Stadt / Kommune
Stadt Hamm
Online-Portal zur Konzernsteuerung &
Gremienverwaltung - alle Gesellschaften und
Beteiligungen im Blick
Kurzbeschreibung
Die Stadt Hamm verwaltet ihr Konzern- und Beteiligungsmanagement mit der webbasierten Softwarelösung ProMeta. Alle städtischen Gesellschaften und Eigenbetriebe sind zentral in einer Plattform abgebildet. Gremien, Mandate und Beteiligungsstrukturen werden dort strukturiert verwaltet, Änderungen können nachvollziehbar dokumentiert und Arbeitsprozesse.
Ausgangssituation
Städte und Kommunen erfüllen zahlreiche Aufgaben über Beteiligungsgesellschaften und Eigenbetriebe. In Hamm liegt die Steuerung dieser Organisationen beim Amt für Konzernsteuerung. Für die Arbeit der Verwaltung war eine Lösung erforderlich, die Informationen über Gremien, Mandate und Beteiligungsstrukturen einheitlich erfasst und aktuell bereitstellt. Ziel war die Schaffung einer zentralen Arbeitsgrundlage für die interne Verwaltung und Dokumentation.
Herausforderung
Die zunehmende Komplexität der Beteiligungsverwaltung machte eine einheitliche und strukturierte Datengrundlage erforderlich. Gesucht wurde eine Plattform, die Beteiligungsverhältnisse, Organe und Mandate vollständig abbildet, Berechtigungen zentral steuert und Arbeitsprozesse digital unterstützt. Ziel war es, Verwaltungsaufwände zu reduzieren und eine zukunftssichere Grundlage für die Steuerung städtischer Beteiligungen zu schaffen.
Ziele bei der Einführung der Softwarelösung
Ziel war die Einführung einer webbasierten Plattform, mit der alle Beteiligungen, Gesellschaftsorgane und Mandatsverhältnisse zentral verwaltet werden können.
Die Lösung sollte die Datenerfassung und -pflege vereinheitlichen, Verwaltungsabläufe unterstützen und gesetzliche sowie organisatorische Anforderungen abbilden.
Im Vordergrund standen Nachvollziehbarkeit, Datenkonsistenz und eine nachhaltige Pflegefähigkeit.
01.
Erfassung aller wichtigen Stammdaten in einer zentralen Plattform
Erfassung aller wichtigen Stammdaten der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Mandate, Gesellschafter und Gremien in einer zentralen Datenbank.
02.
Transparenz & Nachvollzieheit
Überblick über die Beteiligungsstruktur und das Beteiligungsportfolio
03.
Zentrale Verwaltung von Beschlüsse
Zentrale Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Ratsbeschlüssen, Verknüpfung von Dokumenten mit einer Person
04.
Mandatsbetreuung
Abbildung der Organe Mandatsbetreuung/Gremienbesetzung mit Funktion, Rang, Fraktion, Wahlperiode, Entsender, Vertretung inkl. Aufbau einer Historie
Die Lösung mit ProMeta
Mit der webbasierten Plattform ProMeta werden alle Gesellschaften, Beteiligungen und Mandate der Stadt Hamm zentral verwaltet. Die Daten können in Tabellen, Baumstrukturen oder Diagrammen visualisiert werden. Organe wie Geschäftsführung, Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung sind integriert, einschließlich einer vollständigen Historie der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger. Automatische Prüfungen unterstützen die Verwaltung bei der Erfassung und Kontrolle von Sitzverteilungen und Mandaten. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform die digitale Dokumentation von Beschlüssen, die Verwaltung von Prüfungszeiträumen sowie den elektronischen Versand von Protokollen und Unterlagen. Damit stehen alle relevanten Informationen zentral, strukturiert und aktuell zur Verfügung.
Fazit
Mit der Einführung der webbasierten Plattform ProMeta steht der Stadt Hamm eine einheitliche Arbeitsumgebung für die Verwaltung von Beteiligungen, Organen und Mandaten zur Verfügung. Die Anwendung unterstützt die interne Steuerung, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller relevanten Prozesse im Beteiligungsmanagement.
Über den Kunden
Die Stadt Hamm übernimmt zahlreiche Aufgaben über städtische Beteiligungen und Eigenbetriebe, die vom Amt für Konzernsteuerung verwaltet werden. Dazu gehören die Steuerung von mehr als 45 Gesellschaften und Betrieben, die Betreuung der Gesellschaftsorgane und Mandate sowie die Überwachung von Terminen und Beschlüssen. Damit ist die Konzernsteuerung zentrale Schnittstelle für Transparenz, Effizienz und Kontrolle im städtischen Beteiligungsmanagement.
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