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ProMeta: Software für die Verwaltung von Forschungsprojekten

  • Für Forschungsvereinigungen & Forschungseinrichtungen
  • Transparenz zum Projektstand & Fördervolumen
  • Anbindung aller Beteiligten
  • Workflows für Berichte & Nachweis inkl. Erinnerungen

Sie suchen eine Online-Plattform, um Ihre Forschungsprojekte von der Beantragung über die Förderzusage bis zum Projektabschluss zu verwalten?

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Ein Auszug aus unseren Kunden

Entdecken Sie ProMeta: All-in-One-Tool zur Forschungsprojektverwaltung

Forschungsprojekte effektiv verwalten: Eine Mammutaufgabe

‍Die verschiedenen Aufgaben zur Verwaltung eines Forschungsprojekts sind gekennzeichnet durch eine Vielzahl an parallelen Vorgängen und eine umfangreiche Kommunikation mit allen beteiligten Projektpartnern.

Dabei sind das fristgerechte Anfordern von Zwischen- und Schlussnachweisen, die Beantragung und Bewilligung von Ratenumstellungen, Laufzeitänderungen oder Mittelanforderungen nur einige der zahlreichen Tagesaufgaben, um das Forschungsprojekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringen.

ProMeta: Verwalten Sie all Ihre Forschungsprojekte in einem Tool

ProMeta hat eine zentrale Software-Lösung entwickelt, die explizit auf die Bedarfe und Abläufe von Forschungsvereinigungen zugeschnitten ist, um die zentrale Verwaltung von geförderten Projekten unterschiedlicher Projektträger so effektiv wie möglich zu gestalten.

Dafür bündelt ProMeta die 5 Faktoren, von denen ein Forschungsprojekt bestimmt wird: Kontakte, Dokumente, Finanzen, Zeit und schließlich das Controlling. ProMeta schafft damit ein übersichtliches und leistungsstarkes Tool zur Bewältigung aller anfallenden Tagesaufgaben.

Ihre umfassende Software-Lösung für die Forschungsprojektverwaltung

  • Transparente und tagesaktuelle Einblicke in jeden Projektstatus
  • Zugeschnitten auf die unterschiedlichen Anforderungen von öffentlich geförderten Forschungsprojekten
  • Individuelle Anpassungen des Systems jederzeit möglich
  • Erfahrener Service und regelmäßige Updates
  • Kundenorientiertes Preismodell

Mit ProMeta haben Sie alle Forschungsprojekte fest im Griff

Finanzen

Alle Finanzen – übersichtlich aufbereitet

Kontakte

Alle Kontakte – verwaltet in einem Tool

Dokumente

Alle Dokumente – zentral und projektbezogen an einem Ort

Zeit

Alle Fristen zu Berichten und Nachweisen – sicher kontrolliert und nachverfolgt

Kontrolle

Alle Nachweise, Fördervolumen und Mittelabrufe - individuell in Reportings zusammengestellt

Unsere Software ist zugeschnitten auf die Workflows für die Administration von öffentlich geförderten Forschungsprojekten, von der Beantragung und Förderzusage über die Projektdurchführung bis zum Projektabschluss.

Finanzmanagement

Behalten Sie den Überblick über Ihr Fördervolumen und Ihre Fördermittel

  • Mit ProMeta erfassen und dokumentieren Sie online alle Anträge für Förderzuwendungen, Zuwendungsbescheide, Zwischen- und Verwendungsnachweise sowie alle projektbezogenen finanziellen und inhaltlichen Änderungen
  • Bilden Sie die von den jeweilgen Projektträgern geforderten Finanzstrukturen (AiF-IGF, AZA, AZK, AZV und eigene Strukturen), Einzelfinanzierungspläne, Kostengruppen und Einzelansätze ab
  • Erstellen Sie Gesamtfinanzierungspläne mit den Daten aller beteiligten Projektpartner
  • Verwalten Sie Ihre Fördermittelvorgänge an einem zentralen Ort
  • Erfassen Sie Mittelzahlungen (Einnahmen) und den kassenmäßigen Nachweis
  • Werten Sie die Verwendung der Budgets aus, zum Beispiel in Form von Reports zum Fördervolumen, zum Mittelbestand oder zu Mittelabrufen

Erfahren Sie mehr über das Modul Finanzen & Controlling

Kontakte

Verwalten Sie alle am Projekt beteiligten Partner & Personen

  • Mit ProMeta bringen Sie alle Projektpartner, wissenschaftlichen Kontakte und Administratoren zusammen und verwalten Daten und Kommunikation
  • Verteilen Sie flexible Projektrollen mit spezifischen Zugriffsrechten
  • Senden Sie automatisierte E-Mails zur Erinnerung an Abgabefristen oder Aktualisierung von Statusmeldungen
Dokumentenmanagement

Organisieren und archivieren Sie alle projektrelevanten Dokumente, Berichte & Ergebnisse

  • Mit ProMeta verfügen Sie über einen zentralen Datenpool, der alle Phasen eines Förderprojekts – von der ersten Projektskizze über den Fördermittelantrag bis hin zum Abschlussbericht – an einem Ort archiviert
  • Legen Sie Bescheide, Verträge und Protokolle ab
  • Informieren Sie die Projektpartner automatisch, wenn neue projektrelevante Dokumente auf der Plattform für Sie verfügbar sind
  • Fordern Sie Berichte und Nachweise an und lassen Sie diese direkt online von den Projektpartnern einreichen
  • Lassen Sie direkt in einem individualisierten Formular den Sachbericht oder Abschlussbericht von den Projektpartnern erfassen
  • Dokumentieren Sie die Verwertung von Projektergebnissen

Erfahren Sie mehr über das Modul Dokumente & Bilder

Mehr erfahren
Zeitmanagement

Halten Sie Fristen und Deadlines ein

  • Mit ProMeta kontrollieren Sie den Fortschritt Ihrer Projekte
  • Bilden Sie tagesaktuelle Projektstadien ab
  • Versenden Sie automatisierte Benachrichtigungen zu Fristen in einem mehrstufigen Erinnerungs- und Mahnwesen
  • Fordern Sie Zwischen- und Abschlussnachweise an
Kontrolle

Erstellen und verwalten Sie Berichte, Nachweise und Controlling-Reports

  • Mit ProMeta kommen Sie und Ihre Projektpartner den Nachweispflichten nach und erstellen Berichte zu allen sachlichen und finanziellen Vorgängen
  • Erstellen Sie Auswertungen für Geschäftsberichte nach den jeweiligen Anforderungen des Projektträgers
  • Automatisieren Sie das Management zur Erstellung und Abgabe der jährlichen Zwischennachweise und Schlussnachweise
  • Erstellen Sie maßgeschneiderte Dashboards für alle Projektbeteiligten
Mehr Funktionen von ProMeta

Mit ProMeta bestreiten Sie Ihren Projektalltag

  • Organisation Sie Projektsitzungen und laden Sie die Projektteilnehmer ein
  • Automatisierte und persönliche Kommunikation mit Projektmitarbeitern, zum Beispiel zu neuen oder modifizierten Projekten
  • Effektive Suchfunktionen innerhalb von ProMeta, zum Beispiel nach Projektstatus, zugehörigen Gremien / Abteilungen oder Projektnummern
  • Individuelle Dashboards für alle Nutzergruppen
  • Einreichung von Fördermittelanträgen, Gutachten oder Berichten direkt über die Online-Plattform
  • Erstellen von individuellen Auswertungen und Berichten mithilfe von konfigurierbaren Vorlagen

Vorteile der ProMeta Software für die Forschungsprojektverwaltung

Digitalisierung - einfache, sichere Datenhaltung

  • Alle Daten befinden sich in einem abgesicherten System
  • Alle Daten sind von überall und jederzeit abrufbar
  • Alle Berechtigten haben Zugriff auf den aktuellsten Datenstand
  • Mit allen aktuellen gängigen Browsern kompatibel - ohne Installation

Zusammenarbeit mit allen Beteiligten

  • Gleichzeitiges Arbeiten in der Software für alle Geschäftsstellenmitarbeiter
  • Über Berechtigungsstufen lassen sich die Zugriffe auf Informationen & Dokumente steuern
  • Projektpartner bekommen einen individuell zugeschnittenen Zugang auf ihre Projekte
  • Sie entscheiden, welche Daten mit Ihren Projektpartnern geteilt werden
  • Externe Partner & Dienstleister lassen sich ebenfalls anbinden
  • Einfaches Einrichten von Berechtigungen je Nutzer, auch über Active Directory und OpenLDAP

Finanzierung

  • Verwaltung der Finanzierung auf Basis von projektträger-spezifischen Einzelfinanzierungsplänen
  • Ermittlung eines Gesamtfinanzierungsplans für Verbundprojekte
  • Versionierung von Finanzierungsplänen pro Phase (Skizze, Antrag, Förderzusage)
  • Erfassung von eigenen Finanzstrukturen
  • Erfassung von Mittelanforderung
  • Erfassung von Änderungsanträgen (Laufzeitverlängerungen, Mittelumwidmungen, Mittelverschiebungen, Mittelaufstockungen)
  • Erfassung des zahlenmäßigen Nachweises
  • Erfassung von zusätzlichen Finanzierungen, Baren und Unbaren Leistungen, Koordinierungspauschalen

Nachweise & Berichte

  • Anfordern von Zwischen- und Schlussnachweis oder Anträgen auf Ratenverschiebung inkl. Nachverfolgung und Mahnwesen
  • Online-Einreichung von Nachweisen und Berichten über einen einfachen Fernzugriff (Zugriff mittels personalisiertem Mail-Link)
  • Erfassung des Sachberichts über Eingabeformulare
  • Anfordern von Bildmaterialien und Textbeiträgen für den jährlichen Geschäftsbericht

Konfigurationen und Individuelle Anpassungen

  • Für besondere Anforderungen lassen sich unsere Anwendungen problemlos anpassen
  • Ideen, Wünsche und Vorschläge sind jederzeit willkommen
  • Nutzerfreundlich durch flexible Anpassbarkeit der Bedienoberfläche & Dashboards
  • Anpassung der Software an Ihre Terminologie und CI

Software made in Germany

  • infotraX ist ein deutsches Unternehmen aus Brühl
  • Sämtliche Daten werden in Deutschland nach den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen gespeichert
  • Das Rechenzentrum in Frankfurt a.M. ist vielfach zertifiziert (u.a. ISO 27001)

Das sagen unsere Kunden und Anwender

Da wir unsere gesamten Projekte in der ProMeta Datenbank abbilden und darüber hinaus viele wichtige koordinative Arbeitsabläufe mit Hilfe der Datenbank bewältigen wollten, hatten wir uns sehr viele Mehrfunktionen gewünscht. All unsere Anforderungen wurden zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.

Dr. Annette Kampa, Projektleiterin, GFPi e.V.
Kunde aus dem Bereich Forschungsvereinigung
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Wir schätzen die sehr gute Zusammenarbeit, da die Mitarbeiter:innen von infotraX unsere Anforderungswünsche bei der Softwareentwicklung gut verstehen und umgesetzt haben. Für die Entwicklung und Umsetzung kam es auch zu vielen persönlichen Gesprächen in unserem Hause.

Jörg Reiblich, Fördermanager, DECHEMA e.V.
Kunde aus dem Bereich Forschungsvereinigung
Die Verwaltungslösung die Ihnen Transparenz schafft & Zeit spart
Vollumfängliche Verwaltung Ihrer Projekte
Zugeschnitte Workflows
Einfaches Hosting & Backups

Wir präsentieren Ihnen ProMeta gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen!

Sprechen Sie mich an und vereinbaren Sie direkt online ein Beratungstermin oder hinterlassen Sie eine Nachricht.

Stephanie Sarach-Reuber
Geschäftsführerin

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