Verband
DECHEMA Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e.V.
Strukturierte Sitzungen, digitale Abläufe – so modernisiert die DECHEMA ihre Gremienarbeit
Kurzbeschreibung
Strukturierte Sitzungen und digitale Abläufe bilden heute die Grundlage effizienter Gremienarbeit. Mit der Einführung von ProMeta hat die DECHEMA ihre Prozesse konsequent modernisiert. Einladungen, Rückmeldungen, Unterlagen und Beschlüsse werden zentral gesteuert und den Mitgliedern digital bereitgestellt. Dadurch können Sitzungen transparent vorbereitet, Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert und die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsstelle und Fachgremien nachhaltig gestärkt werden.
Ausgangssituation
Die DECHEMA ist als wissenschaftlich-technische Gesellschaft ein zentraler Akteur für Forschung, Entwicklung und Wissenstransfer in der Chemie- und Prozessindustrie. Für die Betreuung ihrer zahlreichen Fachgremien nutzte sie bisher unterschiedliche Werkzeuge und Kommunikationskanäle. Einladungen, Unterlagen und Rückmeldungen mussten manuell koordiniert werden, was mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden war und die Nachvollziehbarkeit der Abläufe erschwerte. Um die Arbeit der Geschäftsstelle zu entlasten und die Zusammenarbeit mit Mitgliedern transparenter und effizienter zu gestalten, sollte eine moderne, digitale Lösung eingeführt werden.
Herausforderung
Die Organisation der Gremienarbeit war bislang mit erheblichem Aufwand verbunden. Sitzungsunterlagen mussten aus verschiedenen Quellen manuell zusammengeführt werden, Fristen wurden ohne automatisierte Unterstützung überwacht und Dokumente dezentral verteilt. Dies führte zu hohem Zeitaufwand und erschwerte eine transparente sowie nachvollziehbare Steuerung der Prozesse.
Ziele der Einführung der Softwarelösung
Mit der Einführung einer digitalen Lösung wollte die DECHEMA ihre Gremien- und Projektarbeit effizienter gestalten. Ziel war es, den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren, Fristen verlässlich zu überwachen und alle relevanten Unterlagen zentral bereitzustellen. Zudem sollten Transparenz und Nachvollziehbarkeit verbessert sowie die Zusammenarbeit zwischen internen Abteilungen, Fachgremien und externen Partnern gestärkt werden.
01.
Modernisierung der Gremienarbeit durch digitale Prozesse
02.
Reduzierung manueller Aufwände in der Geschäftsstelle
03.
Zentrale Steuerung von Einladungen, Unterlagen und Beschlüssen
03.
Zentrale Steuerung von Einladungen, Unterlagen und Beschlüssen
04.
Erhöhung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit
06.
Stärkung der digitalen Zusammenarbeit mit Mitgliedern
Die Lösung mit ProMeta
Mit ProMeta hat die DECHEMA eine zentrale Plattform für ihre Gremien- und Projektarbeit eingeführt. Sitzungsunterlagen, Fristen und Dokumente werden nun digital gebündelt und strukturiert bereitgestellt. Automatisierte Workflows unterstützen die Geschäftsstelle bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Terminen, während ein rollenbasiertes Rechtesystem den gezielten Zugriff für Mitglieder, Abteilungen und externe Partner ermöglicht. Dadurch werden Medienbrüche vermieden, Prozesse standardisiert und die Effizienz sowie Transparenz der gesamten Gremienarbeit erheblich gesteigert.
01.
Einführung einer zentralen Plattform für alle Gremienprozesse
02.
Strukturierte Vorbereitung und digitale Bereitstellung von Sitzungsunterlagen
03.
Automatisierter Versand von Einladungen und Rückmeldungsmanagement
04.
Transparente Dokumentation aller Vorgänge für Mitglieder und Geschäftsstelle
05.
Nachhaltige Verbesserung der digitalen Zusammenarbeit
05.
Zukunftsfähige Lösung als stabile Basis für die weitere Digitalisierung der Verbandsarbeit
Ergebnisse
ProMeta hat die Gremienarbeit der DECHEMA spürbar vereinfacht: Sitzungen werden effizient vorbereitet, Unterlagen zentral bereitgestellt und Fristen zuverlässig überwacht. Mitglieder und Partner profitieren von mehr Transparenz, während die Geschäftsstelle nachhaltig entlastet wird.
Deutliche Entlastung der GeschäftsstelleStandardaufgaben in der Sitzungsorganisation konnten automatisiert werden, wodurch sich der administrative Aufwand erheblich verringerte.
Mehr Transparenz und NachvollziehbarkeitAlle Unterlagen, Termine und Beschlüsse sind zentral verfügbar und jederzeit einsehbar. Das erleichtert die Arbeit in den Gremien spürbar
Effizienz in der GremienarbeitEntscheidungsprozesse und Abstimmungen werden strukturiert abgebildet, wodurch Abläufe schneller und klarer nachvollziehbar sind.
Verbesserte Zusammenarbeit
Mitglieder und Gäste können einfach eingebunden werden, Rückmeldungen erfolgen online und die Kommunikation wird deutlich vereinfacht.
Fazit
Mit ProMeta verfügt die DECHEMA heute über eine moderne, zentrale Plattform zur digitalen Gremienarbeit. Sie vereinfacht Abläufe, erhöht die Transparenz und sorgt für eine professionelle Umsetzung.
Über den Kunden
Die DECHEMA Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e. V. ist eines der größten Netzwerke für Chemie- und Biotechnologieforschung in Deutschland. Als anerkannter Fachverband bringt sie Wissenschaft, Wirtschaft und Politik an einen Tisch, organisiert Konferenzen wie die ACHEMA, fördert den Wissenstransfer und begleitet Forschungsvorhaben von der Idee bis zur Anwendung. Mit ihrer Gremien- und Projektarbeit trägt die DECHEMA maßgeblich zur Weiterentwicklung von Chemie, Verfahrenstechnik und Biotechnologie bei.
Was der Kunde berichtet
Optimiertes Gremienmanagement: Erfolgreiche Nutzung der Software für Sitzungsorganisation und Administration Seit Jahren setzen wir die Software ProMeta erfolgreich als Gremienverwaltungsplattform für unsere DECHEMA Fachgremien und Arbeitskreise ein. Mehr als 2.000 Mitglieder können über ihren Webbrowser ganz unkompliziert auf die für sie relevanten Informationen zugreifen. Besonders hervorzuheben ist, dass wir die Software selbst administrieren können, was uns eine hohe Flexibilität und Kontrolle über die Verwaltung unserer Gremien verschafft. Das integrierte Sitzungsmanagement erleichtert uns die Planung und Durchführung von Sitzungen erheblich, und die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass alle Mitglieder problemlos mit der Plattform arbeiten können. Insgesamt eine hervorragende Lösung für unser Gremienmanagement!
Dr. Leo NickDECHEMA e.V., Projektleiter
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