Fördermittelmanagement, das Verfahren führt – nicht Daten.

Förderverfahren verlässlich steuern – mit klarer Vorgangslogik und prüffähiger Historie.

Alles, was im Verfahren zählt, bleibt im Vorgang geführt: Unterlagenstand, Fristen, Begutachtung, Entscheidungen. Damit Auskunft nicht von Einzelwissen abhängt, sondern jederzeit belegbar ist.

  • Durchgängige Vorgangsakte statt Nebenlisten und Parallelablagen
  • Geführte Prüf- & Entscheidungswege statt informeller Abstimmung
  • Auskunftsfähig auf Knopfdruck statt Export- und Rekonstruktionsaufwand

24+ Jahre Erfahrung · Fachliche Begleitung · DE/EN · Rollenbasiert · Audit‑Trail · Hosting in Deutschland

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Organisationen, die mit infotraX und ProMeta komplexe Verfahren steuern

Herausforderungen

Was Förderorganisationen heute bremst

Förderverfahren so abbilden, wie sie in der Realität tatsächlich funktionieren.

Kennen Sie diese Situationen aus Ihrem Förderalltag? Sie steuern mehrere Förderlinien parallel, Regeln variieren und viele Rollen sind beteiligt – der Abstimmungs- und Dokumentationsaufwand steigt spürbar. Oft nicht, weil Ihr Team zu langsam arbeitet, sondern weil Verfahren ohne gemeinsame Vorgangslogik schwer steuerbar werden. Genau deshalb brauchen Förderorganisationen eine Arbeitsgrundlage, die Verfahren so führt, wie sie in der Realität tatsächlich ablaufen.

Situationen, wo typische Reibungen entstehen

  • Parallele Programme, unterschiedliche Regeln – jede Linie erzeugt eigene Listen, Ausnahmen und Rückfragen.
  • Unterlagenstand unklar – welche Version gilt, und was war tatsächlich Entscheidungsgrundlage?
  • Fristen & Nachforderungen manuell – Erinnerungen und Rückläufe laufen über Postfächer und Excel.
  • Begutachtung auf vielen Kanälen – Bewertungen und Anhänge liegen in Mails und Tools statt im Vorgang.
  • Entscheidungswege schwer belegbar – wer hat wann warum entschieden, mit welchen Auflagen?
  • Auskunft wird zum Export-Marathon – Statusberichte entstehen aus Datensammeln, nicht aus dem Verfahren.

Prüffähigkeit entsteht nicht am Ende – sie muss im Verfahren angelegt sein. Genau deshalb braucht es eine Arbeitsgrundlage, die Zuständigkeiten, Unterlagen, Fristen und Entscheidungen im Zusammenhang führt.

Weniger lesenZu den typischen Herausforderungen ↓

So sieht Ihr Fördermittelmanagement aus, wenn das Fachsystem das Verfahren trägt – statt Listen und E-Mails.

Wenn Sie Verfahren als Vorgänge geführt werden, entsteht ein anderer Arbeitsalltag: weniger Suchen, weniger Abstimmung, mehr Klarheit. Förderlinien, Rollen und Prüfpfade bleiben strukturiert – statt von Einzelwissen zusammengehalten zu werden.

  • Klarer Vorgangsüberblick – Sie sehen auf einen Blick, was offen, entscheidungsreif oder abgeschlossen ist.
  • Eindeutiger Unterlagenstand – für jede Begutachtung und Entscheidung ist nachvollziehbar, welche Fassung zugrunde lag.
  • Geführte Prüf- und Entscheidungswege – Rollen, Freigaben und Gremienwege folgen einer definierten Logik, nicht der letzten E-Mail.
  • Auskunft ohne Vorlauf – Status und Historie entstehen aus dem Verfahren, nicht aus einmaligen Exports.

Das verbessert sich für Programmverantwortliche, Fachbereiche, Gutachter:innen und Leitung

Wenn Förderverfahren im Fachsystem geführt werden, entlastet das nicht nur die Administration. Programmverantwortliche, Fachbereiche, Gutachter:innen und Leitung gewinnen jeweils an Klarheit, Zeit und Verlässlichkeit.

Programmverantwortliche

Sie behalten den Überblick – ohne Nachfragen

  • Sie sehen auf einen Blick, was offen, entscheidungsreif oder abgeschlossen ist.
  • Ihre Förderlinien folgen einheitlichen Abläufen – statt jede Linie als Sonderweg zu führen.
  • Sie verbringen weniger Zeit damit, Statusfragen zu beantworten oder Informationen zusammenzusuchen.

Fachbereiche

Sie arbeiten strukturierter – mit einem eindeutigen Unterlagenstand

  • Sie finden Dokumente, Versionen und Nachreichungen direkt im Vorgang – nicht in Mailordnern.
  • Nachforderungen und Rückläufe sind für Sie im Kontext sichtbar, nicht über Kanäle verteilt.
  • Ihre Prüfschritte folgen einer klaren Logik – statt jedes Mal neu abgestimmt zu werden.

Gutachter:innen

Sie finden alles, was Sie brauchen – ohne Sucharbeit

  • Sie sehen auf einen Blick, welche Vorgänge auf Ihre Bewertung warten – mit Fristen und Unterlagen direkt dabei.
  • Dokumente liegen vollständig im Vorgang bereit – kein Dateiversand, keine Mailsuche.
  • Ihre Bewertungen und Stellungnahmen bleiben nachvollziehbar dokumentiert – im Vorgang, nicht irgendwo.

Leitung & Gremien

Leitung entscheidet auf belastbarer Grundlage

  • Ihre Entscheidungsgrundlagen sind konsistent und je Vorgang nachvollziehbar aufbereitet.
  • Sie erhalten Kennzahlen und Übersichten direkt aus dem Verfahren – ohne manuellen Export-Marathon.
  • Gegenüber Aufsicht, Revision und Prüfinstanzen sind Ihre Entscheidungen und Historien jederzeit belegbar.

Ihre Lösung

ProMeta – die verfahrenslogische Arbeitsgrundlage für Förderverfahren

ProMeta ist ein webbasiertes Fachsystem, das Förderverfahren als durchgängige Vorgänge abbildet – mit klaren Rollen, geführten Prüfwegen und lückenloser Dokumentation.

Kein Dateiablagesystem. Kein generisches Projektmanagement-Tool. Sondern eine Arbeitsgrundlage, die die Logik Ihrer Förderverfahren kennt – und sie verlässlich führt.

Das verändert ProMeta in Ihrem Förderalltag wirklich

Von der Programmplanung über Fördermaßnahmen und Antragseinreichung bis zum Projektabschluss werden Ihre Förderfälle als Vorgänge geführt.

ProMeta macht aus „irgendwie organisierten" Förderverfahren einen geführten Prozess: Zuständigkeiten, Unterlagen, Fristen und Entscheidungen laufen in einer gemeinsamen Vorgangslogik zusammen.

So entsteht eine verlässliche Arbeitsgrundlage für Steuerung, Prüfung und Entscheidung – statt verteilter Einzellösungen.

Nutzen in der Praxis

Drei Gründe, warum ProMeta Ihre Förderverfahren deutlich beherrschbarer macht

Möchten Sie prüfen, ob ProMeta zu Ihren Förderprozessen und Verfahren passt?

Unverbindliches Erstgespräch zur fachlichen Einordnung, ca. 30 Minuten

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Verfahren werden wirklich geführt

Programme, Maßnahmen und Förderfälle werden als Vorgänge abgebildet – mit klaren Prüfwegen und Zuständigkeiten statt Listen, Mails und Nebenablagen.

Prüffähigkeit entsteht im Prozess

Vollständigkeitsprüfungen, Prüfbelege und Historien entstehen automatisch im laufenden Verfahren – Auskunft gegenüber Leitung, Gremien und Prüfinstanzen braucht keinen Export-Marathon mehr.

Alle Rollen arbeiten auf derselben Grundlage

Programmverantwortliche, Fachbereiche, Gutachter:innen und Projektpartner greifen auf denselben Vorgang zu – mit klaren Rollen, Fristen und Aufgaben, ohne Medienbrüche.

Vorgangslogik in der Praxis

Ihre Verfahren dorthin bringen, wo sie hingehören: ins Fachsystem.

Flexibel. Erweiterbar. Passgenau.

Von der Verfahrensanlage bis zur Auswertung unterstützt ProMeta zentrale Schritte im Fördermittelmanagement – in einer gemeinsamen Vorgangslogik, die Zuständigkeiten, Fristen, Unterlagen und Entscheidungen im Zusammenhang hält.

Programme & Fördermaßnahmen planen

Förderlinien strukturiert aufsetzen – bevor der erste Antrag kommt

Förderlinien, Prüfpfade, Rollen und Fristen werden einmalig im System konfiguriert. So folgen alle Vorgänge einer einheitlichen Verfahrenslogik – auch bei parallelen Programmen mit unterschiedlichen Regelwerken.

Dazu gehören zum Beispiel:
  • Förderlinien und Programme strukturiert anlegen
  • Prüfschritte, Rollen und Zuständigkeiten definieren
  • Fristen und Statuslogik je Programm festlegen
  • Budget und reservierte Mittel je Fördermaßnahme festlegen
  • Einheitliche Abläufe auch bei parallelen Förderlinien sicherstellen

Anträge einreichen

Antragseinreichung strukturiert – mit eindeutigem Unterlagenstand von Anfang an

Antragsteller erfassen ihren Antrag online über einen geführten Assistenten – Laufzeit, Projektpartner, Finanzen, inhaltliche Angaben und erforderliche Dokumente werden strukturiert erfasst, nicht als Datei eingereicht. So entsteht von Beginn an ein arbeitsfähiger Datensatz im Vorgang – keine Anlage, die erst ausgewertet werden muss.

Formale Prüfungen anhand von Checklisten, Nachforderungen und auch zweistufige Verfahren werden direkt im Fachsystem abgebildet.

  • Ausschreibungen und Calls konfigurierbar aufsetzen
  • Unterlagenstruktur und Pflichtfelder je Programm definieren
  • Nachreichungen und Rückläufe strukturiert nachhalten
  • Vollständigkeit je Vorgang jederzeit erkennbar

Prüfen & Entscheiden

Prüfwege und Entscheidungen als geführter Ablauf – inkl. Rückforderungen

Fachliche Prüfung, Begutachtung und Gremienwege folgen einer definierten Verfahrenslogik – mit klaren Übergaben, nachvollziehbaren Entscheidungen und dokumentierten Auflagen. Kein informelles Weiterreichen, keine Statuslücken. Auch Rückforderungen werden im Vorgang strukturiert erfasst und nachvollziehbar geführt.

Gutachter:innen bearbeiten ihre Bewertungen über einen programmspezifischen Online-Fragebogen – mit eigenem Status je Begutachtungsauftrag, direkt im Vorgang verankert.

  • Begutachtungsaufträge mit Statusverwaltung führen
  • Programmspezifische Bewertungsfragebögen online erfassen
  • Entscheidungen und Auflagen dokumentieren
  • Freigaben und Gremienwege nachvollziehbar führen
  • Rückforderungen strukturiert erfassen und nachhalten

Vom Antrag zum Förderfall

Bewilligung strukturiert abschließen – Förderfall sauber eröffnen

Wenn eine Entscheidung gefallen ist, beginnt der nächste Schritt: Vor der Erstellung des Zuwendungsbescheids prüft das Fachsystem automatisch, ob alle erforderlichen Daten und Dokumente vollständig vorliegen – mit Prüfbeleg und Dokumentation. Vertragsentwürfe werden freigegeben, die finanzielle Bewilligung erfasst und der Förderfall eröffnet. Der Übergang vom Antrag zum laufenden Förderfall ist lückenlos dokumentiert – ohne Medienbruch, ohne manuelle Übergabe.

  • Automatische Vollständigkeitsprüfung vor Bescheiderstellung
  • Prüfbeleg und Dokumentation je Vorgang ablegen
  • Vertragsentwürfe im Fachsystem erstellen und freigeben
  • Finanzielle Bewilligung je Förderfall erfassen
  • Förderfall mit allen Vorgangsdaten sauber eröffnen

Änderungsanträge

Änderungsanträge strukturiert erfassen und freigeben

Mittelumwidmungen, Aufstockungen, Verschiebungen und Laufzeitverlängerungen werden online mit Begründung erfasst und über einen dokumentierten Freigabeprozess abgewickelt. Jeder Schritt ist nachvollziehbar – von der Einreichung bis zur Entscheidung.

  • Änderungsanträge online mit Begründung erfassen
  • Mittelumwidmung, Verschiebung, Laufzeitverlängerung abbilden
  • Freigabeprozess mit dokumentierten Schritten
  • Entscheidung und Auflagen je Änderungsantrag nachvollziehbar ablegen

Mittelanforderungen & Auszahlungen

Mittelanforderungen freigeben – Auszahlungen lückenlos dokumentieren

Mittelanforderungen werden im Fachsystem erfasst und über einen Freigabeprozess zur Auszahlung weitergeleitet. Nach Zahlung erfolgt die Rückkopplung aus der Buchhaltung – die Mittelanforderung wird automatisch als ausgezahlt gebucht, der Zahlungsbeleg als PDF erstellt und im Vorgang abgelegt.

  • Mittelanforderungen im Fachsystem erfassen
  • Freigabeprozess zur Auszahlung strukturiert abwickeln
  • Schnittstelle zur Buchhaltung – Rückkopplung nach Zahlung
  • Automatische Buchung als „ausgezahlt" nach Zahlungseingang
  • Zahlungsbeleg automatisch als PDF erstellen und ablegen

Zwischennachweise

Zwischennachweise anfordern, einreichen und prüfen – mit Erinnerung und Eskalation

Sachberichte und zahlenmäßige Nachweise werden über das Fachsystem angefordert und von Projektpartnern online eingereicht. Die Prüfung erfolgt programmspezifisch anhand von Checklisten – mit automatischen Erinnerungen, Mahnverfahren und Eskalationsstufen für Projektpartner und Prüfer.

  • Zwischennachweise strukturiert anfordern und Fristen setzen
  • Online-Einreichung von Sachberichten und zahlenmäßigen Nachweisen
  • Programmspezifische Prüfung mit Checklisten und Prüflisten
  • Erinnerungs- und Mahnverfahren für Projektpartner
  • Eskalationsstufen für Prüfer und Fachbereiche

Projektabschluss, Schlussnachweise & Verwendungsprüfung

Projektabschluss sauber führen – Verwendungsprüfung aus dem Verfahren heraus

Zum Projektabschluss prüft das Fachsystem automatisch, ob alle erforderlichen Unterlagen und Daten vollständig vorliegen – mit Prüfbeleg und Dokumentation. Schlussnachweise werden strukturiert angefordert, online eingereicht und programmspezifisch geprüft. Die Verwendungsprüfung erfolgt anhand von Checklisten – alle Entscheidungen, Historien und Auflagen sind je Vorgang lückenlos belegbar. Auskunftsfähigkeit gegenüber Revision und Aufsicht ohne langen Vorlauf.

  • Automatische Vollständigkeitsprüfung zum Projektabschluss
  • Prüfbeleg und Dokumentation je Vorgang ablegen
  • Schlussnachweise strukturiert anfordern und online einreichen
  • Verwendungsprüfung anhand programmspezifischer Checklisten
  • Erinnerungs- und Mahnverfahren für ausstehende Nachweise
  • Entscheidungen, Historien und Auflagen lückenlos abrufbar
  • Berichte und Übersichten direkt aus dem Verfahren erzeugen

Reporting & Auswertung

Reporting, das aus dem Verfahren kommt – nicht aus Excel

Weil Ihre Förderfälle im Fachsystem als Vorgänge geführt werden, entstehen Auswertungen direkt aus den Verfahrensdaten: Status, Fristen, Rückstände, Mittelabfluss und Kennzahlen zu Programmen und Portfolios werden ohne Zusatzlisten sichtbar – für Steuerung, Berichtswesen und Prüfinstanzen.

Programm- und Portfolioansichten greifen auf dieselbe Vorgangslogik zu wie die tägliche Sachbearbeitung. Berichte, Kennzahlen und Übersichten entstehen aus dem laufenden Verfahren – nicht aus nachträglich zusammengeführten Excel-Listen.

  • Programm- und Portfoliosichten direkt aus Vorgangsdaten erzeugen
  • Status, Fristen, Rückstände und Mittelabfluss auswerten
  • Standardberichte für Leitung, Gremien und Prüfinstanzen bereitstellen
  • Ad-hoc-Auswertungen für spezifische Fragestellungen erstellen
  • Exportfunktionen nutzen, ohne die Verfahrenslogik zu verlassen

QUERSCHNITTS­THEMEN / GOVERNANCE

Diese Querschnittsthemen sichern Ihre Förderverfahren verlässlich ab

Neben den fachlichen Abläufen kommt es im Fördermittelmanagement auf klare Zuständigkeiten, belastbare Dokumentation und eine konsistente Verfahrenspraxis an. Mit ProMeta werden diese Querschnittsthemen im System mitgeführt – nicht nur organisatorisch „mitgedacht“.

Prüffähiger Unterlagenstand

Unterlagen, Versionen und Freigaben bleiben je Vorgang eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert – als Basis für Revision, Aufsicht und interne Qualitätssicherung.

Geführte Rollen- und Übergabepfade

Zuständigkeiten, Bearbeitungsschritte und Übergaben sind im System geregelt und transparent nachvollziehbar – statt informell weitergegeben zu werden.

Wiederverwendbare Verfahrenslogiken

Vorlagen, Prüfschritte, Workflows und Regelwerke lassen sich pflegen und programmübergreifend nutzen – damit bewährte Verfahren nicht in einzelnen Förderlinien steckenbleiben.

Klare Systemgrenzen und Zusammenspiel

ProMeta ergänzt DMS-, Finanz- oder Drittsysteme dort, wo verfahrenslogische Führung, Zuständigkeiten und Vorgangstransparenz gebraucht werden – ohne die Rollen anderer Systeme zu überlagern.

Praxisberichte

Wie ProMeta Förderverfahren bei anderen Organisationen spürbar entlastet

Die folgenden Beispiele zeigen, wie ProMeta im Fördermittelmanagement und in angrenzenden Verfahrensbereichen eingesetzt wird

Wissenschaftliche Großforschungseinrichtung

Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e.V.

Der Impuls- und Vernetzungsfonds (IVF) der Helmholtz-Gemeinschaft strukturiert Fördermittelmanagement und Forschungsprojektverwaltung mit ProMeta

ProMeta unterstützt die IVF dabei, komplexe Begutachtungs- und Entscheidungswege über mehrere Förderlinien hinweg konsistent, nachvollziehbar und prüffähig zu führen.

Prüffähigere, transparentere und konsistenter geführte Verfahren

DETAILS

Als Einrichtung der öffentlichen Hand verwaltet das Helmholtz IVF zahlreiche Forschungsprojekte im Rahmen der IVF-Förderung. Unterschiedliche Programme, komplexe Finanzierungsstrukturen und strenge Berichtspflichten stellten die Verwaltung vor erhebliche Herausforderungen. Mit ProMeta werden heute Fördermittel, Finanzierungspläne, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Die Plattform ermöglicht eine transparente, prüffähige Dokumentation, reduziert den administrativen Aufwand und erfüllt zugleich die hohen Anforderungen an Nachweisführung und Compliance. So gewinnt das Helmholtz IVF mehr Effizienz, Planungssicherheit und Transparenz.Fallbeispiel ansehen

Forschungsvereinigung

DECHEMA e. V., Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie

DECHEMA strukturiert die Administration öffentlich geförderter Forschungsprojekte mit ProMeta

Bei der DECHEMA sorgt ProMeta für klare Vorgangsakten, einheitliche Rollenwege und belastbare Dokumentation über den gesamten Förderzyklus.

Weniger Aufwand, klarere Abläufe und bessere Zusammenarbeit

DETAILS

Die DECHEMA stand vor der Herausforderung, zahlreiche IGF-Forschungsprojekte effizient zu koordinieren. Mit ProMeta werden heute Finanzierungspläne, Mittelanforderungen, Nachweise und Fristen zentral gesteuert. Automatisierte Workflows und einheitliche Strukturen reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich, erhöhen die Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern und Projektträgern nachhaltig.Fallbeispiel ansehen

WEITERE PRAXISBERICHTE ANSEHEN

Fachliche Einordnung & Verfahrenslogik

Erst verstehen, dann einführen – wie fachliche Einordnung im Fördermittelmanagement den Unterschied macht

Fachlich sauber aufgesetzt – statt improvisiert eingeführt.

Jede Förderorganisation hat ihre eigene Landschaft aus Programmen, Verfahren und Rollen. Bevor ProMeta eingeführt wird, ordnen wir diese Realität fachlich ein – damit das Fachsystem zu Ihren Förderverfahren passt, nicht umgekehrt.

1. Förderverfahren fachlich einordnen

Wir starten nicht mit Modulen, sondern mit der Realität Ihres Fördermittelmanagements:

  • Verfahrenslandkarte verstehen – Welche Programme, Förderlinien und Verfahrensvarianten gibt es heute?
  • Abläufe aufnehmen – Wie laufen Antragseinreichung, Prüfung, Entscheidung, Bewilligung, Mittelabrufe und Nachweise aktuell ab?
  • Rollen & Verantwortlichkeiten klären – Wer prüft, wer begutachtet, wer entscheidet, wer bewilligt, wer kontrolliert Nachweise?
  • Formale Anforderungen erfassen – Welche rechtlichen Vorgaben, Richtlinien, VV/ANBest, Prüf‑ und Nachweisanforderungen müssen eingehalten werden?
  • Systemumfeld einordnen – Welche DMS‑, Finanz‑ oder Umsysteme sind angebunden, welche Aufgaben liegen dort?

Auf dieser Basis entsteht eine fachlich belastbare Verfahrenslogik – pro Programm bzw. Verfahrensfamilie.

2. Mit ProMeta abbilden

Auf dieser Grundlage bildet ProMeta Ihre Förderverfahren strukturiert im Fachsystem ab, damit:

  • Vorgänge pro Förderfall geführt werden – mit eindeutigem Unterlagenstand und Historie,
  • Prüf‑ und Entscheidungswege je Programm konfiguriert sind (inkl. Gutachten, Gremien, Auflagen),
  • Formulare, Checklisten und Online‑Assistenten zu Ihren fachlichen Anforderungen passen,
  • Mittelanforderungen, Nachweise und Rückforderungen über klare Workflows laufen,
  • Reporting und Prüffähigkeit direkt aus den Verfahrensdaten entstehen.

Ergebnis

Es entsteht keine Standard-Einführung, sondern ein tragfähiges Fachsystem für Ihr Fördermittelmanagement, das zu Ihrer organisatorischen Realität passt:

  • klare, wiederverwendbare Verfahrenslogiken statt gewachsener Sonderwege
  • saubere, nachvollziehbare Dokumentation je Vorgang und Programm
  • eindeutige Rollen, Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen
  • stabiler Betrieb – gerade für sensible, regelgebundene Förderverfahren.

Unterschiedliche Verfahren brauchen nicht nur passende Systeme, sondern auch erfahrene Ansprechpartner mit Verständnis für fachliche Abläufe.

Deshalb unterstützen wir Organisationen mit einem passgenauen Fachsystem und fachkundiger Einführung – von der ersten Einordnung bis zum laufenden Betrieb.

Fachliche Beratung & Begleitung

Fachliche Begleitung statt Tool‑Verkauf – von Menschen, die Förderpraxis verstehen.

Wir verbinden ein fachlich geführtes Fachsystem für Fördermittelmanagement mit persönlicher Verantwortung – damit Ihre Förderprogramme, Förderfälle und Nachweise im Alltag verlässlich geführt werden.

„Förderverfahren brauchen klare Verfahrenslogik, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit – nicht nur digitale Werkzeuge.“

— Stephanie Sarach-Reuber, Inhaberin von infotraX

Ihre fachliche Ansprechpartnerin

Stephanie Sarach-Reuber

Wirtschaftsinformatikerin, Inhaberin von infotraX und fachliche Leitung hinter ProMeta

Als Wirtschaftsinformatikerin stehen für mich immer die Menschen und Abläufe im Vordergrund – nicht die Einführung beliebiger Standardsoftware.

Im Mittelpunkt steht Ihre Arbeitsrealität im Fördermittelmanagement – von Programmen, Förderlinien und Rollen über Begutachtung, Bewilligung und Mittelabrufe bis hin zu Nachweisen und Verwendungsprüfung.

Seit über zwei Jahrzehnten begleite ich Organisationen dabei, Förderverfahren so abzubilden, dass sie verständlich, entlastend und im Alltag prüffähig geführt werden können.

Ich bin Ihre erste fachliche Ansprechpartnerin, wenn es darum geht, Ihre Ausgangssituation in der Förderlandschaft einzuordnen und ein tragfähiges Zielbild für ProMeta zu entwickeln.

Fachliche Begleitung für Ihre Förderverfahren

Ziel ist, dass Ihre Förderverfahren im Alltag nachvollziehbar geführt, frist‑ und prüfsicher und ohne unnötige Abstimmungsschleifen laufen.

Schwerpunkte der fachlichen Begleitung:

  • Einordnung Ihrer aktuellen Förderlandschaft (Programme, Förderlinien, Verfahrensvarianten, Rollen, Gutachter:innen, Projektträger)
  • Strukturierung der Verfahrenslogik (Antrag, Prüfung, Entscheidung, Bewilligung, Mittelanforderung, Nachweis, Verwendungsprüfung)
  • Übersetzung der fachlichen Logik in ProMeta – so, dass das Fachsystem Ihre realen Abläufe trägt, statt neue Brüche zu erzeugen
  • Begleitung von Einführung und Weiterentwicklung – von Pilotprogrammen über Schulungen bis zum laufenden Betrieb.
Erstgespräch vereinbaren

In 30 Minuten ordnen wir Ihre Verfahrenslage ein und klären ab, ob und wie ProMeta Ihr Fördermittelmanagement fachlich und digital stärken kann – kostenfrei und unverbindlich.

Einführung von ProMeta

In drei klaren Schritten zur arbeitsfähigen Lösung für Ihr Fördermittelmanagement

Die Einführung von ProMeta beginnt mit Ihrer fachlichen Realität und Ihren Verfahren. Gemeinsam klären und strukturieren wir Programme, Rollen, Prüfwege und Nachweispflichten – bevor wir Prozesse und Funktionen konfigurieren.

1. Gemeinsam verstehen, wie Ihre Förderverfahren heute laufen

Wir erfassen, wie Programme und Förderfälle aktuell gesteuert werden – und wo der größte Aufwand entsteht.

Was wir tun:

  • Abläufe von der Programmplanung bis zum Projektabschluss aufnehmen
  • Rollen, Zuständigkeiten und Gutachterwege klären
  • Anforderungen an Prüfbarkeit, Berichte und Nachweise sammeln
  • Systemumfeld (DMS, Finanz, Fachverfahren) berücksichtigen

 

Ergebnis:
ein fachlich belastbares Zielbild für Ihre Förderverfahren – als Grundlage für die Umsetzung in ProMeta.

2. ProMeta einrichten & mit echten Vorgängen erproben

Auf Basis der fachlichen Einordnung konfigurieren wir das Fachsystem passend zu Ihren Programmen und testen es mit ausgewählten Verfahren im echten Betrieb.

Was wir tun:

  • Vorgangslogik, Workflows, Checklisten und Formulare einrichten
  • Rollen‑ und Rechtemodell passend zu Ihren Organisationseinheiten konfigurieren
  • Pilotprogramme bzw. ‑verfahren mit realen Vorgängen durchspielen
  • Feedback aus Fachbereichen und Beteiligten Personen einarbeiten

 

Ergebnis:
Sie werden schnell im echten Verfahren arbeitsfähig und können Abläufe anhand realer Abläufe schärfen.

3. Rollout, Schulung & Weiterentwicklung

Nach erfolgreichem Pilot erfolgt der schrittweise Rollout auf weitere Programme – mit klarer Begleitung.

Was wir tun:

  • Schulungen für Fachbereiche, Programmverantwortliche, Gutachter:innen und Administration
  • Unterstützung bei Datenübernahme, Reporting und Auswertungen
  • gemeinsame Weiterentwicklung Ihrer Verfahren auf Basis der gewonnenen Erfahrunge


Ergebnis:
eine arbeitsfähige, akzeptierte Lösung für Ihr Fördermittelmanagement, die fachlich trägt und sich weiterentwickeln lässt.

Menschen, Haltung & Motivation

Hinter ProMeta steckt mehr als Software.

Digitalisierung braucht fachliche Verantwortung.

Wir entwickeln softwaregestützte Fachsysteme nicht, um Prozesse zu digitalisieren, sondern damit Ihre komplexen Abläufe, Prozesse und Verfahren im Alltag – heute wie morgen – nachvollziehbar, verlässlich und sicher gesteuert werden können.

Mehr über unsere Arbeitsweise erfahren

Nächster Schritt: Erstgespräch (30 Min.)

Ihre Fördermittellandschaft fachlich einordnen

In 30 Minuten ordnen wir Ihre Förderprozesse und Verfahren fachlich ein und klären, ob ProMeta zu Ihren Anforderungen passt. Sie erhalten eine klare Empfehlung, ob und wie ProMeta zu Ihnen passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – mit nachvollziehbaren Annahmen (z. B. Struktur, Umfang, IT‑Vorgaben).

Das erwartet Sie im Gespräch:
  • Fachliche Einordnung Ihrer Verfahren und typischen Engpässe
  • Orientierung, welche Struktur/Verfahrenslogik sinnvoll ist
  • Gemeinsame Einschätzung, ob ProMeta fachlich passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – ohne Verkaufsshow.

Ihre Ansprechpartnerin: Stephanie Sarach‑ReuberGeschäftsführerin & fachliche Leitung von infotraX. Sie ordnet Ihre Situation ein und gibt Ihnen eine belastbare Empfehlung.

02232 1504141

info@infotrax.de

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Kostenlos & unverbindlich. Keine Vorbereitung nötig.

Häufig gestellteFragen.

Wie stellt ProMeta die Prüffähigkeit sicher?

ProMeta dokumentiert Vorgangsschritte prüffähig und nachvollziehbar: Entscheidungen, Freigaben, Auflagen, Bewertungsschritte sowie den jeweiligen Unterlagenstand. Status und Historie bleiben pro Vorgang nachvollziehbar – damit Prüfpfade auch später belastbar belegbar sind.

Wie werden externe Gutachter:innen eingebunden?

Gutachter:innen erhalten rollenbasierten Zugriff auf die für sie vorgesehenen Vorgänge und Unterlagen. Fristen, Erinnerungen und der Eingang von Bewertungen werden zentral gesteuert und dokumentiert – für einen nachvollziehbaren Begutachtungsprozess.

Wie unterstützt ProMeta Rückfragen, Nachforderungen und formale Prüfungen?

Rückfragen und Nachforderungen werden direkt am Vorgang ausgelöst, mit Fristen versehen und strukturiert nachverfolgt. Die formale Prüfung wird über definierte Prüfschritte und Checklisten unterstützt. Kommunikation und Dokumente bleiben in der Vorgangsakte im Kontext erhalten.

Welche Schnittstellen oder Integrationen sind möglich?

Je nach Systemumfeld sind Exporte, Schnittstellen oder individuelle Integrationen möglich – z. B. zu DMS-Systemen, Finanz-/Buchhaltungslösungen oder SSO. Ziel ist eine konsistente Weitergabe relevanter Daten ohne Medienbrüche.

Wie läuft die Einführung ab und welchen Aufwand müssen wir einplanen?

Die Einführung erfolgt typischerweise in drei Schritten: (1) Aufnahme der fachlichen Anforderungen und Zielprozesse, (2) Konfiguration von Workflows, Rollen und Vorlagen, (3) Test mit realen Vorgängen und anschließender Produktivstart. Schulungen für Administrator:innen und Key-User sind dabei eingeplant.

Für welche Verfahren eignet sich ProMeta besonders?

ProMeta eignet sich für ein- und mehrstufige Förderverfahren mit strukturierten Prüf- und Freigabeprozessen – insbesondere dort, wo Begutachtung, Auflagen, Mittelabrufe und Nachweisführung pro Vorgang sauber zusammengeführt werden müssen.

Wie wird Datenschutz, Aufbewahrung und Löschung nach DSGVO sichergestellt?

ProMeta erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Aufbewahrungs- und Löschlogiken können programmspezifisch hinterlegt werden. Zugriffe und Bearbeitungsschritte werden protokolliert; Rollen und Rechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Daten einsehen oder bearbeiten.

Wie granular ist das Rollen- und Rechtekonzept?

Zuständigkeiten können pro Programmlinie, Vorgang oder Prüfschritt definiert werden. Rollen steuern, wer prüft, bewertet, entscheidet, freigibt oder Nachweise kontrolliert. Externe Personen (z. B. Gutachter:innen) erhalten ausschließlich Zugriff auf freigegebene Bereiche.

Weniger FragenWeitere Fragen

Haben Sie noch Fragen?

Fördermittelmanagement ist sensibel – Entscheidungen sollten gut vorbereitet sein. Im Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangssituation und geben eine ehrliche Einschätzung zu ProMeta.

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