen und Fehlermeldungen
- Unterstützung bei Updates/Änderungen im laufenden Betrieb (je nach Modell)
- Kurze Abstimmungen zu Konfigurationsfragen und Best Practices
- Dokumentation/Guides bzw. Hilfe zur Selbsthilfe (falls vorhanden)
Erweiterungen (optional):
- Zusätzliches Supportkontingent (Stundenpakete)
- Erweiterte Reaktionszeiten / priorisierte Bearbeitung (SLA)
- Begleitende Admin-/Key‑User‑Sprechstunden (regelmäßig)
Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten richten sich nach dem gewählten Service‑ und SLA‑Modell.
Durch die Kombination aus Standard- und erweitertem Support erhalten Sie einen Service, der zuverlässig im Alltag unterstützt – und gleichzeitig Raum für individuelle Weiterentwicklungen lässt.
Für höhere Anforderungen an Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und Monitoring können wir neben dem Standardsupport ein erweitertes SLA vereinbaren. Die konkreten Leistungswerte werden im Rahmen der Beauftragung festgelegt.
| Kriterium | Standardsupport | Erweiterter Support |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Mo–Fr 09–16 Uhr | Mo–Fr 08–18 Uhr |
| Reaktionszeit (kritisch) | innerhalb 8 Stunden | innerhalb 2 Stunden |
| Reaktionszeit (wesentlich) | innerhalb 1 Werktag | innerhalb von 4 Stunden |
| System-Monitoring | Basisüberwachung | Erweiterte Überwachung (Performance + Ressourcen) |
| Updates & Patches | Regelmäßige Wartungsfenster | Individuell planbar |
Hinweis: Reaktionszeiten beziehen sich auf die Aufnahme und Bearbeitung im Support und gelten innerhalb der jeweiligen Servicezeiten.
Wenn ProMeta in eine bestehende Systemlandschaft eingebunden werden soll, unterstützen wir bei Planung und Umsetzung von Integrationen. Umfang und Aufwand hängen insbesondere von Zielsystemen, Datenformaten, Sicherheitsvorgaben und Testaufwänden ab. Die folgenden Punkte dienen zur Orientierung.
Typische Integrationen
Vorgehen
Integrationen werden bei Bedarf als zusätzlicher Projektbaustein eingeplant und als Budgetrahmen (Richtwert) eingeordnet.
Je nach Datenvolumen und Anforderungen an Wiederherstellung und Aufbewahrung können Speicher und Backup-Strategie angepasst werden. Die folgenden Angaben sind Richtwerte und werden je nach Hosting‑Modell konkretisiert.
Speicherstaffeln (Richtwerte)
Backup-Strategie (Richtwerte)
Besonders relevant bei revisionssicheren Prozessen und höheren Anforderungen.
Häufig gestellteFragen.
Der Preisrahmen orientiert sich vor allem an Modulumfang, Nutzer-/Rollenmodell, Hosting-Modell sowie Integrationen und dem Einführungsaufwand (z. B. Migration und Schulung). Die auf der Seite genannten Beträge sind Richtwerte und werden anhand Ihrer Parameter konkretisiert.
"Richtwerte" sind Orientierungsbeträge für typische Einstiegskonfigurationen. Der konkrete Preisrahmen kann je nach Umfang (z. B. Nutzerzahl, Datenvolumen, Prozesskomplexität) nach oben oder unten abweichen.
Ja – abhängig vom Projektumfang können einmalige Leistungen anfallen, z. B. Projektierung & Einführung, Konfiguration, Datenmigration oder Integrationen. Den Einführungsaufwand ordnen wir nach einem kurzen Abstimmungsgespräch als Budgetrahmen (Richtwert) ein.
Gemeinsam mit Ihnen klären wir Funktionsumfang, Nutzerzahl und IT-Anforderungen. Darauf basierend empfehlen wir eine Kombination aus Lizenz- und Hosting-Paket.
Ja, Sie können ProMeta jederzeit skalieren – neue Module oder zusätzliche Nutzer lassen sich problemlos hinzufügen.
Typisch sind 6–10 Wochen von Analyse bis Produktivstart (abhängig von Umfang und Terminlage). Bei sehr schlanken Setups kann es schneller gehen; bei Migrationen und Integrationen entsprechend länger.
Im SaaS‑Standardbetrieb sind keine eigenen Server erforderlich. Voraussetzungen sind in der Regel ein aktueller Browser, stabile Internetanbindung sowie – falls gewünscht – Angaben zur Benutzerverwaltung (z. B. SSO) und zu benötigten Schnittstellen (z. B. DMS/ERP). Konkrete Anforderungen klären wir im Erstgespräch.
Ja. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO stellen wir im Rahmen der Beauftragung zur Verfügung.
Im SaaS‑Betrieb erfolgt das Hosting in deutschen Rechenzentren (ISO 27001‑zertifiziert). Je nach Sicherheits- und Betriebsanforderungen sind auch dedizierte Umgebungen oder On‑Premise/Eigenbetrieb möglich.
Sie erreichen uns per E‑Mail und Telefon – Standardsupport: Mo–Fr 09–16 Uhr, erweiterter Support (SLA): Mo–Fr 08–18 Uhr. Bei höherem Bedarf können erweiterte Support- und SLA‑Modelle vereinbart werden.
Beratung
Lassen Sie unsüber Ihr passendes ProMeta-Paket sprechen.
In einem kurzen Abstimmungsgespräch klären wir Zielbild, Mengengerüst und Rahmenbedingungen. Anschließend erhalten Sie eine Paketempfehlung inklusive Hosting, Support und Einführung – mit Budgetorientierung (Richtwert).