VDZ Verein Deutscher Zementwerke e.V

Kurzbeschreibung

Der Verein Deutscher Zementwerke e. V. (VDZ) hat seine Gremienarbeit mit ProMeta digitalisiert. Ausschüsse und Beiräte können nun effizient organisiert, Sitzungsunterlagen zentral bereitgestellt und gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden. Dadurch wurden Verwaltungsaufwände reduziert und die Zusammenarbeit innerhalb der Branche gestärkt.

Ausgangssituation

Der VDZ ist der Zusammenschluss der Zement herstellenden Unternehmen in Deutschland. Er vertritt die gemeinsamen wirtschaftlichen Interessen der Branche und fördert Technik und Wissenschaft. In zahlreichen Ausschüssen und Beiräten beraten Mitglieder und Industrievertreter über Aktivitäten, Forschungsprojekte und Handlungsfelder. Die Organisation dieser Gremienarbeit war bislang mit hohem manuellen Aufwand verbunden, insbesondere bei der Erstellung von Einladungen und Sitzungsunterlagen.

Herausforderung

Die bisherige Arbeitsweise brachte zahlreiche Schwierigkeiten mit sich: aufwändige manuelle Abläufe, komplexe formale Anforderungen und eine fehlende zentrale Plattform. Vor allem die rechtssichere Einhaltung von Fristen und Vorgaben sowie die einheitliche Bereitstellung von Unterlagen stellten eine erhebliche Belastung für die Geschäftsstelle dar.

Ziele

Der VDZ verfolgte mit der Modernisierung seiner Gremienverwaltung das Ziel, Verwaltungsaufwände zu reduzieren und Abläufe zu vereinfachen. Mitglieder sollten zentral und datenschutzkonform auf Sitzungsunterlagen und Termine zugreifen können. Zudem sollten Transparenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit in Abstimmungen und Entscheidungsprozessen gestärkt und die Geschäftsstelle langfristig entlastet werden. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Integration der Corporate Identity (CI): Das Gremienportal sollte im einheitlichen Erscheinungsbild des Verbandes auftreten, Wiedererkennung schaffen und den Mitgliedern ein konsistentes, professionelles Nutzererlebnis bieten.

Die Lösung mit ProMeta

Mit der Einführung einer digitalen Gremienplattform verfolgte der VDZ das Ziel, Abläufe zu vereinheitlichen, die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Gremienarbeit insgesamt effizienter zu gestalten. Mit ProMeta entschied sich der Verband für eine flexibel konfigurierbare Lösung, die passgenau auf die Anforderungen abgestimmt wurde.Die Plattform automatisiert zentrale Prozesse wie Einladungen, Protokollerstellung und Archivierung und gewährleistet dabei die Einhaltung gesetzlicher Fristen und formaler Vorgaben. Sitzungsunterlagen, Protokolle und Beschlüsse stehen den Mitgliedern nun zentral und digital zur Verfügung – jederzeit und ortsunabhängig. Der Versand von Papierunterlagen entfällt vollständig.Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können Sitzungen einfach vorbereitet und nachbereitet werden, während alle relevanten Informationen dauerhaft an einem Ort gebündelt sind. So wurde der administrative Aufwand erheblich reduziert, die Effizienz gesteigert und die rechtliche Compliance zuverlässig sichergestellt.

Ergebnisse

Durch den Einsatz von ProMeta konnte der VDZ seine Gremienarbeit deutlich optimieren. Sitzungen werden effizient vorbereitet, Unterlagen zentral bereitgestellt und Rückmeldungen der Mitglieder digital verarbeitet. Entscheidungsprozesse sind transparenter und nachvollziehbarer, während die Geschäftsstelle von Routineaufgaben entlastet wird. Mitglieder profitieren von einem einfachen Zugang zu allen relevanten Informationen, was die Zusammenarbeit insgesamt stärkt.

Fazit

Mit der Modernisierung ihrer Gremienverwaltung hat der VDZ einen wichtigen Schritt hin zu mehr Effizienz und Transparenz gemacht. Sitzungen und Abstimmungen lassen sich nun digital vorbereiten und durchführen, Unterlagen stehen zentral und datenschutzkonform bereit, und Mitglieder können einfach eingebunden werden. Damit wurden nicht nur die administrativen Prozesse spürbar vereinfacht, sondern auch die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Gremienarbeit nachhaltig verbessert.

Über den Kunden

Der Verein Deutscher Zementwerke e.V. ist ein Zusammenschluss der zement- herstellenden Unternehmen in Deutschland. Aufgabe des VDZ ist die Wahrung und Förderung der gemeinsamen wirtschaftlichen Belange der deutschen Zementindustrie sowie die Förderung von Technik und Wissenschaft. Gemeinsam mit Vertretern aus der Industrie beraten die Mitarbeiter aller Gesellschaften des VDZ in Ausschüssen und Beiräten über aktuelle Aktivitäten, Forschungsprojekte und künftige Handlungsfelder rund um die Zement- und Betonherstellung.