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ProMeta: Digitale Verwaltungssoftware für Gremien und Verbände

  • Zentrale Lösung für Gremien- und Mitgliederverwaltung, Dokumente, Sitzungen, Kommunikation und Archivierung
  • Individuelle Implementierung und persönlicher Service
  • Transparentes Preismodell

Sie suchen eine Online-Plattform, um Ihren Verband zukunftsorientiert aufzustellen?‍

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Ein Auszug aus unseren Kunden

Entdecken Sie ProMeta: ein umfassendes Verwaltungs-Tool für Gremien und Verbände

Gremien- und Verbandsarbeit: eine besondere Herausforderung

‍Die Verwaltung von Gremien und Verbänden sowie die Organisation Ihrer Tätigkeiten bringen unzählige Herausforderungen mit sich: Sitzungen und Tagungen müssen vorbereitet, Mitglieder und Akteure angesprochen und die nötigen Daten und Dokumente zugänglich gemacht werden.

Häufig erschweren dezentrale Software-Lösungen ein zielführendes Arbeiten und eine transparente Kommunikation zwischen den einzelnen Aufgabenbereichen. Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit werden unnötig erhöht.

ProMeta: eine zentrale Lösung für alle Bereiche

Mit ProMeta haben wir deshalb eine zentrale Verwaltungslösung entwickelt, die ganz gezielt auf die Ansprüche von Gremien und Verbänden eingeht. Alle Aufgaben und Organisationsbereiche werden in optimal miteinander agierenden Modulen zusammenführt. Somit sind alle Daten immer transparent, griffbereit und nachvollziehbar. Automatisierte Abläufe vereinfachen die einzelnen Prozesse erheblich.

Um wirklich all Ihre Herausforderungen erfüllen zu können, bieten wir aufbauend auf dem ProMeta-Grundsystem selbstverständlich individuell zugeschnittene Anpassungen und Lösungen an und stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

Ihr All-in-One-Tool für die Gremien- und Verbandsarbeit

  • Abgestimmt auf die besondere Ansprüche von Gremien und Verbänden
  • Alles aus einem Guss und aus einer Hand
  • Individuelle Konfiguration, kundenspezifische Anpassungen und Sonderlösungen jederzeit umsetzbar
  • Individuelle, kompetente Software-Beratung
  • Kompetenter persönlicher Service und Support ‍
  • Kundenorientierte Preise und Konditionen
  • Regelmäßige Updates inklusive

Ein perfektes Team - Die ProMeta-Module für Ihre Alltagsaufgaben

Gremienmanagement

Organisationsstruktur abbilden, Gremien-Mitglieder und Ihre Rollen verwalten, Zugriffe auf alle relevanten Informationen steuern

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Sitzungsmanagement

Einladungen versenden, Teilnahmen einsehen, neue Tagesordnungspunkte anlegen, Entscheidungen und Ergebnisse festhalten!

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Dokumentenmanagement

Zentrale Datei-Ablage, Archivierung und Datei-Freigabe auf Gruppenebene

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Gremienmanagement

Mit ProMeta bilden Sie Ihre Organisationsstruktur ab – systematisch und transparent

  • Definieren Sie verschiedene Gruppen wie Vorstand, Beirat, Geschäftsstellen oder Abteilungen und versehen Sie diese mit spezifischen Stammdaten
  • Verwalten Sie Mitglieder und ihre Rollen innerhalb der Gruppen
  • Legen Sie alle relevanten Informationen im gruppeneigenen Dokumentenraum ab
  • Lassen Sie Ihre Mitglieder selbst die eigenen persönlichen Daten pflegen, Sie werden über Adressänderungen benachrichtigt
  • Gleichen Sie Adressdaten automatisch mit Ihrer bestehenden Adressverwaltungs-Software ab und erstellen Sie Verteilerlisten
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Für uns ist es extrem wichtig, nicht am Markt vorbeizuentwickeln, sondern mit unseren Kunden zusammenzuarbeiten.

Sitzungsmanagement / Veranstaltungsmanagement

Mit ProMeta planen Sie Sitzungen und Tagungen – umfassend und effektiv

  • Planen und organisieren Sie Präsenz- und Hybrid-Sitzungen sowie Tagungen mit mehreren Sitzungen  
  • Lassen Sie sich umfassend unterstützten - von der Tagesordnung bis zum Mittagessen
  • Sammeln Sie Themen und Beschlussvorschläge und erstellen Sie eine übersichtliche Tagesagenda
  • Erfassen Sie Teilnahmen und weitere Rückmeldeinformationen
  • Erzeugen Sie Teilnehmerlisten, Protokollvorlagen sowie Namensschilder
  • Versenden Sie persönliche Einladungen, Agenden, Protokolle und automatische Erinnerungsmails
  • Protokollieren Sie Beschlüsse und Ergebnisse
  • Lassen Sie automatische Erinnerungen versenden

Erfahren Sie mehr über das Modul Termine, Sitzungen & Tagungen

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Dokumentenmanagement

Mit ProMeta haben Sie all Ihre Dokumente an einem Ort – übersichtlich und nachvollziehbar

  • Archivieren Sie Dokumente wie Protokolle, Präsentationen, Agenden oder Beschlussvorlagen, übersichtlich geordnet nach Versionen
  • Hinterlegen Sie in den Meta-Daten alle relevanten Dokumenteninformationen
  • Fordern Sie Protokolle und Präsentationen nach einer Sitzung an
  • Versenden Sie automatische Benachrichtigungen bei neuen Datei-Verfügbarkeiten
  • Erteilen Sie für einen effektiven Freigabe- und Bearbeitungsprozess Zugriffsrechte

Erfahren Sie mehr über das Modul Dokumente & Bilder

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Nachrichten & Benachrichtigungen

Mit ProMeta kommunizieren Sie mit allen Beteiligten – planbar und individualisiert

  • Versenden Sie individualisierte Nachrichten mit persönlicher Anrede und E-Mail-Signatur
  • Fügen Sie jeder Nachricht ganz unkompliziert die passenden Anhänge hinzu
  • Erstellen Sie Rundmails für bestimmte Gruppen oder Sitzungsteilnehmer
  • Automatisieren Sie (terminierte) Erinnerungs- und Abfrage-Mails
  • Benachrichtigen Sie automatisch alle Beteiligten über die Bereitstellung von neuen Informationen wie Berichten oder Agenden

Erfahren Sie mehr über das Modul Benachrichtigungen

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Aufgabenmanagement

Erfassen Sie Aufgaben in einer ToDo-Liste und behalten Sie mit ProMeta den Überblick

  • Legen Sie Aufgaben zu Terminen an, um Ihre Sitzungen Vor- und Nachzuarbeiten
  • Abonnieren Sie Ihre Termine und Aufgaben in einem Kalender
  • Weisen Sie verantwortliche Mitarbeiter zu
  • Lassen Sie den Status überwachen
  • Versenden Sie automatische Erinnerungen bei Überfälligkeiten

Erfahren Sie mehr über das Modul Aufgaben & Nachverfolgung

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Das sagen unsere Kunden und Anwender

Wir haben eine Online-Gremienlösung benötigt, die optimal auf die vielfältigen Prozesse bei einem Verband ausgerichtet ist. Hierfür ist ProMeta sehr gut geeignet.

Dr. Johannes Pohlkamp Marketing und Kommunikation, Verein Deutscher Zementwerke e.V.
Kunde aus dem Bereich Verband
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Warum wir ProMeta weiterempfehlen können?
1. Hervorragende Individualisierungsmöglichkeiten
2. Mehrschrittige Workflows sehr gut darstellbar
3. Ausgezeichneter Support

Judith Dammer, Projektleiterin, Verein Deutscher Zementwerke e.V.
Kunde aus dem Bereich Verband

Vorteile der ProMeta Software für Gremien & Verbände

Digitalisierung - einfache, sichere Datenhaltung

  • Alle Daten befinden sich in einem abgesicherten System
  • Alle Daten sind von überall und jederzeit abrufbar
  • Alle Berechtigten haben Zugriff auf den aktuellsten Datenstand
  • Mit allen aktuellen gängigen Browsern kompatibel - ohne Installation

Zusammenarbeit mit allen Beteiligten

  • Gleichzeitiges Arbeiten in der Software für alle Geschäftsstellenmitarbeiter
  • Über Berechtigungsstufen lassen sich die Zugriffe auf Informationen & Dokumente steuern
  • Mitglieder bekommen einen individuellen auf Sie zugeschnitten Zugang und Mitgliederbereich
  • Sie entscheiden, welche Daten mit Ihren Mitgliedern geteilt werden
  • Externe Partner & Dienstleister lassen sich ebenfalls anbinden
  • Einfaches Einrichten von Berechtigungen je Nutzer, auch über Active Directory und OpenLDAP

Support & Service inklusive

  • Support per Telefon oder E-Mail
  • Schnelle Hilfe & Support
  • Kompetente Betreuung und Unterstützung bei Fragen und Problemen
  • Keine zusätzlichen Kosten - unser Support ist in unseren Wartungspreisen bereits inklusive

Konfigurationen und individuelle Anpassungen

  • Für besondere Anforderungen lassen sich unsere Anwendungen problemlos anpassen
  • Ideen, Wünsche und Vorschläge sind jederzeit willkommen
  • Nutzerfreundlich durch flexible Anpassbarkeit der Bedienoberfläche & Dashboards
  • Anpassung der Software an Ihre Terminologie und CI

Regelmäßige Updates inklusive

  • Stetige Weiterentwicklung der Software
  • Kein Aufwand für Updates oder Upgrades auf Ihrer Seite
  • Alle Updates sind im Lizenzpreis bereits inklusive
  • Neue Funktionen können oft vorab im laufenden Betrieb getestet werden

Software made in Germany

  • infotraX ist ein deutsches Unternehmen aus Brühl
  • Sämtliche Daten werden in Deutschland nach den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen gespeichert
  • Das Rechenzentrum in Frankfurt a.M. ist vielfach zertifiziert (u.a. ISO 27001)
Die Verwaltungslösung die Ihnen Geld & Zeit spart
Einfache Integration Ihrer Daten
Server in Deutschland (DSGVO-konform)
Einfaches Hosting & Backups

Wir präsentieren Ihnen ProMeta gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen!

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Stephanie Sarach-Reuber
Geschäftsführerin
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