Speziell für Förderorganisationen
ProMeta – Fördermittelmanagement für Förderorganisationen
Eine gemeinsame Plattform für den gesamten Förderzyklus – von Ausschreibung und Auswahl bis Mittelbewirtschaftung, Nachweisprüfung und Reporting. Rollenbasiert, prüffähig, organisationsweit konsistent.
- Anträge: digital einreichen, prüfen und strukturiert nachfordern
- Begutachtung: Rollen, Fristen und Bewertungen abbilden
- Bewilligung: Entscheidungen, Auflagen und Freigaben dokumentieren
- Nachweise: Mittelabrufe und Verwendungsnachweise prüffähig steuern
Sie sind Projektträger / Prüfstelle? → Fördermittelmanagement für Projektträger
Fallbeispiel
Ganzheitliche Bearbeitung von Förderinstrumenten, ‑maßnahmen und ‑projekten
Eine wissenschaftliche Großforschungseinrichtung nutzt ProMeta für die Verwaltung ihres Impuls- und Vernetzungsfonds. Förderanträge werden digital erfasst, Begutachtungen und Entscheidungen dokumentiert sowie Projektverläufe, Finanzierungen und Berichte strukturiert verwaltet – von der Antragstellung bis zum Projektabschluss.
Kundenstimme
Dank ProMeta läuft die Verwaltung von Fördermitteln und Projekten klar strukturiert und ohne Mehraufwand.
Seit vielen Jahren arbeiten wir mit infotraX erfolgreich an der Weiterentwicklung von ProMeta als Gremien- und Projektplattform für die GFPi. Besonders überzeugt uns die flexible Datenbankstruktur, die auch komplexe Abläufe präzise abbildet. Der Support ist jederzeit kompetent, freundlich und schnell.
Dr. Annette Kampa
GFPi e. V., Projektleiterin
Kundenstimme
ProMeta erleichtert die Forschungsverwaltung: weniger Routinetätigkeiten und mehr Transparenz.
Das Modul zur Forschungsprojektverwaltung und Fördermittelverwaltung ist optimal auf die Workflows unserer IGF-Forschungsprojekte zugeschnitten. Es entlastet unsere Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und bietet jederzeit einen transparenten Überblick über alle Vorgänge – die Effizienzsteigerung ist enorm. Zusätzlich überzeugt uns die einfache Bedienung.
Dr. Andreas Förster
DECHEMA e. V., Geschäftsführer
Effizientes Fördermittelmanagement – Was Zuwendungsgeber in der Praxis wirklich brauchen
Eine Plattform statt Insellösungen
Förderprozesse zentral steuern – digital, strukturiert und prüffähig.
Workflows statt manueller Routinen
Prüfen und freigeben mit Rollen, Fristen und klaren Schritten.
Volle Transparenz statt Excel-Chaos
Status und Historie jederzeit auskunftssicher & DSGVO-konform.
Die Lösung
ProMeta – die digitale Lösung für Fördermittelmanagement und Fördermittelverwaltung
Durchdacht. Praxisnah. Effizient. Transparent. Revisionssicher.
Alle Fördervorgänge laufen in ProMeta strukturiert zusammen – nachvollziehbar, prüffähig und revisionssicher dokumentiert.
Prüffähig heißt: Alle Schritte sind dokumentiert: Entscheidungen, Freigaben, Auflagen und die zugrunde liegenden Unterlagen. Status und Historie sind je Vorgang nachvollziehbar.
Herausforderungen im Fördermittel-management gemeinsam meistern
ProMeta bündelt Förderverfahren in einer zentralen Vorgangsakte – mit Rollen, Fristen und dokumentierten Entscheidungen auf einer einheitlichen Datenbasis.
Fordern Sie jetzt Ihre persönliche Produktvorstellung an und sehen Sie anhand Ihres Förderprozesses, wie ProMeta Abläufe vereinfacht und Transparenz schafft.
Typischer Ablauf eines Förderverfahrens mit ProMeta
Ausschreibung anlegen (Programm, Kriterien, Fristen, Budget)Anträge erfassen & formal prüfen (Vollständigkeit, Plausibilität)Bewertung organisieren (Gutachten einholen, Punkte/Begründungen)Entscheidung dokumentieren (Gremium/Freigaben, Bescheid, Auflagen)Mittelabrufe & Änderungen steuern (Prüfung, Freigabe, Historie)Verwendungsnachweise prüfen & abschließen (Nachforderungen, Abschluss, Archiv) So entsteht ein durchgängiger Prüfpfad – mit klaren Zuständigkeiten, Fristen und nachvollziehbarer Historie je Vorgang.
Ihre Vorteile für das Fördermittelmanagement
ProMeta – Ihr Mehrwert in allen Phasen des Förderzyklus
Förderinstrumente und Förderprogramme steuern
Digitale Planung und Steuerung Ihrer Förderinstrumente – mit Budget, Fristen und klaren Verantwortlichkeiten
- Förderinstrumente und Programme zentral planen und strukturieren
- Förderkriterien, Richtlinien und Prozessschritte einheitlich hinterlegen
- Ausschreibungen vorbereiten und veröffentlichen
- Budgets, Fristen und Status über alle Programme hinweg im Blick behalten
Anträge und Begutachtung optimieren
Digitale Antragseinreichung und transparente Prüfung, Begutachtung und Auswahl – nachvollziehbar dokumentiert
- Anträge online einreichen lassen und strukturiert erfassen
- Formale Prüfung mit Checklisten und definierten Prüfschritten unterstützen
- Interne Prüfer:innen und externe Gutachter:innen rollenbasiert einbinden
- Entscheidungen, Auflagen und Zusagen konsistent dokumentieren und kommunizieren
Projekte erfolgreich durchführen
Mittelabrufe, Änderungen, Berichte und Nachweise effizient steuern – prüffähig bis zum Abschluss
- Mittelanforderungen und Auszahlungen im Prozess (inkl. Freigaben) bearbeiten
- Änderungsanträge strukturiert prüfen und genehmigen
- Berichte und Verwendungsnachweise fristensicher einfordern und prüfen
- Reports erstellen und die Dokumentation revisionssicher ablegen
Zahlreiche Verbände, Stiftungen und Forschungseinrichtungen nutzen ProMeta, um Förderverfahren prozesssicher und prüffähig zu steuern.
Empfehlung
Eine Plattform statt Excel, E‑Mail und verteilten Ablagen
Damit Fördermittelverfahren steuerbar und prüfsicher bleiben, haben sich vier Prioritäten bewährt:
Transparenz & Zuständigkeiten sauber klären
Schaffen Sie eine gemeinsame Sicht auf Status, Fristen, Auflagen und Verantwortlichkeiten.
- Standardisierte Abläufe von Antrag bis Nachweis
- Zuständigkeiten je Vorgang/Schritt eindeutig geregelt
- Fristen, Wiedervorlagen und Eskalationen konsequent sichtbar
- Kommunikation und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert
Prozesse & Abläufe durchgängig abbilden
Vermeiden Sie Medienbrüche und führen Sie alle Schritte im selben Vorgangskontext zusammen.
- Anträge, Bewilligungen und Änderungen strukturiert erfassen
- Auflagen und Meilensteine operativ steuern (inkl. Erinnerungen)
- Nachforderungen, Rückfragen und Anpassungen sauber abbilden
- Dokumente/Begründungen direkt am Vorgang, nicht in Parallelablagen
Prüfsicherheit & Governance absichern
Sorgen Sie dafür, dass Nachweise, Entscheidungen und Historien prüfbar bleiben.
- Nachweisführung entlang der Auflagen und Verwendungsnachweise
- Revisionssichere Protokollierung von Bearbeitung und Freigaben
- Rollen- und Rechtekonzept für Zugriff und Verantwortlichkeit
- Ordnung für Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Audit-Anforderungen
Reporting & Steuerbarkeit wirksam verankern
Machen Sie Programme steuerbar – mit belastbaren Kennzahlen und klaren Berichten.
- Standardberichte zu Mittelabfluss, Fristen, Risiken und Status
- Auswertungen nach Programm, Projekt, Zeitraum, Verantwortlichkeit
- Exporte/Schnittstellen je nach Systemumfeld (z. B. DMS/Finanz)
- Fachlich konfigurierbar im definierten Rahmen (Vorlagen/Fristen/Workflows)
Die folgenden Module zeigen, wie diese vier Prioritäten im Alltag konkret umgesetzt werden – vom Antrags- und Bewilligungsprozess bis zur Nachweisführung und Auswertung.
Module
9 Module von ProMeta – alle Funktionen für Ihr Fördermittelmanagement
Modular aufgebaut – passend zu Ihrem Förderprozess
ProMeta ist modular aufgebaut. Sie aktivieren die Funktionen, die zu Ihrem Verfahren passen – mit konsistenter Vorgangslogik über alle Module hinweg.
Förderinstrumente, Programme & Konzepte
Förderprogramme definieren, strukturieren und steuern
Planen und verwalten Sie Förderinstrumente und Programme zentral – inkl. Zuständigkeiten, Budgets, Fristen und programmabhängigen Workflows. So schaffen Sie eine einheitliche Grundlage für Ausschreibungen, Entscheidungen und prüffähige Dokumentation.
Definieren und steuern Sie Förderinstrumente und -programme digital – z. B. Projekt-, Struktur- oder Personenförderung sowie Einzel- oder Verbundvorhaben. Schwerpunkte, Fördersäulen und Programmlogik werden dabei klar strukturiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar abgebildet.
Hinterlegen Sie Zuständigkeiten direkt im System: Personen, Rollen, Gremien oder Organisationseinheiten. So sind Verantwortungen eindeutig, aktuell und im Verlauf dokumentiert.
Planen und überwachen Sie Programmbudgets sowie Mittelverteilungen transparent. Abweichungen, offene Bedarfe und Status lassen sich nachvollziehbar darstellen – als Basis für Steuerung und Entscheidungen.
Hinterlegen Sie programmspezifische Prozesse für Prüfung, Freigaben und Dokumentation. Jeder Schritt ist definiert, rollenbasiert gesteuert und im Verlauf nachvollziehbar.
Nutzen Sie programmspezifische Formulare/Vorlagen für Sach- und Abschlussberichte sowie zahlenmäßige Nachweise – inklusive Prüfformulare und Prüflogik. Das sorgt für konsistente Einreichungen und vereinfacht die Nachweisprüfung.
Bilden Sie den Ablauf von der Planung bis zur Freigabe strukturiert ab – inklusive Förderbeschreibung, Richtlinien, Voraussetzungen und Prozessschritten. So starten Calls sauber definiert und wiederholbar.
Versehen Sie Fördermaßnahmen mit Budgets und ordnen Sie Finanzierungen entlang des Bedarfs aus Anträgen zu. Änderungen bleiben nachvollziehbar, ohne dass parallele Excel-Stände entstehen.
Hinterlegen Sie Fristen (z. B. Antragseingang, Nachweise, Prüfdeadlines) und Prozessregeln pro Programm. Damit laufen Verfahren einheitlich und bleiben auch bei parallelen Calls steuerbar.
Stellen Sie standardisierte Formulare für Antragstellende bereit, die digital ausgefüllt und eingereicht werden. Das reduziert Medienbrüche und verbessert die Datenqualität für die Folgeprozesse.
Publizieren Sie Calls strukturiert und geben Statusinformationen konsistent aus. So werden Ausschreibungen nachvollziehbar kommuniziert und der Übergang in Antrag/Prüfung sauber vorbereitet.Begutachten Sie Bewerbungen und geben Sie Statusupdates an die Antragsstellenden direkt über die Plattform.
Fördermaßnahmen & Ausschreibungen
Fördermaßnahmen planen, budgetieren, veröffentlichen und steuern
Erstellen und steuern Sie Ausschreibungen direkt in ProMeta. Definieren Sie Phasen und Kriterien, veröffentlichen Sie Calls und behalten Sie Budgets, Fristen und Status jederzeit im Blick.
Aufnahme von Vor- & Hauptanträgen
Anträge digital erfassen, vorprüfen und weiterleiten
Antragstellende reichen Unterlagen online ein. Angaben werden strukturiert erfasst, vorgeprüft und ohne Medienbrüche in Prüfung und Begutachtung weitergeleitet.
Bilden Sie ein- oder zweistufige Verfahren ab: Voranträge prüfen, Hauptanträge strukturiert übernehmen und sauber in die Bewertung überführen.
Antragstellende registrieren sich selbst, verwalten Zugänge und pflegen Stammdaten – mit klaren Rollen und Berechtigungen.
Erfassen Sie alle Antragsdaten einheitlich und strukturiert – von Projektdaten und Partnern bis zu Kontakten, Finanzierungsplänen und Anlagen.
Zugriffe werden rollenbasiert vergeben und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert. Benachrichtigungen informieren über Eingänge, fehlende Unterlagen und Status.
Rückfragen, Nachforderungen und Statusmeldungen laufen zentral über die Plattform – inklusive Dokumentation der Kommunikation.
Prüfen Sie Vollständigkeit und formale Kriterien über Pflichtfelder und Checklisten. Ergebnisse und Status werden sauber festgehalten.
Hinterlegen Sie Stufen, Checklisten und Scoring je Programm. ProMeta führt Schritt für Schritt durch Prüfung, Bewertung und Auswahl.
Laden Sie Gutachter:innen digital ein, steuern Sie Zugriffe und sammeln Sie Bewertungen zentral und nachvollziehbar.
Zusage, Ablehnung oder Auflagen: Erstellen Sie Bescheide/Schreiben konsistent und kommunizieren Sie Entscheidungen strukturiert.
Prüfung, Begutachtung & Auswahl von Anträgen
Prüfen, begutachten, entscheiden und dokumentieren
Steuern Sie Prüfung, Begutachtung und Auswahl in definierten Schritten. Rollen, Fristen, Checklisten und Bewertungen sind zentral gebündelt – Entscheidungen und Begründungen werden nachvollziehbar dokumentiert.
Projekt- & Dokumentenmanagement
Projekte und Dokumente zentral verwalten
Alle Projektdaten, Dokumente und Kontakte sind in ProMeta gebündelt und jederzeit abrufbar. So vermeiden Sie Medienbrüche und dezentrale Ablagen.
Verwalten Sie Aufgaben, To-Dos und Fristen projektbezogen. Verantwortlichkeiten und Status sind jederzeit ersichtlich.
Speichern Sie Antragsunterlagen, Prüfberichte und Nachweise versioniert ab und stellen Sie jederzeit die korrekte Dokumentation sicher.
Hinterlegen Sie Ansprechpersonen, Rollen und Kontaktdaten zentral. Koordinieren Sie den Kontakt zwischen den verschiedenen Ansprechpersonen und allen relevanten Projektbeteiligten auf der Plattform.
Legen Sie Finanzierungspläne pro Programm oder Projekt an, inklusive Kostenarten, Förderquoten und Budgetzuweisungen.
Planen Sie Budgets über mehrere Jahre hinweg und dokumentieren Sie Anpassungen lückenlos.
Sorgen Sie mit ProMeta dafür, alle relevanten Finanzierungspläne, wie beantragte und bewilligte Mittel oder aktuelles Fördervolumen, sicher zu archivieren sowie wichtige Unterlagen, wie Anträge, Förderzusagen und Verträge, direkt den Plänen zuzuordnen. Jede Anpassung am Finanzierungsplan wird automatisch dokumentiert – transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Zuwendungsempfänger stellen Änderungsanträge – etwa zu Budget (Mittelverschiebungen oder Aufstockungen), Laufzeit oder Projektparametern – direkt digital. Die Anträge durchlaufen strukturierte Prüf- und Genehmigungsprozesse bei Projektträgern oder Zuwendungsgebern. Alle Entscheidungen werden nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher archiviert.
Erfassen Sie Zahlungsanforderungen sowie Bankverbindungen für die Auszahlung und bearbeiten Sie sie mehrstufig inklusive Freigabeprozessen und Erinnerungsfunktionen.
Generieren Sie in der Software vorausgefüllte Belege sowie automatische Prüfbelege, nutzen Sie die digitale Ablage und Archivierung und verbinden Sie ProMeta mit einer Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem.
Finanzierungspläne & Änderungsanträge
Finanzierungspläne erstellen, ändern und nachvollziehen
Erstellen und verwalten Sie Finanzierungspläne für Programme und Projekte zentral. Änderungen werden digital beantragt, geprüft und revisionssicher dokumentiert.
Mittelanforderungen, Abrufe & Rückzahlungen
Mittelanforderungen prüfen, freigeben und nachverfolgen
Mit ProMeta steuern Sie Mittelanforderungen, Abrufe und Rückzahlungen vollständig digital – inkl. Prüfung, Freigaben und Dokumentation. So behalten Sie Mittelströme und offene Beträge jederzeit im Blick.
Prüfen Sie Zahlungsanforderungen über einen mehrstufigen Prozess im Vier-Augen-Prinzip und geben Sie Auszahlungen schließlich über ProMeta frei. Der Freigabeprozess wird über die Plattform automatisch dokumentiert.
Übertragen Sie freigegebene Zahlungsanforderungen unkompliziert an Ihre Buchhaltung mit einer Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware.
Lassen Sie nach erfolgreicher Auszahlung die zugehörigen Nachweise automatisch erstellen und zusammen mit der Anforderung archivieren. Alle relevanten Personen werden benachrichtigt, dass die Auszahlung genehmigt und überwiesen wurde.
Überwachen Sie den Status aller Mittelanforderungen und senden Sie spezifische Erinnerungen, wenn noch ToDos offen sind.
Erinnern Sie Projektpartner automatisiert an die Abgabe von jährlichen Sachberichten und Verwendungsnachweisen sowie an die Abgabe von Abschlussberichten.
Überwachen Sie über eine integrierte Statusverwaltung den Fortschritt, inklusive einem mehrstufigen Erinnerungs- und Mahnverfahren bei Verspätungen.
Fordern Sie von den Projektpartnern die Sach- und Abschlussberichte sowie die Verwendungsnachweise an. Lassen Sie diese direkt sicher von den verantwortlichen Personen im Projekt als Dokumente ablegen oder noch besser, direkt über Online-Eingabeformulare ausfüllen. Mit einer integrierten Statusübersicht behalten Sie den Überblick.
Prüfen Sie Berichte und Nachweise mit der Hilfe von ProMeta in einem Prozess, bei dem die Prüfung anhand von instrumentenabhängigen Prüflisten dokumentiert wird. Legen Sie die Deadline für die Prüfung der Berichte und Nachweise fest und versenden Sie automatisch Erinnerungen bei Fälligkeiten.
Schließen Sie den Zwischen- bzw. Schlussnachweis ab, indem Sie sich nach erfolgreicher Prüfung aller projektrelevanten Berichte und Nachweise automatisch einen Abschluss-Prüfungsbeleg erstellen lassen und diesen zur Dokumentation archivieren.
Berichte & Nachweise
Dokumente und Nachweise einfordern, prüfen und revisionssicher ablegen
Nachweise und Berichte werden zentral abgelegt, fristensicher erinnert und strukturiert geprüft. So geht kein Dokument unter – und die Nachweisprüfung wird deutlich einfacher.
Controlling & Reports
Reports erstellen, Budgets auswerten und steuern
Erstellen Sie Reports und Auswertungen nach Ihrem Bedarf und bündeln Sie Auswertungen über Projektphasen und Programme hinweg.
Lassen Sie sich Reports maßgeschneidert auf Ihre Anforderungen, basierend auf Daten in ProMeta, einfach zusammenstellen.
Werten Sie die Verwendung der Budgets in Ihren Projekten aus, beispielsweise in Form von Reports zum Fördervolumen, dem aktuellen Mittelbestand oder zu Mittelabrufen im Vergleich mit den genehmigten Zuwendungen.
Erhalten Sie auf Wunsch entweder einzelne oder gebündelte Zusammenstellungen von Auswertungen aus unterschiedlichen Projektphasen und Programmen.
Egal in welcher Phase Sie sich mit Ihren Projekten befinden – behalten Sie mit der Unterstützung durch die Statusverwaltung und den Reportings in ProMeta immer den vollen Überblick beim Controlling und steuern Sie so jeden Prozess optimal.
Top 5 Querschnittsthemen
Neben Prozessen und Modulen entscheiden fünf Querschnittsthemen darüber, ob Förderverfahren dauerhaft steuerbar, prüfbar und betrieblich stabil bleiben.
Konfigurierbarkeit
Programme, Fristen, Prüfschritte, Auflagen und Vorlagen fachlich anpassen – im definierten Rahmen, ohne jedes Mal ein IT‑Projekt.
- Programmspezifische Fristen, Prüflisten, Statuslogiken und Dokumentvorlagen pflegen
- Rollen/Zuständigkeiten je Programmlinie, Vorgang und Prozessschritt abbilden
- Änderungen nachvollziehbar dokumentieren (Version/Historie)
- Abgrenzung: Strukturänderungen am Datenmodell oder komplexe Sonder-Workflows erfolgen abgestimmt mit infotraX
IT‑Integration
Einbindung in die Systemlandschaft – damit Verfahren ohne Medienbrüche laufen.
- Integrationen/Anbindungen je nach Umfeld (z. B. DMS, Finanz/Buchhaltung, SSO)
- Klare Übergaben für dokumenten- und zahlungsnahe Prozesse (z. B. Auszahlungsfreigaben, Nachweisablage)
- Ziel: konsistente Datenflüsse statt paralleler Excel-/E‑Mail‑Schattenprozesse
Governance & Datenschutz
Prüfbarkeit + Datenschutz: Zugriff, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung/Löschung.
- Fein steuerbares Rollen- und Rechtekonzept (bis auf Vorgangs-/Schrittebene)
- Protokollierung/Audit‑Trail: Bearbeitung, Freigaben, Änderungen, Entscheidungen nachvollziehbar
- Aufbewahrungs- und Löschlogiken programmspezifisch hinterlegbar
- Nachweise, Bescheide und Prüfprotokolle revisionssicher am Vorgang → belastbare Prüfpfade
Betrieb & Support
Betrieb passend zur IT‑Strategie – Support, der den Förderalltag versteht.
- Betriebsmodelle: Standard SaaS in deutschen Rechenzentren; dedizierte Umgebungen (Private VM/Private Cloud) oder On‑Premise/Eigenbetrieb möglich(Details zu Hosting & Paketen)
- Updates/Wartung und definierte Supportprozesse (Standard erweiterbar per SLA)
- Klare Zuständigkeiten im Betrieb (wer betreibt/patcht/überwacht – abhängig vom Modell)
Skalierbarkeit
Mehrere Programme, Fördermaßnahmen / Calls parallel steuern – ohne parallele Datenstände.
- Parallele Förderlinien mit eigenen Fristen, Vorlagen, Budgets und Prüfpfaden
- Einheitliche Vorgangslogik, damit Status & Reporting vergleichbar bleiben
- Belastbar auch bei vielen Beteiligten (intern/extern) und wechselnden Rollen
Wie diese Querschnittsthemen in der Praxis zusammenspielen, zeigen die folgenden Fallstudien.
Fallstudien
Fallstudien: So nutzen öffentliche Einrichtungen und Forschungsvereinigungen ProMeta im Fördermittelmanagement
Hermann von Helmholtz, Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V., wissenschaftliche Großforschungseinrichtung
Helmholtz IVF optimiert Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta
Als Einrichtung der öffentlichen Hand verwaltet das Helmholtz IVF zahlreiche Forschungsprojekte im Rahmen der IGF-Förderung. Unterschiedliche Programme, komplexe Finanzierungsstrukturen und strenge Berichtspflichten stellten die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Mit ProMeta werden heute Fördermittel, Finanzierungspläne, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Die Plattform ermöglicht eine transparente, revisionssichere Dokumentation, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt zugleich die hohen Anforderungen an Nachweisführung und Compliance. So gewinnt das Helmholtz IVF mehr Effizienz, Planungssicherheit und Transparenz.
DECHEMA e. V., Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie, Forschungsvereinigung
DECHEMA optimiert Administration von IGF-Forschungsprojekten mit ProMeta
Die DECHEMA stand vor der Herausforderung, zahlreiche IGF-Forschungsprojekte effizient zu koordinieren. Mit ProMeta werden heute Finanzierungspläne, Mittelanforderungen, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Automatisierte Workflows und einheitliche Strukturen reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich, erhöhen die Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern nachhaltig.
Der Prozess – in 3 Schritten zum Erfolg mit ProMeta.
Von der Planung bis zur Nutzung – wir begleiten Sie sicher durch die Einführung unserer Software für Fördermittelmanagement und Forschungsprojekte.
1. Planung
Wir bereiten gemeinsam den Projektstart vor und schaffen eine klare Grundlage für die Einführung.
- Projektvorbereitung & Kick-off
- Analyse Ihrer Anforderungen
- Konzeption passender Workflows
2. Softwareeinführung
Wir konfigurieren ProMeta nach Ihren individuellen Bedürfnissen – transparent, strukturiert und effizient.
- Spezifikation & Anpassung
- Entwicklung & Konfiguration
- Testphase mit Feedbackschleifen
3. Inbetriebnahme & Nutzung
Wir sorgen für einen reibungslosen Start und stehen Ihnen auch langfristig zur Seite.
- Produktivstart Go-Live
- Persönlicher Support
- Kontinuierliche Optimierung
Digitalisieren Sie Ihr Fördermittelmanagementals Zuwendungsgeber mit ProMeta
Steuern Sie Förderanträge, Bewilligungen und Nachweise digital in einer Plattform. ProMeta sorgt für transparente Prozesse, sichere Dokumentation und effiziente Abläufe – von der Ausschreibung bis zum Projektabschluss.
Nutzen Sie die Gelegenheit, unsere Lösung kennenzulernen.
DSGVO-konform & Hosting in DeutschlandRollen- & Rechtekonzept, revisionssichere AblageZugeschnitten für Zuwendungsgeber & Förderinstitutionen
Häufig gestellteFragen.
ProMeta dokumentiert Vorgangsschritte revisionssicher: Entscheidungen, Freigaben, Auflagen, Bewertungsschritte sowie den jeweiligen Unterlagenstand. Status und Historie bleiben pro Vorgang nachvollziehbar – damit Prüfpfade auch später belastbar belegbar sind.
Gutachter:innen erhalten rollenbasierten Zugriff auf die für sie vorgesehenen Vorgänge und Unterlagen. Fristen, Erinnerungen und der Eingang von Bewertungen werden zentral gesteuert und dokumentiert – für einen nachvollziehbaren Begutachtungsprozess.
Rückfragen und Nachforderungen werden direkt am Vorgang ausgelöst, mit Fristen versehen und strukturiert nachverfolgt. Die formale Prüfung wird über definierte Prüfschritte und Checklisten unterstützt. Kommunikation und Dokumente bleiben in der Vorgangsakte im Kontext erhalten.
Je nach Systemumfeld sind Exporte, Schnittstellen oder individuelle Integrationen möglich – z. B. zu DMS-Systemen, Finanz-/Buchhaltungslösungen oder SSO. Ziel ist eine konsistente Weitergabe relevanter Daten ohne Medienbrüche.
Die Einführung erfolgt typischerweise in drei Schritten: (1) Aufnahme der fachlichen Anforderungen und Zielprozesse, (2) Konfiguration von Workflows, Rollen und Vorlagen, (3) Test mit realen Vorgängen und anschließender Produktivstart. Schulungen für Administrator:innen und Key-User sind dabei eingeplant.
ProMeta eignet sich für ein- und mehrstufige Förderverfahren mit strukturierten Prüf- und Freigabeprozessen – insbesondere dort, wo Begutachtung, Auflagen, Mittelabrufe und Nachweisführung pro Vorgang sauber zusammengeführt werden müssen.
ProMeta erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Aufbewahrungs- und Löschlogiken können programmspezifisch hinterlegt werden. Zugriffe und Bearbeitungsschritte werden protokolliert; Rollen und Rechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Daten einsehen oder bearbeiten.
Zuständigkeiten können pro Programmlinie, Vorgang oder Prüfschritt definiert werden. Rollen steuern, wer prüft, bewertet, entscheidet, freigibt oder Nachweise kontrolliert. Externe Personen (z. B. Gutachter:innen) erhalten ausschließlich Zugriff auf freigegebene Bereiche.
Lassen Sie uns überIhr Fördermittelmanagement sprechen.
Wir unterstützen Zuwendungsgeber dabei, Förderprozesse digital, effizient und transparent zu gestalten.
Sie möchten Ihre Förderprozesse digitalisieren oder ein bestehendes System modernisieren? Sprechen Sie uns an – wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.