Die Gremien- und Gruppenverwaltung von ProMeta sorgt für eine flexible und jederzeit erweiterbare Vernetzung der Mitarbeiter und Mitglieder in permanenten oder zeitlich begrenzten Gremien, Beiräten, Gruppen oder Arbeitskreisen.
Die Gruppenmitglieder erhalten über Ihre Gruppenzugehörigkeit alle Informationen, die für die Gruppe relevant sind - die Gruppen sind so wesentliche Elemente zur Steuerung der Informationsflüsse. Ein neues Mitglied erhält über die Zuordnung zur Gruppe unmittelbaren Zugriff auf die notwendigen Arbeitsunterlagen. Die Gruppenstruktur regelt auch automatisch einen großen Teil Ihrer Informationssteuerung, d.h. der Zugriffrechte auf exklusive Informationen.
Zu allen Gruppen können Sie spezifische Stammdaten definieren und einpflegen. Weiterhin lassen sich die Gruppen mit Terminen, Projekten oder Aufgaben verbinden - eine weitere effiziente Möglichkeit der gezielten Informationsbereitstellung.
ProMeta unterstützt die Dokumentation und vereinfacht die Kommunikation mit den Mitgliedern.
Die Grupenzugehörigkeiten der Mandatsträger können anhand von einer Bestellzeit überwacht werden. Personen scheiden automatisch aus, wenn das Bestelldatum erreicht ist.
Verknüpfungen zu einzelnen Mandatsträgern machen deutlich, welche Personen in unterschiedlichen Positionen in welchen Gremien und Gruppen tätig sind.
Dank eines Archiv besteht die Möglichkeit, die Besetzungen in der Vergangenheit zu simulieren.
Die Ablage von verschiedenen Präsentationen, Dokumenten, Protokollen und sonstigen Unterlagen erfolgt automatisch und kontextbasiert in einem gremien-internen Datei-Manager.
Sitzungs-Dokumente stehen nicht nur in der jeweiligen Sitzung zur Verfügung, sondern praxisgerecht im gleichen Ablagebereich wie die sonstigen Unterlagen zum Gremium.
Damit sind die entsprechenden Unterlagen auf verschiedenen Ebene zur Verfügung gestellt und aus unterschiedlichen Einstiegen und Kontexten abrufbar.
Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass ein Zugriff auf gremien-interne Daten und Informationen nur für bestimmte Personenkreise möglich ist. Alle Inhalte unterliegen einem differenzierten Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen. Die Umsetzung ist stets individuell und maßgeschneidert und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen.
Personenstammdaten sowie Gruppenzugehörigkeiten lassen sich beispielswies aus einem federführendem CRM-/Adressverwaltungs-System nach ProMeta übertragen bzw. abgleichen.
Stephanie Sarach-Reuber
Geschäftsführerin
+49 2232 1504141