Alle antragsrelevanten Angaben – Inhalte, Stammdaten, Finanzierungsplan und programmspezifische Fragen – werden digital erfasst. Pflichtfelder und Validierungen sorgen für vollständige und konsistente Antragsdaten. Plausibilitätsprüfungen verhindern häufige Rückfragen und schaffen eine belastbare Grundlage für Prüfung und Bewertung.

Ergänzende Unterlagen werden mit Versionsstand eindeutig zugeordnet – für revisionsfähige Entscheidungen.

Fragen und Kriterien sind je Förderlinie hinterlegt und werden direkt digital erfasst.

Rückfragen, Nachforderungen und Klärungen werden kontextbezogen direkt am Vorgang dokumentiert. Das verhindert Informationsverluste und reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen Fachadministration und Antragstellenden.

Jeder Antrag durchläuft definierte Statusschritte vom Eingang bis zur Entscheidung. Änderungen sind protokolliert, sodass jederzeit erkennbar bleibt, wer welchen Schritt durchgeführt hat und welche nächsten Schritte anstehen. Rollenabhängige Berechtigungen stellen sicher, dass nur zuständige Personen Änderungen durchführen.

Zugriffe können je Programm, Vorgang oder Prüfschritt sind granular steuerbar und folgen Programm‑ oder Maßnahmenlogiken. Nur autorisierte Personen dürfen prüfen, bewerten oder entscheiden. So wird unzulässige Einsichtnahme vermieden und Governance‑Vorgaben werden eingehalten.

Einladungen, Fristen, Unterlagenbereitstellung und Befangenheitsprüfung werden in ProMeta strukturiert gesteuert. Schriftliche Gutachten werden als eigenständige Vorgänge mit klar definierten Fristen geführt. Abgabefristen, Erinnerungen und Statusänderungen werden systemseitig überwacht. Eingehende Gutachten und Erklärungen werden dem jeweiligen Antrag eindeutig zugeordnet, strukturiert erfasst und prüffähig vorgehalten. Für Sitzungen, Dokumentationspflichten oder Revisionen steht jederzeit ein vollständiger Export aller vorliegenden Gutachten zur Verfügung. 

Bewertungen erfolgen in ProMeta auf Basis hinterlegter Kriterien, Skalen und Gewichtungen. Interne Bewertungen folgen einheitlichen, programmbezogenen Bewertungslogiken und werden vollständig nachvollziehbar dokumentiert – einschließlich Bearbeitungsstand, Voten und Begründungen. Bewertungsmasken lassen sich je Förderlinie versionieren und anpassen. Das Mehr-Augen-Prinzip wird dabei durchgängig unterstützt.

ProMeta stellt digitale Fragebögen je Förderlinie bereit – mit Kriterien, Skalen, Gewichtungen und fachlichen Erläuterungen. Externe Gutachter:innen und interne Prüfer:innen erfassen ihre Bewertungen direkt im System. Hinweise und Begründungen fließen vollständig in die Gesamtbewertung ein. Bewertungsmasken lassen sich flexibel an Förderlogiken und fachliche Schwerpunkte anpassen. Die strukturierte Datenerfassung schafft eine belastbare Vergleichbarkeit und erleichtert die spätere Konsolidierung.

Unterschiedliche Bewertungen, etwa zwischen externen Gutachter:innen und interner Prüfung, werden mit klaren Begründungen dokumentiert. Einzelbewertungen lassen sich direkt gegenüberstellen, sodass Abweichungen schnell sichtbar werden. Das erleichtert die sachliche Konsolidierung und reduziert den manuellen Vergleichsaufwand.

Einzelvoten und unterschiedliche Bewertungsstränge werden strukturiert zu einer nachvollziehbaren Gesamtempfehlung zusammengeführt. Gewichtungen, Abweichungsgründe und mögliche Varianten bleiben dabei transparent dokumentiert. So entsteht eine belastbare und prüfbare Entscheidungsgrundlage für die Vorbereitung von Auswahl- und Entscheidungsgremien.

Bescheide, Auflagen, Nebenbestimmungen und zugehörige Dokumente werden strukturiert vorbereitet und mit der Entscheidung verknüpft. Änderungen oder Ergänzungen sind nachvollziehbar dokumentiert, was eine klare Verbindung zwischen Entscheidung und Bewilligung sicherstellt.

Alle Bewilligungs‑ und Projektfristen – z. B. zur Mittelanforderung, Berichtspflichten oder Startterminen – werden systematisch überwacht. ProMeta zeigt anstehende oder kritische Fristen frühzeitig an. Mittelabrufe und Mittelabflüsse sind nachvollziehbar dokumentiert.

Während der Projektlaufzeit eingereichte Änderungen, etwa Finanzplananpassungen, Verlängerungen oder inhaltliche Modifikationen, werden strukturiert geprüft und dokumentiert. JJede Entscheidung ist mit Begründung und Datum klar ausgewiesen.

Alle Änderungen werden mit Zeitstempel und Verantwortlichkeit festgehalten. Dadurch bleibt der Vorgang auch für externe Prüfstellen prüfbar.

Der fördertechnische Status eines Vorhabens wird auf Basis von Finanzdaten und Berichtspflichten abgebildet. ProMeta zeigt, welche Mittel bewilligt, abgerufen, nachgewiesen oder noch verfügbar sind und welchen Stand die Zwischen- und Schlussnachweise haben. Änderungen werden mit Datum ausgewiesen, sodass die Entwicklung eines Projekts aus zuwendungsrechtlicher Sicht nachvollziehbar bleibt.

Die finanzielle Entwicklung eines Projekts wird vollständig dargestellt: Gesamtbudget, Mittelabrufe, bestätigte Nachweise und verbleibende Restmittel. Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Verbräuchen werden früh erkennbar. Diese Informationen unterstützen sowohl Bewilligungsstellen als auch Controlling bei der Beurteilung der Mittelverwendung und der frühzeitigen Identifikation von Risiken oder Unterauslastungen.

Alle laufenden Vorhaben werden auf Programmebene konsolidiert dargestellt. Dazu gehören aggregierte Budgetdaten, Auslastungsquoten, Abrufstände und der Stand eingereichter Nachweise. Ampellogiken und Indikatoren verdeutlichen fördertechnische Risiken oder Auffälligkeiten. Das Monitoring bildet eine prüfbare Grundlage für Programmsteuerung, Berichte an Zuwendungsgeber und interne Entscheidungsprozesse.

Egal in welcher Phase Sie sich mit Ihren Projekten befinden – behalten Sie mit der Unterstützung durch die Statusverwaltung und den Reportings in ProMeta immer den vollen Überblick beim Controlling und steuern Sie so jeden Prozess optimal.