Fördermittelmanagement, das Verfahren wirklich führt – nicht nur Daten.
Kennen Sie diese Situation? Alles ist dokumentiert. Trotzdem beginnt jede Auskunft mit einer Suche. Jedes Reporting mit einer Rekonstruktion.
Steuern Sie Ihre Förderverfahren verlässlich. Und bleiben Sie jederzeit auskunftsfähig.
Für Förderorganisationen und Fördermittelgeber.
Behalten Sie Maßnahmen, Budgets, Anträge, Verträge und Nachweise im Zusammenhang – inklusive Fristen, Bewertungen und Entscheidungen. So bleiben Ihre Verfahren intern wie extern jederzeit steuerbar, nachvollziehbar und belastbar.
- Durchgängige Vorgangsakte vom Antrag bis zum Abschluss statt Nebenlisten und Parallelablagen
- Nachvollziehbare Prüf‑ und Entscheidungswege statt informeller Abstimmung per E‑Mail
- Fristen, Berichtspflichten und Nachweise im Blick statt manueller Recherche und aufwendiger Rekonstruktion
DE/EN · Rollenbasiert · Audit‑Trail · Hosting in Deutschland
24+ Jahre Verfahrens‑DNA · 2.500+ sensible Abläufe/Jahr · bis zu 20 Jahre Kundentreue · fachliche Begleitung auf Augenhöhe
EU‑Ausschreibung gewonnen: Zuschlag für die Einführung eines zentralen Fördermittelmanagements für eine große deutsche Wissenschaftsorganisation – im Rahmen einer EU‑weiten Vergabe
Partner der Spitzenforschung: Verbundpartner im DRIVE‑Projekt für hochsichere Datentreuhänder‑Systeme.
30 Minuten · Fachliche Einordnung · Keine Verpflichtung · Zuerst sprechen wir über Ihre Verfahren. Danach über die passende Lösung.
Organisationen, die mit infotraX und dem Fachsystem ProMeta komplexe Verfahren steuern
Fallbeispiel
Wie eine Großforschungseinrichtung komplexe Fördermaßnahmen prüffähig steuert
Bei einer Großforschungseinrichtung mit mehreren Fördermaßnahmen und Gremienwegen führt ProMeta Begutachtung, Entscheidungen, Unterlagen und Historie im Vorgang zusammen – nachvollziehbar, auskunftsfähig und prüffähig.
Das Ergebnis: weniger Abstimmungsaufwand, klarere Prüfpfade und eine konsistente Entscheidungsgrundlage.
Kundenstimme
"Dank ProMeta läuft die Verwaltung von Fördermitteln und Projekten klar strukturiert und ohne Mehraufwand."
Seit vielen Jahren arbeiten wir mit infotraX erfolgreich an der Weiterentwicklung von ProMeta als Gremien- und Projektplattform für die GFPi. Besonders überzeugt uns die flexible Datenbankstruktur, die auch komplexe Abläufe präzise abbildet. Der Support ist jederzeit kompetent, freundlich und schnell.
Dr. Annette Kampa
GFPi e. V., Projektleiterin
Kundenstimme
„ProMeta vereinfacht die Fördermittelverwaltung sowie die Projektadministration deutlich: weniger Routineaufwand, mehr Transparenz.“
Das Modul zur Forschungsprojektverwaltung und Fördermittelverwaltung ist optimal auf die Workflows unserer IGF-Forschungsprojekte zugeschnitten. Es entlastet unsere Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und bietet jederzeit einen transparenten Überblick über alle Vorgänge – die Effizienzsteigerung ist enorm. Zusätzlich überzeugt uns die einfache Bedienung.
Dr. Andreas Förster
DECHEMA e. V., Geschäftsführer
Praxisbedarf
Ihren Förderalltag so strukturieren, dass Verfahren heute und morgen steuerbar und prüffähig bleiben
Statt weiterer Insellösungen oder generischer 08/15‑Tools brauchen Sie ein Fachsystem als verfahrenslogische Basis für alle Beteiligten – mit klarem Gesamtstatus, geführten Prüfwegen und jederzeit prüffähigen Vorgängen.
Eindeutiger Unterlagenstand – im Vorgang gebündelt
Dokumente, Versionen und Nachreichungen liegen im Vorgang – statt verstreut in Mails und Ablagen.
Entscheidungen klar führen – statt informeller Prüfwege
Rollen, Freigaben und Fristen folgen einem definierten Ablauf – statt per Mail und Zuruf „weitergereicht“ zu werden. Entscheidungen bleiben so belegbar.
Auskunft auf Knopfdruck – ohne Export‑Marathon
Status, Historie, Entscheidungen und Auflagen sind je Vorgang belegbar – Berichte entstehen direkt aus dem Verfahren.
Transformation
Wie ein Fachsystem Ihre Förderverfahren vom Rekonstruktions‑ in den Steuerungsmodus bringt
Raus aus dem Rekonstruktionsmodus.Rein in prüffähige Verfahren.
Führen Sie Ihre Förderprogramme, Fördermaßnahmen und Förderprojekte in einem Fachsystem – mit klarem Status zu Anträgen, Bewilligungen, Mittelstand und Nachweisen.
Im Tagesgeschäft fällt das kaum auf: Listen, Postfächer und persönliche Ablagen tragen das irgendwie. Kritisch wird es, wenn Programme wachsen, Verantwortliche wechseln oder Revisoren und Aufsicht konkrete Vorgänge hinterfragen – dann entscheidet ein prüffähiges Fachsystem darüber, wie schnell Sie wieder belastbare Stände liefern können
Digitale Antragstellung mit klarem Einstieg ins Verfahren
Heute: Anträge gehen als PDF, per Mail oder als Export aus Portalen ein. Zu welcher Fördermaßnahme bzw. Ausschreibung sie gehören, welche Daten vollständig sind und was noch fehlt, muss über Dateien, Mails und Listen geklärt werden – erste Schattenlisten entstehen bereits beim Einstieg.
Mit ProMeta: Antragsteller reichen ihre Anträge strukturiert zur passenden Fördermaßnahme bzw. Ausschreibung ein – über Online‑Formulare bzw. ein Antrags‑/Gutachter‑Panel. Stammdaten, Projektdaten, Finanzierungspläne und Unterlagen werden zielgerichtet im richtigen Vorgang erfasst; formale Prüfungen und Vollständigkeit sind im System nachvollziehbar hinterlegt.
Ergebnis: Sie starten jedes Verfahren mit einem vollständigen, zur richtigen Maßnahme zugeordneten und prüffähigen Antragsdatensatz – ohne Medienbruch, Doppelpflege und manuelle Übertragungsfehler.
Prüfungen und Entscheidungen als geführter Ablauf
Heute:Formale Prüfung, Begutachtung und Gremienentscheid laufen über E‑Mails, Dateien, Excel‑Listen und Zuruf. Wer welche Unterlagen geprüft hat, wie Gutachten in Entscheidungen eingeflossen sind und mit welchen Auflagen bewilligt wurde, ist später nur mit Rekonstruktionsaufwand belegbar.
Mit ProMeta: Formale Prüfungen, Gutachten und Gremienentscheidungen folgen einer klar definierten Verfahrenslogik. Prüfschritte, Zuständigkeiten, Fristen und Gremienwege sind im Vorgang hinterlegt; Gutachten, Beschlüsse und Nebenbestimmungen werden direkt am Förderfall dokumentiert – inklusive Historie.
Ergebnis: Sie führen Prüf‑ und Entscheidungswege nachvollziehbar und revisionsfest – Entscheidungen, Auflagen und Begründungen sind je Vorgang belegbar, ohne Protokolle und Dateien im Nachgang zusammensuchen zu müssen.
Fristen, Nachweise und Reporting jederzeit im Griff
Heute:Fristen für Anträge, Zwischen- und Schlussnachweise stehen in Portalen, Mails oder persönlichen Notizen. Erinnerungen, Nachforderungen und Rückläufe werden manuell koordiniert; Berichte und Übersichten zu Nachweislage, Mittelabrufen und Restmitteln entstehen aus Excel‑Sonderlisten.
Mit ProMeta: Fristen, Mittelabrufe und Nachweise sind projektscharf im System hinterlegt, den jeweiligen Fördermaßnahmen zugeordnet und werden systemgestützt erinnert. Eingehende Nachweise und Zahlungen fließen direkt in den Vorgang ein; Auswertungen greifen auf dieselben Verfahrensdaten zu.
Ergebnis: Sie halten Antrags‑, Mittelabruf- und Nachweisfristen verlässlich ein und bleiben auskunftsfähig – Reporting, Kennzahlen und Prüfungsunterlagen entstehen direkt aus dem Verfahren, nicht aus zusätzlich gepflegten Listen.
VERBESSERUNGEN FÜR IHRE ROLLEN
So entlastet ProMeta Ihre Beteiligten im Fördermittelmanagement
Weniger Nachfragen. Weniger Rekonstruktionsarbeit. Mehr prüffähige Klarheit.
Die Fachanwendung ProMeta wirkt nicht nur „im System“, sondern direkt im Arbeitsalltag der Menschen, die Förderprogramme planen, Vorgänge prüfen, begutachten, entscheiden und nachhalten.
Für Programmverantwortliche
Sie steuern Programme & Fördermaßnahmen verlässlich – ohne Status-Rückfragen und Nebenlisten.
- Klarer Vorgangs‑ und Portfolioüberblick – Sie sehen je Programm und im Gesamtportfolio sofort, welche Anträge im Eingang, in Prüfung, bewilligt oder abgeschlossen sind.
- Einheitliche Abläufe je Programm – Prüfpfade, Fristen und Zuständigkeiten sind geführt – statt je Maßnahme neu abgestimmt.
- Weniger Abstimmung, mehr Steuerung – Weniger Zeit fürs Zusammensuchen – mehr Zeit für fachliche Entscheidungen.
Für Fachbereiche
Sie arbeiten im Vorgang – mit eindeutigem Unterlagenstand und klaren Prüfschritten.
- Eindeutige Entscheidungsgrundlage – Dokumente, Versionen und Nachreichungen liegen vollständig im Vorgang.
- Nachforderungen im Kontext – Rückläufe und Ergänzungen sind sauber zugeordnet – nicht über Kanäle verteilt.
- Prüfung nachvollziehbar dokumentiert – Prüfschritte, Übergaben und Fristen sind im System festgehalten – Vertretungen und Revision sehen denselben Pfad, ohne nachfragen zu müssen.
Für Gutachter:innen
Sie begutachten fokussiert – ohne Dateiversand und Sucharbeit.
- Alles griffbereit im Vorgang – Unterlagen, Fristen und Aufgaben sind gebündelt, vollständig und aktuell.
- Weniger Reibung – Kein Hin-und-her per E‑Mail, keine fehlenden Anhänge – der Vorgang ist die Arbeitsgrundlage.
- Nachvollziehbare Bewertung – Stellungnahmen und Bewertungen sind später belegbar dokumentiert – direkt im Vorgang.
Für Leitung & Gremien
Sie entscheiden auf klarer Grundlage – statt informeller Prüfwege.
- Transparente Entscheidungswege – Nachvollziehbar, wer wann worauf entschieden hat.
- Auflagen im Zusammenhang – Auflagen, Bedingungen und Folgepunkte bleiben je Vorgang verknüpft.
- Auskunft ohne Vorlauf – auch im Prüfungsfall – Status und Historie sind jederzeit abrufbar – ohne Export‑ oder Rekonstruktionsaufwand und ohne das Risiko von Lücken bei Revision oder Aufsicht.
Kurz gesagt: Geschäftsstelle, Fachbereiche, Gutachter:innen, Gremien und Prüfstellen arbeiten auf derselben Verfahrensgrundlage – mit klaren Ständen, geführten Prüfwegen und jederzeit belegbaren Entscheidungen.
Ihre Lösung
Ein Fachsystem, das Ihre Förderverfahren wirklich führt – statt sie aus Listen und Mails zu rekonstruieren.
Förderverfahren dorthin bringen, wo sie hingehören: ins Fachsystem.
ProMeta ist ein webbasiertes Fachsystem für das Fördermittelmanagement, speziell entwickelt für Förderorganisationen und Fördermittelgeber mit formalisierten Verfahren, Gremienwegen und hohen Anforderungen an Prüfbarkeit und Auskunftsfähigkeit.
Kein Dateiablagesystem. Kein generisches Projektmanagement-Tool. Sondern eine Arbeitsgrundlage, die die Logik Ihrer Förderverfahren kennt – und sie verlässlich führt.
Klar steuern. Sicher entscheiden. Auskunftsfähig bleiben.
Damit Förderverfahren im Alltag einfacher steuerbar werden.
Führen Sie Ihre Förderverfahren in dem Fachsystem ProMeta – vom Antrag über die Bewilligung bis zum Verwendungsnachweis.
- Klare Vorgänge statt Einzelwissen – Unterlagen, Bewertungen, Fristen und Entscheidungen bleiben im fachlichen Zusammenhang.
- Geführte Prüf- und Entscheidungswege – Zuständigkeiten, Rollen und Prüfschritte sind nachvollziehbar definiert.
- Jederzeit auskunftsfähig – Vertretungen, Prüfungen und Teams greifen auf denselben nachvollziehbaren Verfahrensstand zu.
- Lückenlose Historie statt Nachvollziehen im Nachgang – Entscheidungen, Änderungen und Bewertungen bleiben dokumentiert und prüffähig.
So profitieren Sie dauerhaft von einer verlässlichen Arbeitsgrundlage für Steuerung, Prüfung und Aufsicht – selbst wenn Programme wachsen, Fördervolumen steigt und Personen wechseln.
Entwickelt für die Praxis
Zugeschnitten auf Ihren Förderalltag als Förderorganisation
Verfahren so abbilden, wie sie in der Realität tatsächlich funktionieren.
Das Fachsystem ProMeta richtet sich an Förderorganisationen, die Förderprogramme mit klaren Prüfwegen, Gremienentscheidungen und Berichtspflichten verlässlich steuern und prüffähig dokumentieren müssen – auch wenn die Programmlandschaft wächst.
Maßnahmen, Ausschreibungen & Budgets im Griff
Maßnahmen, Ausschreibungen, Förderlinien und Budgets werden in einer gemeinsamen Struktur geführt – statt in getrennten Dateien und Sonderwegen.
Sie sehen, wie sich Entscheidungen und Mittel über Programme und Jahre hinweg auswirken – bis hinunter auf den einzelnen Förderfall.
Prüf‑, Gremien‑ und Nachweiswege revisionsfest abbilden
Antragsprüfung, Begutachtung, Gremienentscheid und Zwischen‑/Schlussnachweise folgen einer definierten Verfahrenslogik.
Unterlagenstände, Entscheidungen, Auflagen und Verwendungsnachweise sind je Vorgang belegbar dokumentiert – prüffähig für Aufsicht, Revision und Prüfstellen.
Rollenvielfalt & Gutachter‑Panel klar strukturieren
Geschäftsstelle, Fachreferate, Gutachter:innen, Gremien, Antragsteller und Projektpartner arbeiten auf derselben Verfahrensgrundlage.
Das Gutachter‑Panel ist direkt angebunden: Aufträge, Fristen und Bewertungen laufen über ein zentrales Panel, sind je Vorgang nachvollziehbar dokumentiert und fließen ohne Medienbruch in die Entscheidung ein.
„Entscheidend war für uns, dass ProMeta unseren echten Förderalltag abbildet – mit Maßnahmen, Ausschreibungen, Finanzierungsplänen, Gutachter‑Panel und Gremienwegen. Wir müssen heute nichts mehr aus Listen, Mails und Protokollen zusammensuchen, wenn Aufsicht oder Revision nach konkreten Vorgängen fragt.“
– Leiterin Förderprogramme einer öffentlichen Förderorganisation
Verantwortlich für mehrere Förderlinien mit externen Gutachter‑Panel, Finanzierungsplänen, Gremienentscheidungen und hohen Prüfbarkeitsanforderungen
Ihr Nutzen in der Praxis
Drei Hebel, mit denen ProMeta Ihre Förderverfahren wirklich beherrschbar macht
Fördermittelmanagement wird dann verlässlich steuerbar, wenn Verfahren nicht mehr „irgendwie organisiert“, sondern systematisch geführt werden. ProMeta setzt genau an drei Punkten an, damit das in Ihrem Alltag gelingt.
Verfahren werden wirklich geführt – statt nebenbei organisiert
Programme, Maßnahmen und Förderfälle laufen als Vorgänge mit klarem Status, definierten Prüfpfaden und Zuständigkeiten – nicht über Listen, Mails und Nebenablagen.
Prüffähigkeit entsteht im laufenden Verfahren – nicht erst im Nachgang
Unterlagen, Bewertungen, Entscheidungen und Auflagen werden je Vorgang dokumentiert. Vollständigkeit, Prüfbelege und Historie entstehen im Prozess – Auskunft braucht keinen Export‑Marathon mehr.
Alle Rollen arbeiten auf derselben Grundlage – intern und extern
Programmverantwortliche, Fachbereiche, Gutachter:innen, Gremien und Projektpartner greifen auf denselben Vorgang zu – mit klar geregelten Rollen, Fristen und Aufgaben, statt mit parallelen Schattenlisten und Einzelwissen zu arbeiten.
Abgrenzung
Wann ProMeta die richtige Lösung für Ihr Fördermittelmanagement ist – und wann nicht
Fördermittelmanagement kann sehr unterschiedlich organisiert sein – von stark formalisierten Verfahren mit Prüfpfaden und Gremienentscheidungen bis zu eher einfachen Vergabeabläufen. ProMeta ist bewusst nicht für alle Szenarien gemacht.
Die folgende Einordnung hilft Ihnen, ProMeta sauber einzuordnen – bevor es um Details der Vorgangslogik geht.
ProMeta passt besonders gut, wenn …
- Programme & Fördermaßnahmen als Verfahren geführt werden müssen – mit definierten Rollen, Prüfschritten, Fristen und Entscheidungswegen.
- mehrere Programme mit unterschiedlichen Regelwerken parallel gesteuert werden – ohne für jedes Programm neue Nebenlisten zu bauen.
- ein eindeutiger Unterlagenstand entscheidend ist – inkl. Versionen, Nachreichungen und nachvollziehbarer Entscheidungsgrundlage je Vorgang.
- Begutachtung und Prüfungen über mehrere Rollen laufen – und Bewertungen/Stellungnahmen im Vorgang dokumentiert sein sollen.
- Nebenbestimmungen/Bedingungen und Auflagen im Zusammenhang mit Entscheidung und Vorgang nachvollziehbar bleiben müssen.
- Sie auskunftsfähig gegenüber Leitung, Gremien und Prüfinstanzen sein wollen – ohne Export- und Rekonstruktionsaufwand.
- Sie Wert auf fachliche Einführung und laufende Begleitung legen – nicht nur auf die Bereitstellung eines Tools.
Nicht im Fokus von ProMeta sind …
- Reine Antragssammel- oder Formularlösungen, die Einreichung ermöglichen, aber keine durchgängige Vorgangs- und Prüf-logik führen.
- Generisches Ticket-/Projektmanagement, bei dem Förderfälle nur „Tasks“ sind – ohne prüffähige Historie und Entscheidungswege.
- Reine Dateiablagen oder DMS-Lösungen, bei denen es vor allem um Dokumentenspeicherung ohne Verfahrenslogik geht.
- Abläufe mit sehr geringer Formalität, bei denen weder Fristenlogik noch dokumentierte Prüf-/Entscheidungswege relevant sind.
- Insellösungen pro Programm, wenn bewusst keine einheitliche Verfahrenslogik und gemeinsame Auskunftsbasis gewünscht ist.
Wenn Sie Förderverfahren als prüffähige Vorgänge verstehen, die Rollen, Unterlagen, Fristen, Begutachtung und Entscheidungen im Zusammenhang führen müssen, ist ProMeta als Fachsystem genau dafür gemacht.
Dann lohnt sich der nächste Schritt: Ihre Verfahren dorthin bringen, wo sie hingehören – ins Fachsystem.
Vorgangslogik in der Praxis
Ihre Verfahren dorthin bringen, wo sie hingehören: ins Fachsystem.
Flexibel. Erweiterbar. Passgenau.
Von der Verfahrensanlage bis zur Auswertung unterstützt ProMeta zentrale Schritte im Fördermittelmanagement – in einer gemeinsamen Vorgangslogik, die Zuständigkeiten, Fristen, Unterlagen und Entscheidungen im Zusammenhang hält.
Programme & Fördermaßnahmen planen
Förderlinien strukturiert aufsetzen – bevor der erste Antrag kommt
Förderlinien, Prüfpfade, Rollen und Fristen werden einmalig im System konfiguriert. So folgen alle Vorgänge einer einheitlichen Verfahrenslogik – auch bei parallelen Programmen mit unterschiedlichen Regelwerken.
- Förderlinien und Programme strukturiert anlegen
- Prüfschritte, Rollen und Zuständigkeiten definieren
- Fristen und Statuslogik je Programm festlegen
- Budget und reservierte Mittel je Fördermaßnahme festlegen
- Einheitliche Abläufe auch bei parallelen Förderlinien sicherstellen
Anträge einreichen
Antragseinreichung strukturiert – mit eindeutigem Unterlagenstand von Anfang an
Antragsteller erfassen ihren Antrag online über einen geführten Assistenten – Laufzeit, Projektpartner, Finanzen, inhaltliche Angaben und erforderliche Dokumente werden strukturiert erfasst, nicht als Datei eingereicht. So entsteht von Beginn an ein arbeitsfähiger Datensatz im Vorgang – keine Anlage, die erst ausgewertet werden muss.
Formale Prüfungen anhand von Checklisten, Nachforderungen und auch zweistufige Verfahren werden direkt im Fachsystem abgebildet.
- Ausschreibungen und Calls konfigurierbar aufsetzen
- Unterlagenstruktur und Pflichtfelder je Programm definieren
- Nachreichungen und Rückläufe strukturiert nachhalten
- Vollständigkeit je Vorgang jederzeit erkennbar
Prüfen & Entscheiden
Prüfwege und Entscheidungen als geführter Ablauf – inkl. Rückforderungen
Fachliche Prüfung, Begutachtung und Gremienwege folgen einer definierten Verfahrenslogik – mit klaren Übergaben, nachvollziehbaren Entscheidungen und dokumentierten Auflagen. Kein informelles Weiterreichen, keine Statuslücken. Auch Rückforderungen werden im Vorgang strukturiert erfasst und nachvollziehbar geführt.
Gutachter:innen bearbeiten ihre Bewertungen über einen programmspezifischen Online-Fragebogen – mit eigenem Status je Begutachtungsauftrag, direkt im Vorgang verankert.
- Begutachtungsaufträge mit Statusverwaltung führen
- Programmspezifische Bewertungsfragebögen online erfassen
- Entscheidungen und Auflagen dokumentieren
- Freigaben und Gremienwege nachvollziehbar führen
- Rückforderungen strukturiert erfassen und nachhalten
Vom Antrag zum Förderfall
Bewilligung strukturiert abschließen – Förderfall sauber eröffnen
Wenn eine Entscheidung gefallen ist, beginnt der nächste Schritt: Vor der Erstellung des Zuwendungsbescheids prüft das Fachsystem automatisch, ob alle erforderlichen Daten und Dokumente vollständig vorliegen – mit Prüfbeleg und Dokumentation. Vertragsentwürfe werden freigegeben, die finanzielle Bewilligung erfasst und der Förderfall eröffnet. Der Übergang vom Antrag zum laufenden Förderfall ist lückenlos dokumentiert – ohne Medienbruch, ohne manuelle Übergabe.
- Automatische Vollständigkeitsprüfung vor Bescheiderstellung
- Prüfbeleg und Dokumentation je Vorgang ablegen
- Vertragsentwürfe im Fachsystem erstellen und freigeben
- Finanzielle Bewilligung je Förderfall erfassen
- Förderfall mit allen Vorgangsdaten sauber eröffnen
Änderungsanträge
Änderungsanträge strukturiert erfassen und freigeben
Mittelumwidmungen, Aufstockungen, Verschiebungen und Laufzeitverlängerungen werden online mit Begründung erfasst und über einen dokumentierten Freigabeprozess abgewickelt. Jeder Schritt ist nachvollziehbar – von der Einreichung bis zur Entscheidung.
- Änderungsanträge online mit Begründung erfassen
- Mittelumwidmung, Verschiebung, Laufzeitverlängerung abbilden
- Freigabeprozess mit dokumentierten Schritten
- Entscheidung und Auflagen je Änderungsantrag nachvollziehbar ablegen
Mittelanforderungen & Auszahlungen
Mittelanforderungen freigeben – Auszahlungen lückenlos dokumentieren
Mittelanforderungen werden im Fachsystem erfasst und über einen Freigabeprozess zur Auszahlung weitergeleitet. Nach Zahlung erfolgt die Rückkopplung aus der Buchhaltung – die Mittelanforderung wird automatisch als ausgezahlt gebucht, der Zahlungsbeleg als PDF erstellt und im Vorgang abgelegt.
- Mittelanforderungen im Fachsystem erfassen
- Freigabeprozess zur Auszahlung strukturiert abwickeln
- Schnittstelle zur Buchhaltung – Rückkopplung nach Zahlung
- Automatische Buchung als „ausgezahlt" nach Zahlungseingang
- Zahlungsbeleg automatisch als PDF erstellen und ablegen
Zwischennachweise
Zwischennachweise anfordern, einreichen und prüfen – mit Erinnerung und Eskalation
Sachberichte und zahlenmäßige Nachweise werden über das Fachsystem angefordert und von Projektpartnern online eingereicht. Die Prüfung erfolgt programmspezifisch anhand von Checklisten – mit automatischen Erinnerungen, Mahnverfahren und Eskalationsstufen für Projektpartner und Prüfer.
- Zwischennachweise strukturiert anfordern und Fristen setzen
- Online-Einreichung von Sachberichten und zahlenmäßigen Nachweisen
- Programmspezifische Prüfung mit Checklisten und Prüflisten
- Erinnerungs- und Mahnverfahren für Projektpartner
- Eskalationsstufen für Prüfer und Fachbereiche
Projektabschluss, Schlussnachweise & Verwendungsprüfung
Projektabschluss sauber führen – Verwendungsprüfung aus dem Verfahren heraus
Zum Projektabschluss prüft das Fachsystem automatisch, ob alle erforderlichen Unterlagen und Daten vollständig vorliegen – mit Prüfbeleg und Dokumentation. Schlussnachweise werden strukturiert angefordert, online eingereicht und programmspezifisch geprüft. Die Verwendungsprüfung erfolgt anhand von Checklisten – alle Entscheidungen, Historien und Auflagen sind je Vorgang lückenlos belegbar. Auskunftsfähigkeit gegenüber Revision und Aufsicht ohne langen Vorlauf.
- Automatische Vollständigkeitsprüfung zum Projektabschluss
- Prüfbeleg und Dokumentation je Vorgang ablegen
- Schlussnachweise strukturiert anfordern und online einreichen
- Verwendungsprüfung anhand programmspezifischer Checklisten
- Erinnerungs- und Mahnverfahren für ausstehende Nachweise
- Entscheidungen, Historien und Auflagen lückenlos abrufbar
- Berichte und Übersichten direkt aus dem Verfahren erzeugen
Reporting & Auswertung
Reporting, das aus dem Verfahren kommt – nicht aus Excel
Weil Ihre Förderfälle im Fachsystem als Vorgänge geführt werden, entstehen Auswertungen direkt aus den Verfahrensdaten: Status, Fristen, Rückstände, Mittelabfluss und Kennzahlen zu Programmen und Portfolios werden ohne Zusatzlisten sichtbar – für Steuerung, Berichtswesen und Prüfinstanzen.
Programm- und Portfolioansichten greifen auf dieselbe Vorgangslogik zu wie die tägliche Sachbearbeitung. Berichte, Kennzahlen und Übersichten entstehen aus dem laufenden Verfahren – nicht aus nachträglich zusammengeführten Excel-Listen.
- Programm- und Portfoliosichten direkt aus Vorgangsdaten erzeugen
- Status, Fristen, Rückstände und Mittelabfluss auswerten
- Standardberichte für Leitung, Gremien und Prüfinstanzen bereitstellen
- Ad-hoc-Auswertungen für spezifische Fragestellungen erstellen
- Exportfunktionen nutzen, ohne die Verfahrenslogik zu verlassen
QUERSCHNITTSTHEMEN / GOVERNANCE
Diese Querschnittsthemen sichern Ihre Förderverfahren verlässlich ab
Neben den fachlichen Abläufen kommt es im Fördermittelmanagement auf klare Zuständigkeiten, belastbare Dokumentation und eine konsistente Verfahrenspraxis an. Mit ProMeta werden diese Querschnittsthemen im System mitgeführt – nicht nur organisatorisch „mitgedacht“.
Prüffähiger Unterlagenstand
Unterlagen, Versionen und Freigaben bleiben je Vorgang eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert – als Basis für Revision, Aufsicht und interne Qualitätssicherung.
Geführte Rollen- und Übergabepfade
Zuständigkeiten, Bearbeitungsschritte und Übergaben sind im System geregelt und transparent nachvollziehbar – statt informell weitergegeben zu werden.
Wiederverwendbare Verfahrenslogiken
Vorlagen, Prüfschritte, Workflows und Regelwerke lassen sich pflegen und programmübergreifend nutzen – damit bewährte Verfahren nicht in einzelnen Förderlinien steckenbleiben.
Klare Systemgrenzen und Zusammenspiel
ProMeta ergänzt DMS-, Finanz- oder Drittsysteme dort, wo verfahrenslogische Führung, Zuständigkeiten und Vorgangstransparenz gebraucht werden – ohne die Rollen anderer Systeme zu überlagern.
Praxisberichte
Wie ProMeta Förderverfahren bei anderen Organisationen spürbar entlastet
Die folgenden Beispiele zeigen, wie ProMeta im Fördermittelmanagement und in angrenzenden Verfahrensbereichen eingesetzt wird
Wissenschaftliche Großforschungseinrichtung
Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e.V.
Der Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) der Helmholtz-Gemeinschaft strukturiert Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta
ProMeta unterstützt die IVF dabei, komplexe Begutachtungs- und Entscheidungswege über mehrere Förderlinien hinweg konsistent, nachvollziehbar und prüffähig zu führen.
Prüffähigere, transparentere und konsistenter geführte Verfahren
Als Einrichtung der öffentlichen Hand verwaltet das Helmholtz IVF zahlreiche Forschungsprojekte im Rahmen der IVF-Förderung. Unterschiedliche Programme, komplexe Finanzierungsstrukturen und strenge Berichtspflichten stellten die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Mit ProMeta werden heute Fördermittel, Finanzierungspläne, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Die Plattform ermöglicht eine transparente, prüffähige Dokumentation, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt zugleich die hohen Anforderungen an Nachweisführung und Compliance. So gewinnt das Helmholtz IVF mehr Effizienz, Planungssicherheit und Transparenz.Fallbeispiel ansehen
Forschungsvereinigung
DECHEMA e. V., Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie
DECHEMA strukturiert die Administration öffentlich geförderter Forschungsprojekte mit ProMeta
Bei der DECHEMA sorgt ProMeta für klare Vorgangsakten, einheitliche Rollenwege und belastbare Dokumentation über den gesamten Förderzyklus.
Weniger Aufwand, klarere Abläufe und bessere Zusammenarbeit
Die DECHEMA stand vor der Herausforderung, zahlreiche IGF-Forschungsprojekte effizient zu koordinieren. Mit ProMeta werden heute Finanzierungspläne, Mittelanforderungen, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Automatisierte Workflows und einheitliche Strukturen reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich, erhöhen die Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern und Projektträgern nachhaltig.Fallbeispiel ansehen
Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik
Erst verstehen, dann einführen – wie fachliche Einordnung im Fördermittelmanagement den Unterschied macht
Fachlich sauber aufgesetzt – statt improvisiert eingeführt.
Jede Förderorganisation hat ihre eigene Landschaft aus Programmen, Verfahren und Rollen. Bevor ProMeta eingeführt wird, ordnen wir diese Realität fachlich ein – damit das Fachsystem zu Ihren Förderverfahren passt, nicht umgekehrt.
1. Förderverfahren fachlich einordnen
Wir starten nicht mit Modulen, sondern mit der Realität Ihres Fördermittelmanagements:
- Verfahrenslandkarte verstehen – Welche Programme, Förderlinien und Verfahrensvarianten gibt es heute?
- Abläufe aufnehmen – Wie laufen Antragseinreichung, Prüfung, Entscheidung, Bewilligung, Mittelabrufe und Nachweise aktuell ab?
- Rollen & Verantwortlichkeiten klären – Wer prüft, wer begutachtet, wer entscheidet, wer bewilligt, wer kontrolliert Nachweise?
- Formale Anforderungen erfassen – Welche rechtlichen Vorgaben, Richtlinien, VV/ANBest, Prüf‑ und Nachweisanforderungen müssen eingehalten werden?
- Systemumfeld einordnen – Welche DMS‑, Finanz‑ oder Umsysteme sind angebunden, welche Aufgaben liegen dort?
Auf dieser Basis entsteht eine fachlich belastbare Verfahrenslogik – pro Programm bzw. Verfahrensfamilie.
2. Mit ProMeta abbilden
Auf dieser Grundlage bildet ProMeta Ihre Förderverfahren strukturiert im Fachsystem ab, damit:
- Vorgänge pro Förderfall geführt werden – mit eindeutigem Unterlagenstand und Historie,
- Prüf‑ und Entscheidungswege je Programm konfiguriert sind (inkl. Gutachten, Gremien, Auflagen),
- Formulare, Checklisten und Online‑Assistenten zu Ihren fachlichen Anforderungen passen,
- Mittelanforderungen, Nachweise und Rückforderungen über klare Workflows laufen,
- Reporting und Prüffähigkeit direkt aus den Verfahrensdaten entstehen.
Ergebnis
Es entsteht keine Standard-Einführung, sondern ein tragfähiges Fachsystem für Ihr Fördermittelmanagement, das zu Ihrer organisatorischen Realität passt:
- klare, wiederverwendbare Verfahrenslogiken statt gewachsener Sonderwege
- saubere, nachvollziehbare Dokumentation je Vorgang und Programm
- eindeutige Rollen, Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen
- stabiler Betrieb – gerade für sensible, regelgebundene Förderverfahren.
Unterschiedliche Verfahren brauchen nicht nur passende Systeme, sondern auch erfahrene Ansprechpartner mit Verständnis für fachliche Abläufe.
Deshalb unterstützen wir Organisationen mit einem passgenauen Fachsystem und fachkundiger Einführung – von der ersten Einordnung bis zum laufenden Betrieb.
Fachliche Beratung & Begleitung
Fachliche Begleitung statt Tool‑Verkauf – von Menschen, die Förderpraxis verstehen.
Wir verbinden ein fachlich geführtes Fachsystem für Fördermittelmanagement mit persönlicher Verantwortung – damit Ihre Förderprogramme, Förderfälle und Nachweise im Alltag verlässlich geführt werden.
„Förderverfahren brauchen klare Verfahrenslogik, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit – nicht nur digitale Werkzeuge.“
— Stephanie Sarach-Reuber, infotraX GmbH
Ihre fachliche Ansprechpartnerin
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin, Verfahrenspraktikerin und geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH
Wenn Sie Förderverfahren mit komplexe Entscheidungsprozesse verantworten, benötigen Sie mehr als eine Software-Demonstration. Sie benötigen jemanden, der Ihre fachlichen Herausforderungen versteht und gemeinsam mit Ihnen eine praktikable Lösung entwickelt.
Genau dabei unterstützt Stephanie Sarach-Reuber seit über 24 Jahren Organisationen aus Forschung, Förderung, Verbänden und Gremien.
Für Sie bedeutet das: weniger Zeit für die Erklärung Ihrer Abläufe, schnellere Orientierung in Ihrer Organisation und Gespräche auf Augenhöhe über Verfahren, Rollen, Zuständigkeiten, Fristen und Entscheidungen – statt über technische Funktionen.
Durch die langjährige Arbeit mit Förderorganisationen, Forschungseinrichtungen und Gremien erkennt sie typische Engpässe häufig bereits in den ersten Gesprächen. Dadurch lassen sich Risiken, Medienbrüche und unnötige Komplexität frühzeitig sichtbar machen und strukturiert angehen.
Ihre Erfahrung basiert nicht nur auf zahlreichen Praxisprojekten. Als Verbundpartner im Forschungsprojekt DRIVE arbeitet die infotraX GmbH an hochsicheren Datentreuhänder-Systemen für die Spitzenforschung. Darüber hinaus wurde das Unternehmen in einer europaweiten Ausschreibung für das Fördermittelmanagement einer der größten deutschen Wissenschaftsorganisationen ausgewählt.
Für Sie bedeutet das zusätzliche Sicherheit: Sie profitieren von erprobten Vorgehensweisen, fachlicher Verfahrenskompetenz und einer Lösung, die auch in anspruchsvollen Forschungs- und Förderumgebungen erfolgreich eingesetzt wird.
Kurz gesagt: Sie müssen Ihre Verfahren nicht erst erklären – Sie können direkt über Lösungen sprechen.
Fachliche Begleitung für Ihre Förderverfahren
Ziel ist, dass Ihre Förderverfahren im Alltag nachvollziehbar geführt, frist‑ und prüfsicher und ohne unnötige Abstimmungsschleifen laufen.
Schwerpunkte der fachlichen Begleitung:
- Einordnung Ihrer aktuellen Förderlandschaft (Programme, Förderlinien, Verfahrensvarianten, Rollen, Gutachter:innen, Projektträger)
- Strukturierung der Verfahrenslogik (Antrag, Prüfung, Entscheidung, Bewilligung, Mittelanforderung, Nachweis, Verwendungsprüfung)
- Übersetzung der fachlichen Logik in ProMeta – so, dass das Fachsystem Ihre realen Abläufe trägt, statt neue Brüche zu erzeugen
- Begleitung von Einführung und Weiterentwicklung – von Pilotprogrammen über Schulungen bis zum laufenden Betrieb.
Im gemeinsamen Gespräch erhalten Sie eine realistische Einschätzung Ihrer Ausgangssituation, Hinweise auf mögliche Optimierungspotenziale und ein klares Bild davon, wie Ihre Verfahren transparenter, nachvollziehbarer und leichter steuerbar werden können.
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Verfahrenslage ein und klären ab, ob und wie ProMeta Ihr Fördermittelmanagement fachlich und digital stärken kann – kostenfrei und unverbindlich.
Einführung von ProMeta
In drei klaren Schritten zur arbeitsfähigen Lösung für Ihr Fördermittelmanagement
Die Einführung von ProMeta beginnt mit Ihrer fachlichen Realität und Ihren Verfahren. Gemeinsam klären und strukturieren wir Programme, Rollen, Prüfwege und Nachweispflichten – bevor wir Prozesse und Funktionen konfigurieren.
1. Gemeinsam verstehen, wie Ihre Förderverfahren heute laufen
Wir erfassen, wie Programme und Förderfälle aktuell gesteuert werden – und wo der größte Aufwand entsteht.
Was wir tun:
- Abläufe von der Programmplanung bis zum Projektabschluss aufnehmen
- Rollen, Zuständigkeiten und Gutachterwege klären
- Anforderungen an Prüfbarkeit, Berichte und Nachweise sammeln
- Systemumfeld (DMS, Finanz, Fachverfahren) berücksichtigen
Ergebnis:
ein fachlich belastbares Zielbild für Ihre Förderverfahren – als Grundlage für die Umsetzung in ProMeta.
2. ProMeta einrichten & mit echten Vorgängen erproben
Auf Basis der fachlichen Einordnung konfigurieren wir das Fachsystem passend zu Ihren Programmen und testen es mit ausgewählten Verfahren im echten Betrieb.
Was wir tun:
- Vorgangslogik, Workflows, Checklisten und Formulare einrichten
- Rollen‑ und Rechtemodell passend zu Ihren Organisationseinheiten konfigurieren
- Pilotprogramme bzw. ‑verfahren mit realen Vorgängen durchspielen
- Feedback aus Fachbereichen und Beteiligten Personen einarbeiten
Ergebnis:
Sie werden schnell im echten Verfahren arbeitsfähig und können Abläufe anhand realer Abläufe schärfen.
3. Rollout, Schulung & Weiterentwicklung
Nach erfolgreichem Pilot erfolgt der schrittweise Rollout auf weitere Programme – mit klarer Begleitung.
Was wir tun:
- Schulungen für Fachbereiche, Programmverantwortliche, Gutachter:innen und Administration
- Unterstützung bei Datenübernahme, Reporting und Auswertungen
- gemeinsame Weiterentwicklung Ihrer Verfahren auf Basis der gewonnenen Erfahrunge
Ergebnis:
eine arbeitsfähige, akzeptierte Lösung für Ihr Fördermittelmanagement, die fachlich trägt und sich weiterentwickeln lässt.
Menschen, Haltung & Motivation
Hinter ProMeta steckt mehr als Software.
Digitalisierung braucht fachliche Verantwortung.
Wir entwickeln softwaregestützte Fachsysteme nicht, um Prozesse zu digitalisieren, sondern damit Ihre komplexen Abläufe, Prozesse und Verfahren im Alltag – heute wie morgen – nachvollziehbar, verlässlich und sicher gesteuert werden können.
Nächster Schritt: Erstgespräch (30 Min.)
Ihre Fördermittellandschaft fachlich einordnen
Wenn Sie merken, dass Exporte, Nachfragen und Rekonstruktionsarbeit zunehmen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihre Förderverfahren fachlich einzuordnen – bevor der Aufwand noch größer wird.
In 30 Minuten ordnen wir Ihre Förderprozesse und Verfahren fachlich ein und klären, ob ProMeta zu Ihren Anforderungen passt. Sie erhalten eine klare Empfehlung, ob und wie unser Fachsystem zu Ihnen passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – mit nachvollziehbaren Annahmen (z. B. Struktur, Umfang, IT‑Vorgaben).
Ihre Ansprechpartnerin:
Stephanie Sarach-Reuber
Wirtschaftsinformatikerin für Förder-, Gremien- und Entscheidungsverfahren
Geschäftsführende Gesellschafterin der infotraX GmbH
Mit Stephanie Sarach-Reuber sprechen Sie nicht zuerst über Software. Sondern über Ihre Verfahren.
- Sie müssen Ihre Verfahren nicht erst erklären. Seit über 24 Jahren begleitet sie Förderorganisationen, Forschungseinrichtungen und Gremien bei komplexen Entscheidungs- und Förderprozessen.
- Sie erhalten eine belastbare fachliche Einschätzung. Statt einer Produktpräsentation bekommen Sie eine ehrliche Einordnung, ob und wie ProMeta zu Ihrer Situation passt.
- Sie profitieren von Erfahrung aus anspruchsvollen Umfeldern. Von europaweiten Vergabeverfahren bis zur Mitwirkung im DRIVE-Forschungsprojekt für hochsichere Datentreuhänder-System
Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorbereitung nötig.
Häufig gestellteFragen.
ProMeta dokumentiert Vorgangsschritte prüffähig und nachvollziehbar: Entscheidungen, Freigaben, Auflagen, Bewertungsschritte sowie den jeweiligen Unterlagenstand. Status und Historie bleiben pro Vorgang nachvollziehbar – damit Prüfpfade auch später belastbar belegbar sind.
Gutachter:innen erhalten rollenbasierten Zugriff auf die für sie vorgesehenen Vorgänge und Unterlagen. Fristen, Erinnerungen und der Eingang von Bewertungen werden zentral gesteuert und dokumentiert – für einen nachvollziehbaren Begutachtungsprozess.
Rückfragen und Nachforderungen werden direkt am Vorgang ausgelöst, mit Fristen versehen und strukturiert nachverfolgt. Die formale Prüfung wird über definierte Prüfschritte und Checklisten unterstützt. Kommunikation und Dokumente bleiben in der Vorgangsakte im Kontext erhalten.
Je nach Systemumfeld sind Exporte, Schnittstellen oder individuelle Integrationen möglich – z. B. zu DMS-Systemen, Finanz-/Buchhaltungslösungen oder SSO. Ziel ist eine konsistente Weitergabe relevanter Daten ohne Medienbrüche.
Die Einführung erfolgt typischerweise in drei Schritten: (1) Aufnahme der fachlichen Anforderungen und Zielprozesse, (2) Konfiguration von Workflows, Rollen und Vorlagen, (3) Test mit realen Vorgängen und anschließender Produktivstart. Schulungen für Administrator:innen und Key-User sind dabei eingeplant.
ProMeta eignet sich für ein- und mehrstufige Förderverfahren mit strukturierten Prüf- und Freigabeprozessen – insbesondere dort, wo Begutachtung, Auflagen, Mittelabrufe und Nachweisführung pro Vorgang sauber zusammengeführt werden müssen.
ProMeta erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Aufbewahrungs- und Löschlogiken können programmspezifisch hinterlegt werden. Zugriffe und Bearbeitungsschritte werden protokolliert; Rollen und Rechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Daten einsehen oder bearbeiten.
Zuständigkeiten können pro Programmlinie, Vorgang oder Prüfschritt definiert werden. Rollen steuern, wer prüft, bewertet, entscheidet, freigibt oder Nachweise kontrolliert. Externe Personen (z. B. Gutachter:innen) erhalten ausschließlich Zugriff auf freigegebene Bereiche.
Haben Sie noch Fragen?
Fördermittelmanagement ist sensibel – Entscheidungen sollten gut vorbereitet sein. Im Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangssituation und geben eine ehrliche Einschätzung zu ProMeta.